ERP系統(tǒng)嚴(yán)格控制超預(yù)算采購
周喬亮
如今，越來越多的政府部門開始運用ERP系統(tǒng)為政府采購資金的集中管理與控制提供強有力的保障。筆者認(rèn)為，該系統(tǒng)在采購資金集中管理的事前預(yù)警方面發(fā)揮了積極作用。
集中采購機構(gòu)或采購代理機構(gòu)可通過ERP系統(tǒng)的采購資金預(yù)算功能設(shè)置統(tǒng)一控制標(biāo)準(zhǔn)，把采購資金的流向風(fēng)險控制在事前預(yù)測階段。ERP系統(tǒng)通過做報價單自動生成采購申請單，采購訂單直接引用采購申請，同時通過報價單系統(tǒng)自動生成采購預(yù)算、采購計劃、采購目錄預(yù)審核表，內(nèi)容包括采購業(yè)務(wù)需要資金控制的各個方面，如采購付款條款、資金支出額度、供應(yīng)商信用等級等，采購人可通過計算相關(guān)信息和指標(biāo)綜合判斷是否通過審核。在ERP系統(tǒng)中創(chuàng)建預(yù)審采購支出資金額后，系統(tǒng)通過應(yīng)付帳款管理可以實現(xiàn)信用控制。通過建立采購成本預(yù)測中心控制模塊，還可實時控制采購費用支出，將實際發(fā)生數(shù)和各成本中心的總費用預(yù)算對比，支出如微量超預(yù)算，系統(tǒng)會亮黃燈警告，如嚴(yán)重超預(yù)算系統(tǒng)會亮紅燈則禁止通過，就不能結(jié)算采購資金。
通過以上這種預(yù)警功能，ERP系統(tǒng)可以嚴(yán)格控制采購超費用預(yù)算的情況，解除預(yù)警就需要追加預(yù)算或調(diào)整預(yù)算。（作者單位：江蘇省阜寧縣招投標(biāo)管理辦公室）
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