信息化成批量集中采購履約管理突破口

編者按：批量集中采購工作步入常態(tài)化后，履約管理的重要性愈發(fā)凸顯。但在實際操作過程中，批量集中采購項目后期多維度的管理需求給履約管理工作帶來了挑戰(zhàn)，構(gòu)建多維度監(jiān)管模式迫在眉睫。本期版面將帶您聚焦批量集中采購新常態(tài)下的履約管理之道。

信息化成批量集中采購履約管理突破口

■ 本報記者 程紅琳

新常態(tài)帶來履約管理挑戰(zhàn)

省級批量集中采購工作步入常態(tài)化后，采購項目履約管理程序過于繁瑣、不便于管理等問題便愈發(fā)突出。

這樣的問題也一直困擾著中央預(yù)算單位批量集中采購工作。為進一步深化中央預(yù)算單位批量集中采購工作，強化合同和履約管理，提高采購效率，財政部于2014年10月下發(fā)《財政部關(guān)于加強中央預(yù)算單位批量集中采購管理有關(guān)事項的通知》（財庫〔2014〕120號），進一步明確集中采購機構(gòu)、中央單位以及供應(yīng)商三方在批量集中采購項目后期履約職責。《通知》指出，集中采購機構(gòu)應(yīng)當根據(jù)框架協(xié)議，加強對批量集中采購項目的執(zhí)行管理，督促中央預(yù)算單位、中標（成交）供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)簽訂采購合同，督促中標（成交）供應(yīng)商在規(guī)定時間內(nèi)完成送貨，協(xié)調(diào)處理合同簽訂、履約過程中出現(xiàn)的問題，提請財政部對中央預(yù)算單位、供應(yīng)商的違法違規(guī)問題進行處理。

不難看出，批量集中采購項目后期履約管理已成為中央預(yù)算單位批量集中采購工作的重點。而在省級批量集中采購工作推進過程中，記者發(fā)現(xiàn)，由于目前各省對于合同管理及履約管理關(guān)注較少，在采購項目中，合同簽署、產(chǎn)品配送、安裝及售后服務(wù)的評價等方面相關(guān)的管理辦法和監(jiān)督機制仍然有待完善。

“從目前試點的情況來看，我省批量集中采購工作確實還存在一些不足，如有的采購人不能及時地申報采購計劃，隨意地變更采購計劃；有的采購人不按規(guī)定接受驗貨以及中標的供應(yīng)商不按合同規(guī)定供貨等。”在2014中國政府采購峰會期間，江蘇省財政廳政府采購管理處處長戴民輝就曾如此直言。

記者了解到，在省級層面，批量集中采購工作后期履約管理主要存在以下三方面問題：一是合同管理（含簽署、履保交納、退付等）程序過于繁瑣，二是產(chǎn)品配送監(jiān)管難，三是沒有形成真正意義上的反饋機制。針對上述問題，山東省省級批量集中采購工作親歷者、江蘇省級機關(guān)政府采購中心馬永超認為，省級批量集中采購工作常態(tài)化后應(yīng)引入管理機制。否則，多用戶、大批量的產(chǎn)品配送和管理會帶來很多問題，有可能影響項目的實際評價。同時，應(yīng)盡快建立較為細化的用戶評價機制。

信息化成突破口

“在批量集中采購項目后期的履約過程中，采購人驗貨不夠及時，供應(yīng)商不能及時供貨等問題都較為突出。在處理上述問題的過程中我們發(fā)現(xiàn)，有些小問題如采購人和供應(yīng)商聯(lián)系不上等，足以影響批量集中采購項目后期履約進度。”安徽省政府采購中心副主任方虹慧指出。

作為批量集中采購工作的供應(yīng)商，同方股份有限公司全國政府批量集采保障中心總經(jīng)理杜軍感受更為深刻，他告訴記者，不久前，同方在一個批量集中采購項目中中標，該項目涉及2萬多臺貨物。因為采購合同中都有履約實效的要求，且該項目涉及采購人單位較多，因此非常重視該項目的后期履約工作。“目前，針對批量集中采購項目后期履約，我們有一個近百人的團隊負責和采購人單位確認發(fā)貨信息。這部分員工基本上每天從上午8點到下午6點電話就沒停過，一直在和采購人溝通供貨情況。這樣一來，對我們而言，項目履約溝通成本非常高。”杜軍坦言，正因為如此，同方非常渴望并呼吁正在或者已經(jīng)開始試行批量集中采購項目的省市及中央國家機關(guān)政府采購中心，未來能建立一套信息化監(jiān)管系統(tǒng)，讓監(jiān)管機構(gòu)、集采機構(gòu)、采購人、供應(yīng)商隨時掌握項目進展的情況以及貨物的物流狀態(tài)。這樣一來，供應(yīng)商與采購人是否簽訂合同，供應(yīng)商有沒有組織發(fā)貨及貨物所在位置都能通過信息化手段掌握，就像我們消費者在淘寶、京東上購物體驗一樣。對于供應(yīng)商和采購人而言，可以大大減少溝通成本。”

同為批量集中采購工作的實踐者，杜軍的想法與馬永超不謀而合。“我認為定制開發(fā)采購軟件，甚至是引入APP等移動即時應(yīng)用，通過技術(shù)手段可以較好地解決目前合同管理、產(chǎn)品配送和后評價的管理問題，批量集中采購項目后期的履約管理也會更加便捷、高效。”馬永超表示。

針對省級批量集中采購履約管理工作的復(fù)雜性，一些省份已經(jīng)在積極探索破題之道。記者了解到，山東省將強化項目的執(zhí)行和合同履約的管理并將搭建各方當事人之間的聯(lián)系溝通的平臺。同時，山東省還將利用信息化手段，盡快解決批量集中采購試點中執(zhí)行時效、采購結(jié)果、合同履約方面出現(xiàn)的問題，及時、有效、妥善地解決采購人的合理的個性化需求。

事實上，記者了解到，多數(shù)已試行批量集中采購工作的省份，在項目前期的計劃申報階段基本上已經(jīng)實現(xiàn)了信息化管理。以江蘇省為例，2014年1到9月份，該省以公開招標方式執(zhí)行的批量集中采購一共有5批，共采購了臺式計算機5156臺、便攜式的計算機1824臺、打印機1999臺，總共采購預(yù)算資金是3958萬元，實際的采購成交的資金是3053萬元。為確保項目實施，江蘇省自批量集中采購試點開始以后全面停止試點品種的協(xié)議供貨方式，實行信息化的管理。通過財政預(yù)算執(zhí)行系統(tǒng)來歸集批量集中采購的計劃。計算機每兩個月申報一次，打印機每三個月申報一次，保證采購計劃的批量性和準確性。

除了江蘇省，安徽等省份都已經(jīng)利用信息化手段來歸集采購計劃。延伸批量集中采購工作信息化手段，顯然已經(jīng)成為省級批量集中采購工作履約管理的一劑良藥。