需求標準化 流程電子化

需求標準化 流程電子化

——中國銀聯會務服務采購分析

■ 宋春鵬

會務服務是企業運轉過程中必不可少的一部分，包括業務培訓、行業客戶交流會、專題推介會等。實踐中，會務服務涵蓋的范圍、費用組成及采購時間節點劃分，不同公司有不同的規定。筆者以中國銀聯股份有限公司會務服務采購為調研對象，分析會務服務采購流程及存在的問題，為業內提供參考。

采購現狀

隨著八項規定等文件的出臺，社會各界對會務服務采購的關注逐漸提高。中國銀聯股份有限公司實行嚴格的全額管理制度，通過劃分會議類型等從嚴管理會務采購工作。現階段，將會議分為內部會議和涉外會議，不同會議的費用標準也有嚴格規定。

根據“層層審批，交叉約束”的原則，會務服務采購主要以存在會務需求的部門為發起者和流轉中心，通過采購部門和財務部門的核查、審批進行約束，確保會議費合理使用、會務服務采購工作正常運轉。

中國銀聯會務服務采購從最初的各部門分散采購，發展到統籌管理、限額集中的過渡階段，當前實行定點統一、系統規范的管理模式。近年來，各部門隨意指定會務公司的現象逐漸減少，通過中國銀聯采購管理信息平臺“采購商城”下單采購，規范透明、高效及時，大大提升了用戶體驗和采購效能。自2016年9月以來，新一批會務定點供應商為5家，涉及傳統的會務組織、營銷產品發布會、新聞發布會等各方面的優質供應商，已累計發生20余次會務服務采購活動，采購額從3萬元到100多萬元不等，呈現出頻次較高、時效較強和額度分散的特點。

操作流程

目前，中國銀聯會務服務采購已實現電子化操作，具體流程為：選擇服務類別和數量-編制需求并提交審批-提交至采購管理信息系統-采購受理確認-采購方案編制-線上征詢函詢價-線下評審-推薦供應商-需求部門確認采購結果-合同簽署-履約執行-付款結算。

其中，編制需求工作需要采購部門與需求部門進行充分溝通確認，線下評審依托于專家小組的評選推薦。每一流程環節均有嚴格的時間要求，如受理時間不能超過3個工作日，整個流程截至“推薦供應商”不超過5個工作日。

為保證供應商的履約質量，協議定點合同中還對供應商作出了嚴格的約定，存在以下情況的，將對供應商進行處罰或取消其定點資格：連續兩次不響應訂單征詢的；累計三次不響應訂單征詢的；累計兩次訂單結束后的供應商評價不合格；因供應商原因解除訂單達到兩次的；提供的服務團隊信息嚴重不實的；供應商本身發生重大風險事件，導致不能履行合約的。

問題及改進舉措

借助電子化手段，中國銀聯會務服務采購雖然整體較為順暢，但也存在一些難點，主要體現為：一是信息不對稱，導致供應商報價離散性較高。需求部門因傳統慣性原因，在業務發生前常與固定供應商進行較深入的磋商，使得部分供應商獲取額外信息，增加中標率。一些會議中，因參會人員在本單位自行報銷的費用難以預估，根據服務歷史和經驗，部分供應商會逐漸積累優勢，擴大影響，獲取較多訂單。二是資源鎖定，導致排他性。需求部門因某些原因需指定酒店，使得公平性大打折扣。三是執行情況偏離采購需求，缺乏約束。如，需求部門提出變更要求，導致會議議程改變或其他情況發生，實際執行情況與采購結果有所偏離。

對此，建議在以下方面予以改進。一是采購需求標準化。在現有采購訂單前增加定制采購需求環節，明確會務服務類別，如會議屬性選擇模塊可包括會議簡介、會議人數及預算標準、會議性質、會議地點、會議議程等屬性，會議需求內容模塊可包括住宿服務要求、餐飲服務要求、會場服務要求、會議材料服務要求、會場布置服務要求、攝影攝像服務要求、交通運輸服務要求、服務團隊要求和其他個性化要求屬性。系統自動生成會務服務采購需求單，簡化溝通過程。二是打破資源封鎖和行業歧視，使定點供應商盡可能多地掌握項目信息，創造公平競爭的環境，鼓勵供應商發揮議價談判能力去獲得價格優勢，而不是借助渠道優勢降低評審的公平性。三是加強外部監督檢查，規范會務服務采購執行情況。

（作者單位：中國銀聯集中采購管理辦公室）

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