為什么要重視檔案管理

文 陳川生

政府采購文件檔案管理的重要性主要體現在以下3個方面：

一是政府采購文件的檔案管理是有關財政部門對政府采購監督管理的基礎性工作。采購文件是反映采購活動過程及各項決策的記錄，完整妥善地保存采購文件，可以為政府采購的統計分析、總結經驗教訓、接受監督檢查、處理糾紛等項工作提供客觀依據。檔案的開發利用才是檔案管理的目的，否則這些資料就是一個文字載體而不是檔案。通過對地區采購檔案的綜合統計分析研究，可以為地方經濟發展的決策提供有價值的參考意見。

二是政府采購文件的檔案管理是政府采購合同爭議、糾紛和訴訟的重要證據。政府采購活動的結束，表明采購人已經獲得了其需要的采購對象，但采購事件和交易行為并未終結。經常出現的情況有，一是采購活動中潛在的問題一般是在采購完成后才暴露，具有一定的滯后性。二是已經發生的問題需要予以解決，而解決問題所需要的時間要視解決方式而異，如進入司法程序的案件，審理時間較長并具有不確定性。三是供應商履約情況有待實踐檢驗，一旦出現質量問題或者未履行有關承諾，采購人有可能要退貨或者換貨。發生糾紛的，還可能打官司或者申請仲裁。采購文件是解決這些問題的直接證據。因此，法律規定采購文件是解決這些問題的直接證據，保存的期限至少為15年。規模大、價值高、性能復雜的采購項目，采購文件保存的時間應當更長一些。

三是對政府采購文件的檔案管理是采購代理機構為提高自身綜合素質，分析、總結、評價采購活動的重要依據。采購的過程屬于項目管理，依據項目管理的基本原理，在項目結束時有一個總結、評價、提高的環節，我們知道，在項目管理中會形成大量文件，當工作一個階段之后，需要按照一定的原則和方法，將有保存價值的文件系統地進行歸集整理，整理的最終結果是把單份文件組合在一起，形成一個個數量不等的集合體，這些由互有聯系的若干文件組成的集合體（又稱檔案保管單位）就叫做案卷，這種把零散文件歸集、組合成案卷的工作就是文書組卷工作，也稱立卷。將形成的文件整理立卷后，按規定移交檔案管理機構就是歸檔。而這些檔案資料就是第三方或采購代理機構評價采購質量、提高采購水平的重要依據。

（作者系中國招標投標協會教授級高級工程師）