聯合國《采購指南》6.1修訂版（十三）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（十三）

5.7 創建簡短的供應商名單

5.7.1 供應商選擇短名單

在進行市場調查時，可能會導致潛在供應商名單過長。如前所述，可能有理由說明為什么只邀請數量有限的供應商(短名單上的供應商)提交報價是有意義的。建立邀請供應商短名單的目的是保障合格供應商之間的成本效益競爭。短名單選擇應遵循以下原則: a)列入短名單的實體應盡可能代表潛在市場的公平份額和公平的地域分配。應適當考慮吸收發展中國家和新興市場的供應商，以及婦女擁有的企業等特殊利益集團的供應商;b)對于重復性要求，應定期更新短名單，例如每六個月更新一次，以考慮市場上潛在的新供應商;c)如果對某一特定采購活動進行了資格預審，則應列出符合資格預審標準的所有供應商;d)如果對某一具體采購活動采用意向書(EOI)或信息邀請書(RFI)，聯合國項目事務署沒有義務邀請所有通過意向書請求或答復了信息邀請書而表示有興趣的公司。同樣，聯合國項目事務署沒有義務將短名單限制在表示有興趣或答復信息邀請書的公 司。如果增加了其他公司，評估小組應按照意向書或信息邀請書的要求，評估每個供應商的相同信息;e)如果市場上只有有限數量的供應商(寡頭壟斷市場條件)，盡管進行了充分的市場調查，采購官員仍未能確定所需的最低短名單受邀者數量，則在要求批準短名單時，以及最終要求批準合同授予時，必須清楚地記錄并向采購授權(PA)人員解釋這一點。當不存在這樣的條件時，短名單必須包括被邀請者的最低要求數量，否則合同授予將被視為使用正式招標方法的例外(見第6.8節“競爭招標或正式招標方法的例外”);f)除滿足前款規定的條件外，(i)對于估算價值為50,000美元或以上但低于250,000美元的采購活動，必須至少有三個實體入圍:(ii)對于估算價值為250,000美元或 以上的采購活動，必須至少有六個實體入圍。但是，如果需要實現競爭，則必須列出超過這些最低數量的實體;g)在可能的情況下，短名單應至少包括一家合格的婦女擁有的企業; h)如果供應商必須滿足有關采購活動的特定要求(例如特定產品要求，如ISO認證/質量標準，根據與客戶簽訂的項目協議，供應商在接受國的代表和/或客戶的具體要求)，只有滿足這些要求的供應商才應被選入短名單。要求可包括供應商根據國際標準(如ISO14001、SA8000、OHSAS18001或同等系統)的社會和環境績效，或其他可持續性績效要求(如接受國企業收回計劃的可用性)。藥品、醫療器械的采購行為，參照附件A的資格要求;i) 一般來說，供應商的技術和財務能力應與合同的估計規模、范圍和價值成比例和/或適當對比;j)必須考慮到供應商的能力。特別是，如果同時進行多個投標，或者在執行合同所需的時間范圍內，有可能向同一供應商授予多個合同。這對于有效交付基礎設施工程尤其重要。承包商的現金流和資源管理問題會對基礎設施工程的質量和及時性產生嚴重影響。因為可以評估這種具體的能力和技術標準;k)不合格的供應商不得列入短名單(參見第3.3節“供應商不符合資格”)。在大多數情況下，短名單是根據公開宣傳的意向書(第5.5節)或資格預審邀請(第5.6節)編制的。雖然這兩個過程具有相似性(即最短投標時間、廣告方式、評估團隊要求)，但它們有以下差異:根據第5.5節和第5.6 節中的指導，提供的貨物、服務或工程的性質不同；如果公告表明應包括供應商的最大數量以及排名標準，對意向書請求可能會限制將被列入短名單中的供應商數量。但是，在資格預審邀請過程中，必須將符合標準的所有供應商列入短名單；對根據意向書請求過程編制的短列表，如果評估小組確認該供應商符合意向書中包含的標準，且采購授權(PA)人員批準了該標準的理由，則可將未提交意向書響應的供應商添加到短名單中；資格預審邀請產生的短名單可用于一個以上的招標過程(如公告中有規定)，即在短名單的期限內可用于一系列即將進行的招標過程，根據第 5.6節，該期限不得超過兩年。

5.7.2 短名單的批準

必須為在有限競爭過程中被邀請投標的所有供應商填寫一份短名單模板(見第 6.2.2節“有限競爭”)，包括供應商識別來源的詳細信息，并且必須在采購授權(PA)人員批準前由采購審核員預先批準如果適用，必須包括一個適當的理由，解釋未能獲得最低數量的入圍供應商的原因。如果項目協議要求合作伙伴、最終用戶或資金來源對短名單沒有異議，也必須在發布招標文件之前獲得。

6 招標

6.1 概述

在明確而完整地定義了需求(見第 4.3 節“需求定義”)，并進行了采購尋源(見第5章“采購尋源”)之后，采購過程的下一步是招標過程。這可以通過正式招標方法或正式招標方法的例外情況來實現，這兩種情況都會導致實際的要約招標。

招標是要求供應商提供投標、報價或建議書的通用術語。用于傳達采購要求和要求潛在供應商提供報價的方法稱為招標過程，可采用采購、報價邀請書(RFQ)、招標邀請書(ITB) 或建議邀請書(RFP)的形式。

選擇適當的招標方法必須基于預期的采購價值、要求的性質或兩者的結合，且如果執行首席采購官(ECPO)已授權使用緊急采購程序(EPP)。除采購過程中確定的市場和供應商信息外，采購官員應考慮以下步驟:a)首先，通過使用現有的長期協議(LTA)，包括 UN Web Buy Plus 網站、重新部署資產或來自聯合國項目事務署的供應庫存，考慮是否可以適當地滿足需求(即以經濟、有效和達到最佳價值的方式);b)如果上述(a)點中的要求不能得到適當滿足，則必須通過適當的競爭類型(見第 6.2節“競爭類型”)和招標方法(第 6.3 節)進行招標過程。根據財務條例和細則(FRR)第 118.03 條，除非使用正式招標方法的例外情況是合理的，否則采購合同應在有效競爭的基礎上授予，包括:a)制定總體采購策略和方法的采購規劃;b)確定潛在承包商的市場調查;c)在盡可能廣泛的地理基礎上，根據市場情況進行競爭;d)考慮審慎的商業慣例。

6.2 競爭類型

除了選擇適當的招標方法(見第6.3節“招標方法”)外，為采購活動選擇競爭類型是確保聯合國項目事務署獲得最高性價比的一個重要步驟。根據采購的價值、市場條件和其他因素，可以采用各種競爭方式。

6.2.1 開放的國際競爭和開放的國家/地區競爭

在聯合國項目事務署，公開的國際或國家/地區競爭是默認的競爭方法。公開的國際或國家/地區競爭的目的是向所有可能的供應商及時充分地通報聯合國項目事務署的要求，并提供平等的機會和公平的機會來競爭所需要的貨物、服務或工程合同。

國家/地區投標通常在下列情況下進行:a)當工程在地理上分散或隨著時間的推移而分散時，國際公司可能對工程不感興趣;b)從總成本角度看，在當地獲得貨物、服務或工程是有益的;c)當服務與國家背景相關時(如國家報紙上的廣告服務、運營所需的當地許可證等);d)如果需要了解國家/地區體系;e)如果國家/地區采購尋源在減少環境影響、增加國家所有權或其他原因方面提供了明顯的利益，或如果項目協議中有規定;f)如果客戶要求并在各自的項目協議中有規定;g)在當地采購的貨物具有積極的可持續性影響，例如消除運輸成本;h)批準招標文件的采購授權(PA)人員可接受的其他理由。無論如何，必須確保招標過程的競爭力;只有在該地區有足夠的貨物/服務/工程供應商來維持健康競爭的情況下，才能利用國家/地區競爭。此外，必須監控企業聯盟形成的風險(即供應商為了共同利益聯合起來并挫敗競爭目的)。公開的國際或國家/地區競爭是進行正式招標過程中最透明的方法。業務單位必須選擇開放而不是有限的競爭(見第6.2.2節“有限的國際競爭和有限的國家/地區競爭”)，除非有限的投標存在有效理由。（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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