聯合國《采購指南》6.1修訂版（四十一）

聯合國《采購指南》6.1修訂版（四十一）

11.4.3 訂立新的長期協議

采購規劃階段應考慮長期協議的潛在需求。如果聯合國項目事務署內的一個業務部門經歷或預見到對標準服務或產品的持續需求，或經常需要緊急用品，則可以考慮訂立長期協議。

IPAS采購部門必須在開始采購程序之前了解所有即將訂立的長期協議，并在必要時就訂立長期協議提供指導。由于長期協議涉及的時間較漫長，且需要前期和長期資源和專業知識才能有效地建立和管理，因此，應當簡化創建長期協議的決定流程，將其提交給IPAS采購部門審批。長期協議應當說明以下要素：所需貨物（服務）說明；長期協議類型和地理覆蓋范圍；各類別以往的支出以及計劃支出；長期協議的預期時間；價格調整方法；長期協議的預期收益和風險；市場調查結果（潛在供應商數量、地點等）；采購策略（招標方式、競爭類型、采購流程的時間表）；可持續采購考慮因素；負責采購流程和合同管理的聯合國項目事務署人員。

根據財務條例和細則的規定，長期協議是與承包商簽署的書面文件，按照競爭性選擇程序發布。因此，所有長期協議必須采用第6章所述的正式招標方法訂立，但下列情況除外：在未使用正式招標方法的例外情況下訂立長期協議。

在訂立正式招標方法以外的長期協議時，招標文件必須明確以下內容：長期協議的類型和地理覆蓋范圍；有效期限；價格調整方法（如適用）；授標方法（特別預計授標的供應商不止一家時）。

所有長期協議的訂立必須由合同和財產委員會總部審查（見第9.4條“合同和財產委員會審查范圍”），并經行政首席采購官批準。解釋用途和適用性的指示必須與各訂立的長期協議共同存在。

為了推進聯合國項目事務署的可持續性目標，建議盡可能將功能相同但可持續性內容更多的替代產品納入其中，例如，提高能源效率，以便向長期協議用戶提供一系列更可持續的替代產品。

11.4.4 長期協議的期限

通常長期協議的有效期為一至三年。如果合同中有相關規定，且供應商履約令人滿意（將在供應商績效評估中記錄，見第13.2條“供應商績效監控”），所涵蓋的貨物和服務存在持續要求，長期協議可延長24個月。如果報價在目前的市場范圍內，例如，信息技術設備的成本往往隨著時間的推移而下降，此類延期可能不符合本組織的最大利益。超過該5年的最長期限必須在商業案例中概述，附帶此等延期的必要證明，并經PG負責人事先批準。

長期協議可能包括價格調整機制，且該機制須在采購規劃階段加以考慮，在原始招標文件中加以規定，并納入長期協議。以下審批程序適用于有年度價格調整規定的長期協議：如果價格漲幅低于10%，PA必須批準采購官員在文件注釋中記錄的加價；如果價格漲幅超過 10%，需經合同和財產委員會總部審核、行政首席采購官批準；在所有情況下，批準加價的理由必須記錄并存檔。

在下列情況下，長期協議修改之前，無需合同和財產委員會總部的審查：當此等調整是由于特定國家的修改、包裝尺寸、方案、備件和同一品牌的后續型號的變化導致時，對長期協議中包含的項目進行調整。在此類情況下，不需要提交給合同和財產委員會總部，除非國家特定具體修改或后續型號的產品價格漲幅超過10%。發生此等情況無需在進行修訂前提交合同和財產委員會總部審查，但并不能免除長期協議管理單位評估“修訂中添加的項目是否符合技術要求、價格是否合理”的義務。

11.4.5 聯合國實體長期協議的用途

請參閱第14.1.3條“聯合國實體長期協議”。

11.4.6 基于長期協議的分訂單

分訂單是指根據現有長期協議簽發的訂單。分訂單不受合同和財產委員會的審查和建議，但需要根據第2.5.2條表1中所述的門限值獲得相關PA的批準。需要注意的是，累計金額原則不適用于分訂單。當要求對分訂單進行審批時，必須向PA提供一份解釋性說明，以便于決策。如果授權人員已經批準了分訂單，但由于未在現場而無法簽署原始文件，則可以由任何PA簽署。

除了確保PA擁有批準分訂單所需的權限外，PA 還必須確保已遵循與長期協議適用性相關的指示。特別是，如果分訂單是在二次招投標之后簽發，PA必須確保沒有超過長期協議中規定的最高價格；如果在沒有二次招投標的情況下基于多供應商長期協議簽發分訂單（例如，當分訂單依據 UN Web Buy Plus 目錄中包含的產品時），則實現“物有所值”的目標；PA必須確定滿足長期協議的任何具體條款，例如，存在分訂單的最大值、每年的最高累計值等；如果由聯合國項目事務署或其他聯合國實體訂立的長期協議是基于正式招標方法以外的方法，則PA必須在審查分訂單時確認標準化、加速交付等有效的原因。分訂單必須說明相關長期協議的詳細信息，如長期協議參考號或便于將來參考的其他內容。

（未完待續，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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