標(biāo)前需求論證不可少

信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目的特點(diǎn)是規(guī)模大，技術(shù)復(fù)雜，涉及多種知識(shí)，需要多個(gè)部門配合，有時(shí)采購單位很難提出恰如其分的需求。

且看2個(gè)實(shí)例。第1個(gè)例子發(fā)生在2006年，某采購單位對(duì)預(yù)算高達(dá)數(shù)千萬元的應(yīng)急指揮系統(tǒng)的采購需求不是很明了，只知道要實(shí)現(xiàn)的目標(biāo)，卻很難提出各項(xiàng)指標(biāo)均明確的招標(biāo)方案。如主機(jī)、存儲(chǔ)、網(wǎng)絡(luò)等設(shè)備該如何搭配，什么指標(biāo)可使該系統(tǒng)既能獲得最優(yōu)效果，又能控制項(xiàng)目預(yù)算。因?yàn)轫?xiàng)目內(nèi)容多而復(fù)雜，憑一己之力確實(shí)難以完成。此時(shí)，采購中心想到了政府采購咨詢專家。經(jīng)過專家的多次論證，提出了較合理的技術(shù)需求，各項(xiàng)指標(biāo)也定得恰到好處，雖然在招標(biāo)前花了不少時(shí)間，但從招標(biāo)結(jié)果上看，前期工作做得很有意義，從評(píng)標(biāo)到項(xiàng)目實(shí)施都很順利，達(dá)到了預(yù)期效果。采購單位事后非常認(rèn)可采購中心的操作方式，起初他們卻認(rèn)為前期認(rèn)證是浪費(fèi)時(shí)間。

第2個(gè)例子發(fā)生在2001年，在為某單位采購數(shù)據(jù)倉庫系統(tǒng)項(xiàng)目時(shí)，發(fā)現(xiàn)采購單位的技術(shù)需求不是很清晰，就與該單位技術(shù)人員對(duì)需求進(jìn)行了探討和細(xì)化，但因數(shù)據(jù)倉庫技術(shù)比較新、成功案例比較少，僅憑采購中心的力量難以提出恰到好處的需求，于是建議在招標(biāo)前邀請(qǐng)咨詢專家對(duì)技術(shù)需求進(jìn)行論證。咨詢專家詳細(xì)了解了采購單位目的和要求后，認(rèn)為數(shù)據(jù)倉庫是一項(xiàng)較大的系統(tǒng)工程，應(yīng)用開發(fā)十分重要，單純購買現(xiàn)成軟件并不能解決實(shí)際問題。根據(jù)該技術(shù)現(xiàn)狀及發(fā)展趨勢，專家建議采購單位要根據(jù)實(shí)際工作情況購買相應(yīng)軟件，在初始階段減少開發(fā)工具的許可證購買數(shù)量，并提出某開發(fā)平臺(tái)軟件不用購買，同樣能滿足需求，實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)預(yù)定功能。事后了解到該平臺(tái)軟件約需90萬元，僅此一項(xiàng)內(nèi)容就節(jié)約了90萬元，而整個(gè)項(xiàng)目的可靠性和可維護(hù)性都得到了提高，采購單位對(duì)此非常滿意。

因此，筆者建議，對(duì)預(yù)算較大的系統(tǒng)集成項(xiàng)目，或技術(shù)發(fā)展快、變化大的系統(tǒng)在項(xiàng)目采購前，先進(jìn)行方案論證和評(píng)審，以保證系統(tǒng)的先進(jìn)性、可升級(jí)性和可維護(hù)性，充分發(fā)揮政府采購咨詢專家的作用以及專業(yè)人員的積極性，利用集體智慧使政府采購工作做得更好。

決策的浪費(fèi)是最大的浪費(fèi)，所以項(xiàng)目的可行性研究以及方案的優(yōu)化設(shè)計(jì)是做好政府采購工作的首要工作，要以可持續(xù)發(fā)展的觀念做好項(xiàng)目規(guī)劃和設(shè)計(jì)工作。或許有人會(huì)提出，對(duì)從事政府采購的具體經(jīng)辦人員來說，只管按單采購，而方案論證、設(shè)計(jì)等都是采購單位的任務(wù)。筆者對(duì)此不敢茍同，根據(jù)多年的實(shí)際采購工作經(jīng)驗(yàn)，采購前細(xì)化、優(yōu)化方案是十分重要的，至少對(duì)信息系統(tǒng)項(xiàng)目是如此。進(jìn)行前期需求論證的優(yōu)點(diǎn)是，可使招標(biāo)后的方案更符合用戶需求，可采購到物有所值甚至是物超所值的系統(tǒng)，提高資金使用效率。

筆者認(rèn)為，在招標(biāo)前論證需求的好處至少有3點(diǎn)：一是可以完善方案，使需求更貼近用戶實(shí)際，方案更合理，建成的系統(tǒng)具有更高的性價(jià)比。二是可以避免需求中可能出現(xiàn)的傾向性、排他性等問題，使招標(biāo)過程更公平、公正、更具競爭性。三是能使評(píng)標(biāo)更容易，更能做到客觀、公正。現(xiàn)在不少采購項(xiàng)目在評(píng)標(biāo)時(shí)讓專家難以取舍，或難以作出客觀公正的評(píng)價(jià)，主要原因是采購需求不夠明確或者過于簡單。

那么該如何進(jìn)行方案論證呢？筆者認(rèn)為，一是邀請(qǐng)專家對(duì)需求、方案進(jìn)行論證，充分發(fā)揮政府采購咨詢專家的作用。二是直接將采購需求掛在網(wǎng)站上，接受所有對(duì)該項(xiàng)目有興趣的人士，尤其是接受供應(yīng)商的“挑刺”，該方法有時(shí)比進(jìn)行專家論證還有效。還有就是將2個(gè)方法結(jié)合使用。進(jìn)行前期論證的最大缺點(diǎn)，或者說是采購單位最不愿意接受“挑刺”的理由，就是整個(gè)招標(biāo)時(shí)間將會(huì)延長。根據(jù)筆者經(jīng)驗(yàn)，與取得的效果相比，這個(gè)時(shí)間花得值。尤其對(duì)一些復(fù)雜的信息系統(tǒng)集成項(xiàng)目而言，必須進(jìn)行前期論證。