數(shù)字采購助力抗“疫”顯身手

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數(shù)字采購助力抗“疫”顯身手

——山東大學推進全流程電子化采購紀實  

面對疫情來襲，今年3月，山東大學資產(chǎn)與實驗室管理部緊急上線教學科研設備電子賣場，基本構建起“采購不見面、簽約全線上”的采購新模式，全面助力疫情防控工作。

據(jù)了解，為深化落實“放管服”改革，提升高校采購能力，山東大學早在2018年就已上線“資產(chǎn)管理服務信息系統(tǒng)”，實現(xiàn)了采購計劃、業(yè)務審批、采購執(zhí)行、合同簽訂、進口外貿(mào)、驗收建賬、維修處置、監(jiān)督內(nèi)控等全流程電子化采購和全生命周期資產(chǎn)管理，開通了移動應用，和財務管理系統(tǒng)實現(xiàn)無縫集成，完成了濟南、威海、青島三地系統(tǒng)部署運行。系統(tǒng)上線以來，已累計執(zhí)行各類設備物資預算近10億元，有力支撐了學校“雙一流”建設的發(fā)展戰(zhàn)略，有效實現(xiàn)了“教師辦事不出學院、學生辦事不出校區(qū)”的“兩不出”服務目標。在此基礎上，為進一步優(yōu)化營商環(huán)境，提高采購效率，山東大學資產(chǎn)與實驗室管理部及時調(diào)整管理細則和服務流程，于2019年10月全面推廣采購合同電子化。

推廣電子合同，線上簽約規(guī)范高效

采購合同是確立供需關系、規(guī)范采供內(nèi)容、保障權利義務的重要文書。平臺內(nèi)置學校法律事務辦公室審定合格的合同模板，系統(tǒng)將采購執(zhí)行環(huán)節(jié)的采購結果注入合同模板；無需人工審核即可自動生成內(nèi)容規(guī)范、要素完整、形式合規(guī)的合同文本；利用先進的身份識別技術確保意愿真實和簽署有效；利用數(shù)字加密技術保護合同文本，防篡改偽造。供應商數(shù)分鐘內(nèi)即可在線完成合同簽署，“不見面、不打印、不快遞、不跑腿”。該舉措不僅堵住了采購結果與合同內(nèi)容不一致的漏洞，還節(jié)約了人工審核成本，避免人為疏忽，杜絕合同偽造風險，同時大幅縮減了審批時限，節(jié)約管理資源，減少供應商交易成本。

通過推廣電子合同，山東大學率先實現(xiàn)了合同擬訂、審批、簽署、履約、驗收、建賬報銷、存檔、查閱全閉環(huán)線上管理，有力支撐內(nèi)控建設，為采購管理部門節(jié)約大量資源，有效破解高校采購合同管理過程中“規(guī)范差、風險高、協(xié)同難、效率低”的管理難題，也是高校采購管理領域的又一應用創(chuàng)新。自上線電子合同以來，已在線簽署3600余份采購合同，總合同金額近6億元，取得了良好的管理效益。

開通電子賣場，助力不見面采購

為保障疫情期間的教學科研儀器設備的零星采購，學校開通了限額2萬元以下科研儀器設備零星采購電子賣場，已開放計算機、服務器、網(wǎng)絡設備、復印機、打印機、掃描儀、投影儀等多個品類，已上架商品近萬個。

師生不出辦公室即可完成采購下單、資產(chǎn)建賬和財務報銷預約業(yè)務。電子賣場簡化了科研儀器設備采購程序，有效減少人員接觸，助力疫情防控。

山東大學通過電子合同和電子賣場的上線，積極推進了“不見面”采購交易，進一步提升“互聯(lián)網(wǎng)+采購”能力，強化內(nèi)控體系建設，優(yōu)化營商環(huán)境。下一步，山東大學將持續(xù)推進能力建設，優(yōu)化服務流程，拓寬電子賣場商品范圍，在后疫情時期為師生提供更優(yōu)質(zhì)便捷的采購服務。

（胡美琴焦麗媛）

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