一探聯合國緊急采購

【聚焦聯合國采購】

編者按：

近年來，越來越多的企業走出國門，積極參與聯合國采購。但有些企業不了解相關采購流程和規則，以至于連連碰壁，對這塊大“蛋糕”望而卻步。為此，《中國政府采購報》特開設“聚焦聯合國采購”專欄，從采購流程、合同管理、緊急采購、電子采購等方面詳細介紹聯合國采購的通用做法，以期為我國企業了解和掌握聯合國采購規則提供參考，也為我國政府采購法修訂提供一定的借鑒。

一探聯合國緊急采購

許多聯合國組織在地區爭端、暴力沖突等事件發生后發揮著重要作用。由于這些緊急情況具有不可預見性，這些組織為做足準備，通常由組織內具有最高采購權的機構設立緊急采購程序，在不違背聯合國采購原則的前提下，對緊急情況迅速做出反應。

緊急情況

《聯合國采購術語匯編》將緊急情況定義為：“非因規劃或管理不善或對資金可用性的擔憂而導致的特殊、緊迫、緊急需求或不可抗力情況，如果不立即解決，將導致財產或人員遭受嚴重損壞、損失或傷害。”各聯合國組織根據自身情況，對這一定義作了進一步延展與解釋，但其本質并未改變。

在聯合國環境中，一個緊急事件或一系列事件通常包括以下任何一項或全部：一是地震、洪水、蝗災等突發性災害和類似不可預見的災難。二是人為緊急情況，如，戰爭、敵對行動（無論宣戰與否）、內戰、叛亂、革命或任何類似事件，以及即將威脅到人的生命或生計并造成社會生活發生異常大規模中斷、導致難民涌入、國內人民流離失所等事件。三是因干旱、農作物歉收、蟲害和疾病等導致社會或弱勢群體無法滿足其基本需求的情況。四是因突發經濟沖擊、市場失靈或經濟崩潰等導致社會或弱勢群體無法滿足其基本需求的情況。五是受影響國家、政府或聯合國組織機構負責人在各自任務范圍內請求支援的復雜緊急情況。

如果出現采用緊急采購程序的申請，在尋求有關機構（通常是高級管理層）的批準之前，采購官員通常會評估和核實任何此類請求的合法性，并了解其組織中是否有更高級別的緊急程序。根據相關要求，采購官員可酌情為不構成緊急情況的業務確定替代的解決方案。

聯合國內部緊急采購方法

相比于非緊急情況下的常規采購程序，緊急采購程序靈活性更大，而聯合國各組織采用的方式也不盡相同。

聯合國開發計劃署和聯合國人口基金都為其業務職能制定了專門的快速跟蹤政策和程序，涵蓋財務、人力資源和計劃管理等，以應對采購方面的緊急情況。這些程序相當寬泛，一般規定了特殊情況，即在特定的計劃和業務領域，在一段時間內給予相關人員全面或部分采購權，且可在事后向采購審查委員會補交相關采購資料。

聯合國兒童基金會設在相應國家的辦事處在緊急情況下有權在當地采購產品、服務等（無論其價值如何），但需要當地采購授權的特殊高技術、戰略性產品和服務除外。這意味著聯合國兒童基金會鼓勵當地采購。也就是說，在緊急情況下，當地采購應優先于國外采購，以盡可能縮短交貨時間。

聯合國秘書處、聯合國難民署、聯合國項目事務署和其他聯合國組織已將緊急情況采購程序納入各自的采購手冊，強調在緊急情況下通過各自的采購審查委員會加速審查和授予合同。

以聯合國項目事務署為例，采購官員從以下五方面入手，為緊急采購做準備：一是預先確定緊急情況下所需的產品和服務。二是預先確定和登記緊急采購下所需產品或服務的供應商（提前與有關供應商進行溝通，保證其在短時間內響應緊急采購需求）。三是為緊急情況下通常所需的貨物、服務或工程制定標準規范、任務大綱、工作說明書。四是與緊急情況下通常所需的供應商訂立長期協議。五是在緊急采購后，參與緊急項目的聯合國項目事務署采購官員，要提交相關資料和經驗總結。

在緊急采購期間，聯合國項目事務署采購官員通常“三步走”：一是進行逆向采購規劃，即從貨物交付之時開始規劃采購活動，以確定每個采購步驟所需的最長時間（招標、評標、授標、合同簽訂等）。二是提前主動確定評標團隊組成人員。三是向參與緊急采購的人員（如，合同和財產委員會總部主席、行政首席采購官等）發出緊急通知，以便其能快速做出反應。

此外，由于緊急采購簡化的采購程序可能會導致工作人員承擔更多的責任，因此，不少聯合國組織都強調，在規劃和準備活動時要充分考慮實施緊急采購程序所需人員的能力水平。

戰略規劃及靈活性示例

雖然緊急采購往往由不可預見的事件造成，但與正常采購流程一樣，采購官員可以提前做好戰略規劃，隨時采取積極措施，為可能的緊急情況做好準備。如，提前確定和登記緊急采購中經常所需產品或服務的供應商，與其確認能否在短時間內積極響應投標。鼓勵此類供應商在聯合國全球市場（www.ungm.org）或相關聯合國機構的電子采購系統上注冊。制定長期協議中對庫存可用性和需求的說明材料。組織風險分析，將采購官員所在組織的采購職能對該組織在緊急情況下繼續運作的重要性納入其中，還要考慮到市場準入、預期與實際采購要求等因素，以評估緊急情況發生的可能性以及任何此類緊急情況對本組織的影響。此外，在無法確認資金到位的情況下，可以組織預先啟動招標流程，但在招標文件中應明確規定，允許在授標之前的任何階段取消招標。換句話說，在采購資金到位之前，或者在沒有資金的情況下，未經授權官員的書面批準，不得下達訂單。

在緊急情況下，聯合國采購允許在采購流程中出現適當妥協。換言之，緊急采購程序并沒有具體采購要求，可參考以下靈活性示例進行采購：一是考慮產品品牌化，允許供應商對類似產品或服務使用現有但不完全相同的要求文件、產品說明或介紹手冊等。二是優先考慮曾在緊急情況下為聯合國系統提供過服務的供應商，以減少交付周期和違約風險。三是在可行性情況下，使用現有長期協議（包括其他聯合國實體的長期協議）。四是考慮現有緊急采購名冊上的供應商，或參考其他供應商名單。五是考慮采購二手設備，例如，從現有庫存中調撥貨物，向其他聯合國組織借用貨物，將交付的貨物轉用于另一項目等。

（編譯/張舒慧）

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