【招標要訣（1）】
了解項目特點明確招標要求

秦志龍，上海市政府采購中心 采購二部副部長，高級工程師

系統集成項目的復雜性是毋庸置疑的，為了更好地完成系統集成項目的招標任務，采購代理機構應充分考慮項目特點。
 采購代理機構在接到采購人的采購委托后，首先要與采購人進行溝通，了解項目的基本情況，并針對不同項目特點，事先向采購人說明在招標過程中可能會發生的情況以及應該注意的問題。尤其對一些沒有專門機構或缺少專業人員的采購人，更要發揮專業采購機構和專業人員的優勢，為采購人把好關，除了要向采購人介紹政府采購法律、法規以及招標流程、商務條款、合同格式、時間要求外，還要配合、協助采購人完成一份高質量的技術需求書。
 一份好的技術需求書是保證項目順利完成招標過程以及項目順利實施的良好開端。技術需求書的撰寫是有一定難度的，主要難點在于既要讓投標人明白采購人需要什么系統、產品、軟件等，又要有客觀公正性，保證能在不同供應商、生產商之間產生競爭，還要符合有關法律規定。
 筆者以為，撰寫技術需求書至少需要注意以下幾個方面：第一，需求書中提供的方案要簡繁得當。如果太細，會導致投標人照抄照搬用戶需求，不動腦筋，也無法發揮投標人的積極性和各自特色。如果太粗，會形成投標人的方案相差太大，無法合理、公正進行評審，尤其會造成與采購人關系比較好的投標人其投標文件符合采購人需求，而其他投標人的方案會偏離采購人需求，這對其他投標人不公平。
 第二，提供的指標、參數要恰到好處。既要符合采購人實際需要，又要沒有歧視性、傾向性。技術需求書中的傾向性問題是一個比較突出的問題（這個問題以后會進行詳述），也就是說，采購人雖然沒有寫具體品牌、型號，但其參數、指標具有傾向性、歧視性。筆者曾遇到過一個非常極端的例子，因采購人強烈傾向某品牌產品，前后花了一個多月時間反復5次，終于讓采購人將指標修改成行業內幾個著名廠商均能接受的指標。由于多種原因，采購人對系統、產品乃至供應商具有一定的傾向性是可以理解的，但這種傾向性又是被法律所禁止的，所以我們作為政府采購的專業機構必須慎之又慎。
 第三，對軟件需求描述必須全面。軟件說明書的撰寫可能更為困難，許多采購人往往只能提供功能描述。實際上，軟件與硬件是一樣的，除了功能要求外，還應有性能指標，如果沒有性能指標，一是無法客觀評審；二是將來無法驗收（是否達到采購人要求缺少定量指標，容易引起糾紛）。
 在協助、配合采購人完成技術需求書的同時，必須要商量、討論出一份評標方法和評標標準。因為《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》（以下簡稱《辦法》）第18條明確規定：招標文件包括以下內容：評標方法、評標標準和廢標條款。雖然《辦法》第50條規定：貨物服務招標采購的評標方法分為最低評標價法、綜合評分法和性價比法。即有3種評標方法可以選用，但在實際操作上經常采用綜合評分法，筆者認為對集成項目采用綜合評分法是比較合適的。
 再有，《辦法》第52條雖然規定了綜合評分法的評分因素（價格、技術、財務狀況、信譽、業績、服務）和權值等。但在實際操作上還是要針對每個項目的特點仔細確定評分因素和權值，尤其是價格的權重和技術部分的評分內容。例如，對系統中產品（無論硬件還是軟件）比例比較大的，建議提高價格部分的權重。如果軟件開發的內容比較多，就要提高技術部分的權重。如果項目難度比較大，對投標人是否具有成功案例和經驗比較看重，就要相對提高業績部分的權重。
 總而言之，評標方法和評標標準要根據項目特點針對每個項目分別進行設計。所以，撰寫一份好的、滿足各方要求的技術需求書絕非易事，既要有技術又要有藝術。