每個采購相關者都是“主人翁”——美國聯邦采購計劃簡介（上）

每個采購相關者都是“主人翁”

——美國聯邦采購計劃簡介（上）

“沒有計劃就是正在計劃失敗。”本杰明·富蘭克林這句名言對復雜的政府采購活動來說顯得再恰當不過。

在美國，聯邦政府要求采購機構在需求確定后立即制定采購計劃，甚至建議計劃最好在合同授予或下訂單的上一財年就開始。美國政府為何如此重視采購計劃這一環節，并在《聯邦采購法》中大廢篇幅描述制定細節？如此“考究”的采購計劃又有哪些特別之處？

什么是采購計劃

在美聯邦政府眼中，采購計劃是一份能為采購項目執行管理提供全戰略方針的文件，其提供的充足信息不僅能幫助任何采購參與者“讀懂”項目，還有助于利益相關者為項目順利執行達成共識。這份計劃并不需要太長，只要能精簡、清晰地陳述事實，并擁有足夠對技術和商業方面的支持論據便已足夠。

當然，采購計劃并不會對項目進程產生過多束縛，一份好的采購計劃通常要為項目管理細節上的變動留足空間，同時也會為合同官未來調整多做考慮。計劃的結尾通常需要陳述項目責任，以確保采購是基于成本目標且能在預算范圍內按時滿足政府需求的，同時，計劃還需要有效控制潛在的風險，完成競爭及扶持中小企業等一系列政策目標，并在一切可能的情況下鼓勵采用商業化產品。

為什么需要采購計劃

采購的最終目的是滿足政府需求，而采購計劃則建立起一種邏輯、系統的方式，為各方參與者都提供了大量價值信息，可謂是達成目標的橋梁。對項目參與者來說，采購計劃還有助于利益相關者提前審核其日常采購需求，這種審核過程還會附帶一些額外好處，幫助采購人員預計可能產生的問題并在采購計劃中有所規避。

與此同時，采購計劃還能間接服務于其他相關目標，作為項目辦公室向高級管理層匯報的工具，一份采購計劃會令管理層更多關注高層次問題，如計劃是否與政府機構內部政策及戰略目標相符等，同時它還能作為采購戰略決策的永久記錄，為未來項目參與者提供參考。

何時需要采購計劃

對于成本補償合同及成本超過550萬美元的合同來說，通常需要編制詳細的采購計劃，因此，機構在決定是否有必要為項目制定采購計劃時，合同產生的全部預計成本都要被考慮在內，甚至包括涵蓋采購項目各階段及不同替代選擇可能會花費的費用等。

根據項目的不同，采購計劃會通過系統或基于個性合同制定。若利用系統編制計劃，通常要全部滿足項目中全部的采購元素并將計劃適用于采購各階段。

當機構有緊急采購需求而不得不壓縮供貨時間與采購進程時，審批機構也許會放棄編制詳細的采購計劃。當機構先前在不同的小合同中有兩個或多個采購需求，并將這些需求合并成一個單獨需求時，則不能再將此當做小項目考慮。在采購計劃階段，計劃員需要注意到捆綁采購可能給政府帶來收益，但也可能會對小企業參與造成不利影響，因此必須進行市場調查，確定捆綁采購是否必要。當然，捆綁采購計劃最終是否能被審核通過還要取決于預算。

計劃由誰操刀

聯邦機構項目管理者，或者更準確地說是項目主管，需要對采購計劃編制承擔責任，并依靠專業知識和大量在各項采購活動中積攢的經驗為計劃制定做準備，就這一點而言，與合同官緊密合作對于制定合適的合同戰略十分重要。

當然，最有效的采購計劃一定是出自團隊合作之手，而那些將計劃作為項目附屬品而草草對待的機構將很難制定出好計劃。換句話說，成功的捷徑首先是決定做計劃，其次才是形成計劃文件。在項目運營早期，將行業信息在項目經理、合同官及其他采購程序參與者間進行交換會十分有助于發現并緩解采購戰略中的問題，包括合同類型、條款、采購計劃表、性能或數據等。因此，在計劃全過程中，少不了與使用者、支持者及從屬于項目管理辦公室不同的運營專家間的大量對話，同時，計劃制定者還要與實際使用部門的代表一起探討和修繕計劃中的問題。

值得注意的是，采購計劃能幫助所有利益相關者在項目執行方面達成共識，而獲得這種共識的最好方式就是盡早讓其參與到計劃制定過程中，并讓每位參與者與執行者都有“主人翁”之感。

（朱穎編譯）