金湖縣：“一標一檔”促進采購項目檔案規范管理

江蘇金湖縣：“一標一檔”促進采購項目檔案規范管理

本報訊 今年以來，江蘇省金湖縣政府采購中心不斷推進采購檔案管理科學化、規范化、精細化，以此進一步規范采購項目檔案管理，有效保護和利用檔案資源，提升檔案查詢和利用水平。

一是強化管理責任。該縣采購檔案踐行“一標一檔”入柜原則，明確專人跟蹤管理。項目檔案分公開招標、競爭性談判、詢價三類，紙質材料均裝訂成冊入盒，且按項目編號形成歸檔文件目錄，便于查找、利用和保存。

二是完善配套設施。為改善檔案存放環境，該縣檔案室新配備了十組密集柜，檔案盒、卷皮等裝具規范統一，并留有充足空間以備新增檔案存放。安排專人負責室內衛生，時刻注意防蟲、防鼠、防霉細節，定期檢查門窗、電源等是否完好，全面做好防火防盜等安全工作，確保不發生檔案遺失損毀現象。

三是規范運轉流程。該縣通過細化流程管理，做好檔案整理、保管、查詢等環節工作。即做好收集整理工作，每半年集中整理一次，確保檔案分類科學、標識清晰、存放有序、裝幀規范。同時做好安全保管工作，定期核對檔案序號和擺放位置，確保卷宗文號醒目規范。此外做好查閱使用工作，借閱人必須填寫借閱登記表，歸還后及時銷號。力爭做到檔案分類整理科學、立卷歸檔及時、查詢借閱規范、銷毀依法依規，確保“收、管、用、銷”工作有序進行。

四是深化監督檢查。為維護檔案完整、準確與安全，便于社會各界利用，該縣不定期對檔案室軟硬件進行全面、細致的檢查。重點檢查消防安全、供電線路及借閱登記情況，發現問題，立即整改。

目前，該縣采購項目檔案仍以紙質為主，給長期有效地保存帶來了考驗。為最大限度延長文件檔案載體壽命，今后，該縣將逐漸增加聲像、軟盤、光盤等形式的記錄，切實維護檔案的系統性、周期性和完整性。

（袁海倫）

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