需求標(biāo)準(zhǔn)化 流程電子化
需求標(biāo)準(zhǔn)化 流程電子化
——中國銀聯(lián)會務(wù)服務(wù)采購分析
■ 宋春鵬
會務(wù)服務(wù)是企業(yè)運(yùn)轉(zhuǎn)過程中必不可少的一部分,包括業(yè)務(wù)培訓(xùn)、行業(yè)客戶交流會、專題推介會等。實(shí)踐中,會務(wù)服務(wù)涵蓋的范圍、費(fèi)用組成及采購時間節(jié)點(diǎn)劃分,不同公司有不同的規(guī)定。筆者以中國銀聯(lián)股份有限公司會務(wù)服務(wù)采購為調(diào)研對象,分析會務(wù)服務(wù)采購流程及存在的問題,為業(yè)內(nèi)提供參考。
采購現(xiàn)狀
隨著八項(xiàng)規(guī)定等文件的出臺,社會各界對會務(wù)服務(wù)采購的關(guān)注逐漸提高。中國銀聯(lián)股份有限公司實(shí)行嚴(yán)格的全額管理制度,通過劃分會議類型等從嚴(yán)管理會務(wù)采購工作。現(xiàn)階段,將會議分為內(nèi)部會議和涉外會議,不同會議的費(fèi)用標(biāo)準(zhǔn)也有嚴(yán)格規(guī)定。
根據(jù)“層層審批,交叉約束”的原則,會務(wù)服務(wù)采購主要以存在會務(wù)需求的部門為發(fā)起者和流轉(zhuǎn)中心,通過采購部門和財務(wù)部門的核查、審批進(jìn)行約束,確保會議費(fèi)合理使用、會務(wù)服務(wù)采購工作正常運(yùn)轉(zhuǎn)。
中國銀聯(lián)會務(wù)服務(wù)采購從最初的各部門分散采購,發(fā)展到統(tǒng)籌管理、限額集中的過渡階段,當(dāng)前實(shí)行定點(diǎn)統(tǒng)一、系統(tǒng)規(guī)范的管理模式。近年來,各部門隨意指定會務(wù)公司的現(xiàn)象逐漸減少,通過中國銀聯(lián)采購管理信息平臺“采購商城”下單采購,規(guī)范透明、高效及時,大大提升了用戶體驗(yàn)和采購效能。自2016年9月以來,新一批會務(wù)定點(diǎn)供應(yīng)商為5家,涉及傳統(tǒng)的會務(wù)組織、營銷產(chǎn)品發(fā)布會、新聞發(fā)布會等各方面的優(yōu)質(zhì)供應(yīng)商,已累計發(fā)生20余次會務(wù)服務(wù)采購活動,采購額從3萬元到100多萬元不等,呈現(xiàn)出頻次較高、時效較強(qiáng)和額度分散的特點(diǎn)。
操作流程
目前,中國銀聯(lián)會務(wù)服務(wù)采購已實(shí)現(xiàn)電子化操作,具體流程為:選擇服務(wù)類別和數(shù)量-編制需求并提交審批-提交至采購管理信息系統(tǒng)-采購受理確認(rèn)-采購方案編制-線上征詢函詢價-線下評審-推薦供應(yīng)商-需求部門確認(rèn)采購結(jié)果-合同簽署-履約執(zhí)行-付款結(jié)算。
其中,編制需求工作需要采購部門與需求部門進(jìn)行充分溝通確認(rèn),線下評審依托于專家小組的評選推薦。每一流程環(huán)節(jié)均有嚴(yán)格的時間要求,如受理時間不能超過3個工作日,整個流程截至“推薦供應(yīng)商”不超過5個工作日。
為保證供應(yīng)商的履約質(zhì)量,協(xié)議定點(diǎn)合同中還對供應(yīng)商作出了嚴(yán)格的約定,存在以下情況的,將對供應(yīng)商進(jìn)行處罰或取消其定點(diǎn)資格:連續(xù)兩次不響應(yīng)訂單征詢的;累計三次不響應(yīng)訂單征詢的;累計兩次訂單結(jié)束后的供應(yīng)商評價不合格;因供應(yīng)商原因解除訂單達(dá)到兩次的;提供的服務(wù)團(tuán)隊(duì)信息嚴(yán)重不實(shí)的;供應(yīng)商本身發(fā)生重大風(fēng)險事件,導(dǎo)致不能履行合約的。
問題及改進(jìn)舉措
借助電子化手段,中國銀聯(lián)會務(wù)服務(wù)采購雖然整體較為順暢,但也存在一些難點(diǎn),主要體現(xiàn)為:一是信息不對稱,導(dǎo)致供應(yīng)商報價離散性較高。需求部門因傳統(tǒng)慣性原因,在業(yè)務(wù)發(fā)生前常與固定供應(yīng)商進(jìn)行較深入的磋商,使得部分供應(yīng)商獲取額外信息,增加中標(biāo)率。一些會議中,因參會人員在本單位自行報銷的費(fèi)用難以預(yù)估,根據(jù)服務(wù)歷史和經(jīng)驗(yàn),部分供應(yīng)商會逐漸積累優(yōu)勢,擴(kuò)大影響,獲取較多訂單。二是資源鎖定,導(dǎo)致排他性。需求部門因某些原因需指定酒店,使得公平性大打折扣。三是執(zhí)行情況偏離采購需求,缺乏約束。如,需求部門提出變更要求,導(dǎo)致會議議程改變或其他情況發(fā)生,實(shí)際執(zhí)行情況與采購結(jié)果有所偏離。
對此,建議在以下方面予以改進(jìn)。一是采購需求標(biāo)準(zhǔn)化。在現(xiàn)有采購訂單前增加定制采購需求環(huán)節(jié),明確會務(wù)服務(wù)類別,如會議屬性選擇模塊可包括會議簡介、會議人數(shù)及預(yù)算標(biāo)準(zhǔn)、會議性質(zhì)、會議地點(diǎn)、會議議程等屬性,會議需求內(nèi)容模塊可包括住宿服務(wù)要求、餐飲服務(wù)要求、會場服務(wù)要求、會議材料服務(wù)要求、會場布置服務(wù)要求、攝影攝像服務(wù)要求、交通運(yùn)輸服務(wù)要求、服務(wù)團(tuán)隊(duì)要求和其他個性化要求屬性。系統(tǒng)自動生成會務(wù)服務(wù)采購需求單,簡化溝通過程。二是打破資源封鎖和行業(yè)歧視,使定點(diǎn)供應(yīng)商盡可能多地掌握項(xiàng)目信息,創(chuàng)造公平競爭的環(huán)境,鼓勵供應(yīng)商發(fā)揮議價談判能力去獲得價格優(yōu)勢,而不是借助渠道優(yōu)勢降低評審的公平性。三是加強(qiáng)外部監(jiān)督檢查,規(guī)范會務(wù)服務(wù)采購執(zhí)行情況。
(作者單位:中國銀聯(lián)集中采購管理辦公室)
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