廣州政府采購檔案實現全程留痕

新聞第一站

廣州政府采購檔案實現全程留痕

本報訊 記者袁瑞娟報道 日前，廣東省廣州市財政局發布《關于加強政府采購檔案管理的通知》（以下簡稱《通知》）提出，政府采購檔案（以下簡稱為采購檔案）應及時歸集、移交、歸檔，實施集中管理，做到采購全過程留痕可追溯。

“采購檔案是反映政府采購當事人依法管理和實施政府采購活動的重要憑證。我們在開展2023年度政府采購代理機構監督檢查過程中，發現采購人、采購代理機構在檔案管理方面存在諸多問題，對此，根據相關法律法規和規章規定發布了《通知》，加強規范采購檔案管理。”廣州市財政局政府采購監管處處長劉鋒表示。

《通知》明確，采購人是采購檔案管理的第一責任人。采購人、采購代理機構應當建立和落實檔案工作責任制，明確管理機構和分管領導、項目經辦人員、檔案人員的權限及歸檔節點的責任分工，明確檔案歸集、管理、利用和銷毀責任，保證檔案真實有效和準確完整，并配合有關部門依法進行的監督檢查。要確保檔案內所有文件資料能夠正常調閱。因工作職責需要調閱、復制檔案內容的，采購人、采購代理機構應予以提供，并按單位內部控制管理制度進行登記。

同時，采購檔案應及時歸集、移交、歸檔，實施集中管理。采購人與采購代理機構簽訂委托代理協議時，可以約定檔案歸集、保存、移交等具體事項的權利義務和責任。采購代理機構注銷時，應當向相關采購人移交檔案。任何個人或單位不得拒絕歸檔或者將檔案資料據為己有，禁止偽造、變造、隱匿政府采購檔案。政府采購檔案從采購結束之日起至少保存15年。采購人、采購代理機構應當配備適宜檔案保管的場所，要保持清潔衛生，妥善保存每項采購活動的采購文件。采購人、采購代理機構應每年定期對檔案進行清點核對，對破損或變質的檔案應當及時修補、復制或做其他技術處理，對仍需繼續保存的檔案應當重新劃定保存期限，對保存期滿經鑒定確無保存價值的檔案可以按照規定的程序進行銷毀。

  《通知》提出，鼓勵信息化建設及傳統載體檔案掃描備份。符合相關法律法規要求的電子檔案，具有與紙質檔案同等效力。鼓勵采購代理機構在“廣東政府采購智慧云平臺”架構政府采購電子檔案信息系統建設，并在條件允許時，申請與“廣東政府采購智慧云平臺”共享數據對接。政府采購項目實施電子化交易的，采購人應當以電子數據或刻錄光盤、磁帶、硬磁盤等方式歸集檔案。鼓勵通過利用數據庫技術、數據壓縮技術、高速掃描技術對傳統載體檔案進行數字化整理，并保障數字化成果的安全保存和有效利用。已實現數字化的，應當對檔案原件妥善保管。

  《通知》強調，全市要強化采購檔案的管理責任意識，加強監督和指導。各級財政部門負責對本級采購人檔案管理進行監督和指導，各主管預算單位應加強對所屬單位檔案管理的檢查和業務指導，各采購人負責對采購代理機構代理的本單位政府采購項目檔案管理進行監督和指導。對在采購檔案歸集、管理、利用和銷毀過程中知悉的國家秘密、商業秘密、個人隱私和依法不予公開的信息，采購人、采購代理機構等相關知情人應當做好保密工作。

本報擁有此文版權，若需轉載或復制，請注明來源于中國政府采購報，標注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責任。