聯合國如何進行變更管理

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聯合國如何進行變更管理

聯合國認為，變更管理是避免不必要的變更并將必要的變更納入合同的過程。有效控制變更需要建立變更合同的正式程序，并限制有權進行變更的人數。聯合國主要從合同文書的修改、文件要求、財務變更、延遲和變更等方面進行變更管理。

——合同文書的修改。

合同文書的修改（也稱為合同修訂）是對原始條款和條件變更的書面記錄。執行修改是為了反映對原始要求的更改，反映績效問題的解決或遵循正式的管理注意事項。

出于各種原因，聯合國組織或供應商可能希望修訂合同。需要注意的是，并非所有的修訂都會導致合同價值增加或減少，但如果合同的任何條款發生了變化，仍然需要書面修訂。例如，修改工程聲明可能不會產生財務影響，但需要記錄在案，以確保其被視為合同項下的正式義務。

如果一項修訂增加了合同的價值，那么在簽署修訂之前，可能首先需要得到組織合同審查委員會的批準。對于何時需要審查合同價值的增加，各聯合國組織可能有不同的規定。在某些情況下，是在價值增加超過一定百分比時進行審查。

當聯合國組織收到供應商修改合同的申請時，應審查該申請并分析其對完工進度、價格、數量和質量的影響，還應與申購人或終端用戶就申請的所有方面進行協商，并確定是否最好通過現有合同執行請求，或者如果需要對范圍進行重大修改，是否要通過新的采購來執行。

合同修訂涵蓋以下事項：合同完成時間延長、規范變更、價格變更、關鍵人員的變動、管理變更（如變更名稱、法律地位、地址等）。

只有經授權的聯合國工作人員才能正式更改合同。以推定變更或未經授權的承諾的形式進行的非官方變更，可能不利于聯合國組織的采購流程順利開展。

此外，聯合國規定，當需要更改采購項目的價格、類型或數量時，申購人需要提供申購單修訂。申購人還應酌情提供補充文件，以支持修訂。

——文件要求。

支持合同修改的文件包括：修訂產品的技術規格、工程聲明、服務任務書；需要進行修改的理由；涵蓋供應商迄今為止的績效評估報告；修訂后的成本估算，考慮了產品或服務的增加和減少，以及修改產生的相關成本；聲明修改在當前支出審批人支出權力范圍內，或完全批準增加在當前支出審批人支出權力范圍內，以涵蓋當前支出審批人支出權力范圍外的任何費用；申購單編號；初始申購單的批準日期；修訂的簡要說明。

聯合國認為，合同修改的良好做法是：通過參考原始合同的條款及其修訂，使用標準格式的合同修訂來引入對原始合同的更改以及任何先前的修訂。在任何情況下，不得通過更正或刪除原始合同文件來執行合同修改。同時，應始終以書面形式對合同文書進行修改且在合同文件中記錄修改。

——財務變更。

財務變更包括成本超支和成本增長。當執行一項商定活動的成本大于商定金額時，就會發生成本超支。聯合國認為，這可能是因為匯率波動，低估了所需的工作量，或者低估了材料成本或人工成本的增加。聯合國組織力求通過使用總價合同（根據具體實現情況支付款項）等來避免上述情況。在此情況下，供應商承擔成本超支的風險。

成本增長是指買方要求的工程范圍或新條款和條件的變更，這種變更通常會導致成本增加。如果合同變更記錄在案，并且合同經過了相應修訂，可能允許供應商增加成本。

——延遲和變更。

處理延遲和變更索賠涉及處理供應商對不可預見的額外工程或費用提出索賠的情況，或聯合國組織對供應商的要求有所改變的情況。聯合國認為，應處理的典型延遲和變更情況包括延遲（可諒解、不可諒解），以及工程范圍或執行條件的微小變化。

可諒解延遲是指供應商無法控制的延遲，并且供應商沒有任何過失或疏忽。此類延遲包括由聯合國組織造成的或授權的延遲，以及因天災或供應商無法控制的其他事件（如火災、洪水、戰爭行為等）造成的延遲。這是唯一一種在沒有經過供應商考慮的情況下延長履行期限的延遲類型。對于部分可諒解延遲，供應商有權以增加固定價格或總價合同的形式獲得金錢補償。此外，聯合國認為，如果各聯合國組織能夠阻止延遲，那么可以適當地進行時間調整。

不可諒解的延遲是指未經聯合國組織授權的延遲，在某種程度上是供應商的過錯。聯合國認為，如果供應商能夠以某種方式控制延遲的影響但未能這樣做，即使是可諒解延遲也不可諒解。

（編譯/張舒慧）

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