緊急采購活動需注意的事項

【美國緊急采購政策介紹系列專題報道(3)】

編者按：上一期的專題報道中，《中國政府采購報》向讀者介紹了美國聯邦政府采購政策辦公室出臺的《緊急采購指南》第一部分內容“做好緊急采購采購的預判與預案”，本期我報節選、編譯了第二部分，關于開展緊急采購需要注意的事項，以饗讀者。

緊急采購活動需注意的事項

《緊急采購指南》第二部分包括“緊急采購合同的制定”與“緊急采購的管理、監督檢查”兩部分。其中“緊急采購合同的制定”這部分中，共包括緊急采購活動的授權、最小化緊急采購風險、采購合同條款的更改、正確的商業規則意識和較高的職業道德觀念、緊急采購扶持政策、緊急采購合同定價方法、緊急采購信息的發布、供應商的責任、國家利益行為、免除競爭的兩種情況、公平合理的價格評估以及采購活動記錄十二項。另外，加上“緊急采購的管理、監督檢查”共有十三項內容是美國聯邦政府采購政策辦公室對具體執行緊急采購時提出的需要關注的重點。

第一，緊急采購活動的授權。行政機構的采購部門需任命最適合開展緊急采購項目的采購人員，授權其有簽訂、管理或者終止采購合同的權利。授權要明確責任范圍、責任限度和要求。如果在緊急采購活動中相關人員不能勝任有關工作，采購部門可以修改授權且重新調整責任范圍、責任限度和要求。

第二，最小化緊急采購風險。緊急情況下，如果時間有限來不及開展市場調查和制定緊急采購計劃，那么采購人員須率先安排緊急采購中最緊急的需求采購，并謹慎確定采購合同的價值和合同的期限。這樣采購部門可以針對緊急情況下改變的情況不斷進行需求戰略調整，既可為后續的采購留出時間，也可為采購人員了解市場行情，并提供后續服務。

第三，采購合同條款的更改。不同緊急情況下，采購需求會因情況的變化而有所不同。譬如，災難發生的第一時間，緊急采購合同條款要符合當下情況。但隨著時間的進展，災難持續，采購需求、價格等條款則應隨著外部環境的變化而改變。因此首席采購官、采購人員、合同簽訂人員要隨時關注災難的進程，把握采購機遇和原則，制訂不同的采購合同條款。

第四，從事政府采購的任何工作人員必須有較高的職業道德觀念和正確的商業規則意識。采購人員必須嚴格遵守《聯邦采購規則》中應遵守的職業準則，比如禁止獲取或披露供應商的投標或報價信息以及采購部門在評估供應商的投標過程中準備使用的非公開信息等。違反這些行為標準會面臨罰款或監禁。行政機構的任何工作人員對商業規則或道德準則有疑問可向法律咨詢辦公室或道德辦公室咨詢。另外，《聯邦采購規則》還對從業人員的回避制度作了規定。如，禁止采購人員卷入與個人利益有關的采購合同，采購人員的家庭成員不能參與政府的交易。當政府采購合同與個人利益有關時，要求采購人員必須回避。此外，采購人員禁止接受供應商吃請和收受禮物等。

此外，《緊急采購指南》中列明了一些常見的政府采購“犯罪指標”。在緊急采購活動中對于采購人員來說，識別、預防和報告這些“犯罪指標”非常重要。一些常見的“犯罪指標”包括接受賄賂、回扣或酬金；偽造或更改采購文件；操縱政府采購活動以及提供或偽造未經批準的原始文件。另外，采購人員要警惕采購方對采購結果的反饋信息。如果采購部門經常收到消極的采購結果反饋，那么采購部門要注意是否采購人員所購買的產品或服務的數量或質量低于支付價格（價值與價格不對等）。采購部門還應警惕采購產品零部件數量的異常增加，這可能表明這些零件可能已被挪作個人使用或轉售。為了防止采購活動中腐敗的滋生，一方面，采購人員要在合同履約環節對政府采購合同的訂購、收貨、售后服務等方面積極關注。另一方面，采購部門要對相關采購人員的基本道德意識、欺詐意識的識別、預防和報告方面提前做好培訓。

第五，緊急采購扶持政策。在對市場環境和采購來源調查了解的基礎上，采購人員應優先提供緊急采購合同給有能力履行合同的小微企業。另外，可簡化緊急采購程序，使行政機構的采購部門便于同小型企業業務往來。《羅伯特.T.斯塔福救災和緊急援助法》中規定，為了減輕緊急情況對受災地區的影響，采購部門應先對受災地區的市場進行調研，并優先考慮可以履行合同的當地企業。《2006年地方社區恢復法案》中也規定了當地企業優先獲得對清除雜物，物資分配，重建以及其他重大災難或緊急地區援助活動的政府合同。此外，鼓勵采購部門在制定緊急采購預案時，應當同時開展緊急采購供應商名單的征集，提前做好準備。這項工作的具體做法是，當企業申請參加合格供應商名單評審時，可以根據自身能力條件，說明該企業一旦發生哪一類災難和緊急情況，可以提供什么樣的貨物、服務和工程。采購部門可以建立專門的“緊急采購供應商名單”。

第六，急采購合同定價方法。在緊急狀態下，采購價格的制定比較困難。美國政府一般倡導使用固定價格。但是，這對于供應商來說，意味著最高的風險和最大的責任。因為，價格是固定的，但危急情況是變動的，原材料、雇工、運輸、服務等相關各項成本是變化的。采購人員要視情況需要決定定價方法，主要的定價方法有：固定合同價格法；時間+材料計算法；工時計算法；后兩種方法，即“時間+材料”，和“工時計算法”，主要用于事先不能明確采購數量、服務和工程完成的時間。

第七，緊急采購信息的發布。根據《聯邦政府采購規則》的要求，價值超過25000美元的政府采購合同應當在聯邦政府的官方采購申請網站FedBizOpps公開發布采購信息，網址為https://www.fbo.gov。如果屬于《聯邦政府采購規則》規定的例外采購項目，合同價值超過25000美元也不必公開發布采購信息。例外情況有四種：公開競爭已經極大限制了緊急情況的應對；開展公開競爭的所需時間會造成更大的損失；需求計劃或者合同活動包含機密信息影響國家安全；行政機構的采購部門或采購官員以書面形式確定不必發布公告。

第八，供應商的責任。盡管是緊急情況，但緊急采購合同也必須授予那些完全符合法律規定要求的供應商，包括：合法用工、生產、納稅，無欺詐、賄賂等違法行為。對供應商的要求不能因為緊急狀態而改變，但是潛在供應商的責任會因不同行政機構的采購需求、采購金額而有所變化。同時，采購部門對貨物的特別要求也會根據情況和地區的不同而變化。

第九，國家利益行為。美國聯邦總務管理局（簡稱，GSA）是美國聯邦政府采購部門，GSA除了向聯邦機構提供采購供應服務外,還負責聯邦采購信息管理。旗下建立了一套名為“聯邦采購數據系統”（Federal Procurement Data System，簡稱FPDS）的實時數據系統。聯邦采購數據系統以“國家利益行為（National Interest Action）”的名義服務于政府采購機構，主要用于收集各類合同信息，如新的合同任務、訂單交付和合同修改情況，數據準確且透明。同樣，該系統會收集有關緊急情況下有關的緊急采購合同行為的數據。該數據為實時數據，每日都在更新，使行政機構及公眾能夠清楚了解緊急情況下采購政策、方針的作用及變化趨勢。此外，行政機構的采購部門也可以提出適用的采購項目。例如，醫療防護用品、急救車的采購項目以及適用的時間。

第十，免除競爭的兩種情況。第一是公開招標和競爭性磋商。《聯邦采購規則》規定，在發生緊急情況時，采購人員可以不使用公開招標和競爭性磋商方式（包括在競爭后只有一個合格供貨商響應）。免除競爭適用于非正常情況、突發情況、國家安全等全國緊急狀態或涉及國家利益情況。盡管有免除競爭的相應規定，《緊急采購指南》仍建議采購人員在實踐中，根據實際情況盡可能尋找更多的潛在供貨商。此外，值得注意的是采購人員的免除競爭權限在一年以內，除非行政機構采購部門的負責人批準繼續實施。第二是對某些產品探索性采購。緊急情況下的采購一般應按照《聯邦采購規則》第六節內容簡化采購程序和要求，但不包括對某些產品開展探索性采購方式。主要用于所采購的產品只有單一來源，或者只有唯一品牌，對其采購的規則和審計、審查適用于單一來源采購要求。單一來源采購必須有書面文件，包括技術要求，對價格合理性的說明。每一項判斷都應當有充分的信息佐證，說明必須如此的理由。對于緊急情況單一來源采購，法律限定了審批權限：15萬美元-65萬美元之間的采購合同，由合同官審批；65萬至1300萬美元之間的采購合同，按《聯邦采購規則》規定的權限審批；1300萬至6400萬美元之間的采購合同，由采購部門負責人或法律規定的責任人審批；6400萬以上的合同由采購機構最高執行人負責審批。

第十一，公平合理的價格評估。如果不能通過競爭確定合理價格，采購部門應當采取其他技術手段保證價格的合理性。例如，采購部門僅收到一份報價的要約時，采購人員就應將所采購的項目對照市場價格，同時對照曾經采購相同項目的價格或者同行業類似產品的價格。采購人員需要注意，緊急情況的發生會對行業生產和供應產生哪些直接影響的因素，以及物品最終運輸至災區所增加的成本。例如，運送到危險區域的瓶裝水所需要的價格可能與運輸至普通地區的成本不同，集中大量需求的產品有可能價格更高。另外，如木材、發電機、帳篷等受災時的高需求物品的價格會比正常情況下高出幾倍也是有可能的。此外，供應商如果在災難恢復地區開展業務，供應商在融資獲取保險方面也有困難，這些因素同樣會影響采購的價格。

第十二，采購活動記錄。緊急采購所采取的行動和決策都應當有適當說明和文件記錄在案。記錄要清晰明了，便于事后管理、審查和審計。合同文本的每步驟制定思路和修改意見是記錄的重要組成部分。如果由于緊急情況的采購難以充分確定價格的合理性，采購官員應該記錄當時的情況，具體應該包括為確定價格做出的具體措施。

第十三，緊急采購管理和監督檢查。提高采購結果的滿意度對于緊急采購至關重要。因此，緊急采購過程的有效管理和監督更加必要。采購合同官和采購合同技術官都是緊急采購合同管理崗位必不可少的角色。在緊急情況下，采購部門的首席采購官會以書面形式任命采購合同官和采購合同技術官，明確其工作職責。通常他們需要與其他采購人員一起配合完成緊急采購任務。

執行采購的部門應建立一個風險管控委員會，研究解決在災難發生時隨時出現的各類風險。委員會不僅包括政府部門人員，也可包括社會其他組織，這樣減少采購障礙或重復采購。

另外，采購部門還應重視緊急情況下的采購評估工作。特別要注意高價值的單一來源采購項目、有較大風險的采購項目，技術復雜的采購項目。一個良好的采購評估計劃包括需求制定、采購執行以及合同管理多方面內容。評估緊急采購需求制定時需要考慮采購方是否采購了正確數量的產品？采購活動是否適用緊急采購？采購需求描述能否正確反應了行政機構的要求？采購人員是否能采購到市場上適合的產品；評估緊急采購執行時需要考慮，競爭是否最大化？單一來源采購是否采取了合同價值和期限的限制？是否按照《羅伯特.T.斯塔福救災和緊急援助法》的規定優先考慮將緊急采購合同授予當地企業？是否優先考慮將緊急采購合同授予小微企業？采購人員是否與采購活動有利益沖突？是否考慮過行政機構之間以合同形式聯合采購、委托采購；評估采購合同管理需要考慮，采購合同條款是否全部適用？是否有和合同簽訂人員監督合同的績效？供應商是否按照合同內容交付產品或服務？供應商是否準時將采購的貨物運送到指定位置？是否對發票進行了審核？采購文件、合同文本是否進行了詳細記錄。

（編譯/昝妍）

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