聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（十）

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4.3 需求定義

需求定義是一種系統(tǒng)化的方法，目的是根據(jù)請購單(見第4.4 節(jié)“請購單”)來定義采購需求，并在產(chǎn)品規(guī)范中加以說明。

這是采購活動實施的第一步，也是采購活動規(guī)劃的一個綜合步驟。然而，需求定義通常與采購和市場研究并行進行，以允許此類信息影響需求定義。需求定義和市場研究也被稱為預(yù)招標活動。

請購人負責定義需求;但是，負責該過程的采購官員應(yīng)評估需求，并確定從采購角度看有關(guān)不適當?shù)娜魏螁栴}，例如沒有正當理由的品牌、超出規(guī)格、不現(xiàn)實的交貨日期和限制競爭。負責該過程的采購官員和請購人應(yīng)共同確定需求定義。

在編制需求定義時，請購人和采購官員必須確保遵守聯(lián)合國項目事務(wù)署可持續(xù)采購框架(見1521號聯(lián)合國項目事務(wù)署可持續(xù)采購框架)。如有可能，采購官員應(yīng)向請購人提供更可持續(xù)的解決辦法，以滿足所述需要。這些解決辦法可包括減少采購貨物或服務(wù)的數(shù)量，重新 考慮有利于更可持續(xù)替代辦法的解決辦法或重新設(shè)計某些環(huán)境和社會要求。根據(jù)市場成熟度和采購實體的戰(zhàn)略優(yōu)先次序，一個更可持續(xù)的采購解決辦法可以轉(zhuǎn)化為對供應(yīng)商納入采購過程不同階段的或多或少的嚴格要求。

4.3.1 需求定義的目的

所有需求定義的一般目的是確定請購人的精確需求，并確定滿足這些需求的最佳解決方案。必須以一種有利于采購過程的方式來描述這些需求。為此目的，必須在招標文件中清楚地說明報價評估決定因素的所有要求。

在這個早期階段捕捉可持續(xù)性需求是確保可持續(xù)性被納入采購決策的最有效方法。

聯(lián)合國項目事務(wù)署堅定地致力于可持續(xù)性，希望采購官員利用對市場和采購過程的了解，協(xié)助內(nèi)部或外部客戶確定最可持續(xù)的解決辦法，以滿足所述需求。為了最大限度地提高可持續(xù)性的結(jié)果，關(guān)于可持續(xù)性要求的討論應(yīng)該在這個過程的早期進行，以提高獲得更可持續(xù)的結(jié)果的機會。

在每項采購活動中，需求的明確定義都是至關(guān)重要的。首先，需求定義構(gòu)成了招標的基礎(chǔ)，并確定了采購行動的目標。它還向潛在供應(yīng)商通報所提供產(chǎn)品必須具備的要求，以滿足聯(lián)合國項目事務(wù)署的需要。其次，明確的需求定義有助于消除評價過程中的模棱兩可之處，從而成為確定哪項提議為項目廳提供了最佳總體解決辦法的起點。技術(shù)、財務(wù)、商業(yè)、法律、公司、社會和環(huán)境因素必須在招標文件中說明，在評估過程中，除最初規(guī)定的參數(shù)外，不得考慮其他參數(shù)。

最后，需求定義構(gòu)成了與供應(yīng)商簽訂的任何合同的關(guān)鍵部分，清楚地說明了什么是預(yù)期目標，何時進行交付。從招標開始，到合同的評審和授予，再到活動的完成和對供應(yīng)商的評審，需求定義在整個采購過程中具有持久和實質(zhì)性的影響。

4.3.2 明確需求的特征

為了定義需求，必須根據(jù)產(chǎn)品的性質(zhì)，對正在采購的產(chǎn)品(即貨物、服務(wù)或工程)及其目的、性能需求、特性、目標和（或）預(yù)期產(chǎn)出進行分析。必須收集市場上現(xiàn)有產(chǎn)品的信息。

所有需求定義都必須指定準確的需求，而不必做過多說明。過高的產(chǎn)品規(guī)格可能會提高價格和（或）減少報價數(shù)量，因為這會導(dǎo)致供應(yīng)商提供比所需產(chǎn)品更先進的產(chǎn)品。反之，降低產(chǎn)品規(guī)格會取得相反的效果，因此，定義確切需求的要求對提高資金使用的成本效益是至關(guān)重要的。

在評估中應(yīng)考慮的環(huán)境和社會責任方面(如環(huán)境友好型生產(chǎn)方法)必須包含在需求定義中。

需求必須是通用的，并以產(chǎn)生競爭為目的來進行定義;除非出于標準化的目的，否則不得要求任何特定品牌或其他不必要的限制。但是，如果品牌名稱用于定義功能、性能和（或）一致性要求，則只能用于定義所需的產(chǎn)品標準。此外，在使用品牌名稱時，必須同時說明必要的最低要求。最后，規(guī)范必須明確邀請同等產(chǎn)品的報價，即滿足類似功能、性能和/或技術(shù)標準的產(chǎn)品。如果定義需求時出于標準化的目的規(guī)定了某一品牌，則應(yīng)在招標文件中簡要說明這一需求的理由，以避免供應(yīng)商對聯(lián)合國項目事務(wù)署的任何偏見產(chǎn)生負面看法。

在可能的情況下，需求應(yīng)包括在合同管理階段監(jiān)控的關(guān)鍵績效指標(KPI)(見第13章“合同管理”)。關(guān)鍵績效指標和服務(wù)水平協(xié)議(SLA)是根據(jù)商定目標表達和衡量績效的重要工具，尤其建議用于復(fù)雜的貨物和服務(wù)合同，包括長期協(xié)議(見第11.4節(jié)“長期協(xié)議 (LTA)”)。必須在需求定義階段確定這些關(guān)鍵績效指標，將其納入招標文件，然后納入合同，從而在合同管理階段監(jiān)控關(guān)鍵績效指標。

商品和服務(wù)的關(guān)鍵績效指標示例包括:

a)交付/性能：i.按時交付貨物/服務(wù);ii. 全部交付貨物/服務(wù)。

b)質(zhì)量：iii.交付的貨物/服務(wù)質(zhì)量(符合規(guī)格/參考條款(TOR));   iv.處理投訴;v.技術(shù)能力;vi.遵守保修條款。

c)溝通：vii.供應(yīng)商的響應(yīng)能力(需求、投訴等);viii.正確處理并及時提交文件(報告、發(fā)票、裝運單據(jù)等)。

d)可持續(xù)性：ix.創(chuàng)新;x.成本節(jié)約倡議; xi.環(huán)境因素;xii.用工因素;

設(shè)立關(guān)鍵業(yè)績指標的最佳做法:

a)在需求定義階段與請購單位一起確定關(guān)鍵業(yè)績指標;

b)確保關(guān)鍵業(yè)績指標是 SMART 型的(具體的，可衡量的，可實現(xiàn)的，相關(guān)的，階段性的);

c)簽發(fā)合同時，確保將關(guān)鍵業(yè)績指標的目標包含在服務(wù)水平協(xié)議(SLA)中，將其作為合同的單獨附件。

4.3.3 商品和服務(wù)的需求定義

有關(guān)貨品或服務(wù)的需求，請參閱以下其中一項:

a)技術(shù)規(guī)范;

b)參考條款(TOR);

c)工作說明(SOW)。以下詳細描述了定義商品或服務(wù)需求的各種類型的文檔。

4.3.3.1 技術(shù)規(guī)范

技術(shù)規(guī)范主要用于貨物的采購，但也可用于直接的、可計量的服務(wù)。規(guī)范是對一種材料或產(chǎn)品的技術(shù)要求的描述。它們通常指的是對材料或產(chǎn)品的定義需求，但在某些情況下也可能與服務(wù)需求相關(guān)。規(guī)范描述了組織想要購買什么，以及供應(yīng)商需要提供什么。根據(jù)需要，規(guī)范說明既可以是簡單的，也可以是復(fù)雜的。

規(guī)格書是投標邀請書、建議書或報價書的組成部分。

定義需求的三種類型(或這三種類型的組合)可以包括在規(guī)范中:I.功能規(guī)范，定義貨物/服務(wù)需要做什么;II.性能規(guī)范，定義產(chǎn)品/服務(wù)的產(chǎn)出;III.一致性規(guī)范，定義貨物的物理特性和尺寸。

4.3.3.2 參考條款(TOR)

參考條款(TOR)是對服務(wù)工作范圍的描述，通常說明要執(zhí)行的工作、質(zhì)量和工作的級別、時間線和可交付成果。參考條款(TOR)主要用于定義專家和咨詢服務(wù)的性能需求，這些需求很難進行量化，例如，在提供需求的解決方案時，也可以用于定義復(fù)雜的貨物需求或貨物與服務(wù)的組合。

參考條款(TOR)通常是供應(yīng)商對任務(wù)的第一個和主要介紹。一個沒有任何矛盾的清晰的參考條款將迫使供應(yīng)商準備一個清晰而詳細的提案。這將導(dǎo)致項目的成功實施，并限制爭議或索賠的風險。參考條款應(yīng)明確說明采購實體希望實現(xiàn)的可持續(xù)性的理想水平。典型的參考條款(TOR)包括以下信息:i.申請服務(wù)的背景資料;ii.服務(wù)目標及整體影響;iii.預(yù)期并明確定義的服務(wù)產(chǎn)出;iv.社會和環(huán)境要求;v.達到這一產(chǎn)出所需的活動; vi.執(zhí)行活動所需的投入; vii.可交付成果;viii.時間線。

4.3.3.3 工作說明(SOW)

工作說明(SOW)是工作分配的需求規(guī)范，概述了期望承包商執(zhí)行的特定服務(wù)和/或貨物，通常指示服務(wù)的類型、水平和質(zhì)量以及時間計劃。

工作說明(SOW)不能用于基礎(chǔ)設(shè)施和工作需求的需求定義。工作說明(SOW)通常包括詳細的需求和定價需求。例如，工作說明(SOW)是硬件或軟件解決方案的優(yōu)秀工具，在這些解決方案中，服務(wù)可以被量化并逐項分解。

（未完待續(xù)，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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