外包服務(wù)讓打印輸出透明可控

■本報(bào)記者 陳昂

一種按印付費(fèi)的新型打印服務(wù)模式在改變政府機(jī)關(guān)對(duì)控制打印成本和打印預(yù)算管理的認(rèn)知。

最近，北京市門頭溝地稅局采用專業(yè)的辦公文印系統(tǒng)整合優(yōu)化設(shè)計(jì)方案后，重新部署了12臺(tái)功能強(qiáng)、效率高的多功能一體機(jī)，摒棄了原有的103臺(tái)打印機(jī)和15臺(tái)復(fù)印機(jī)，按需求和用量安置在各部門。每人只有憑考勤卡才可在任意一臺(tái)一體機(jī)上輸出權(quán)限下的打印文件，每臺(tái)多功能一體機(jī)安裝有文件輸出管理計(jì)費(fèi)系統(tǒng)，核算員工及部門文件的輸出張數(shù)和費(fèi)用。經(jīng)初步測(cè)算，每年可降低印費(fèi)10%—20%。”

由打印外包服務(wù)商創(chuàng)造的按印付費(fèi)模式為政府節(jié)約辦公提供了新思路。幕后推手是富士施樂(lè)、東芝、理光等打印設(shè)備廠商及立思辰等第三方服務(wù)提供商。“由于單純的硬件同質(zhì)化競(jìng)爭(zhēng)所帶來(lái)的利潤(rùn)越來(lái)越低，所以傳統(tǒng)打印輸出設(shè)備廠商開(kāi)始從賣設(shè)備轉(zhuǎn)向賣服務(wù)，即向文印外包服務(wù)商轉(zhuǎn)型，通過(guò)合理地移除、配置、更新打印設(shè)備，幫助用戶管理設(shè)備和文印流程，以提高設(shè)備利用率，節(jié)省辦公成本，這樣維護(hù)費(fèi)、耗材支出等輸出成本變得透明可控。”富士施樂(lè)（中國(guó)）有限公司總裁徐正剛?cè)缡钦f(shuō)。但打印外包服務(wù)真正進(jìn)入到政府采購(gòu)市場(chǎng)仍需面對(duì)多道關(guān)卡。一位中央國(guó)家機(jī)關(guān)工作人員告訴記者：“對(duì)于打印外包，我們有過(guò)考慮，但現(xiàn)實(shí)問(wèn)題是預(yù)算難以編制，涉及到的資產(chǎn)管理問(wèn)題也難以解決，信息安全更是無(wú)法得到信任。”

北京立思辰新技術(shù)有限公司董事總經(jīng)理杜大成對(duì)此深有體會(huì)地說(shuō)：“不僅要讓政府用戶接受打印服務(wù)的理念和價(jià)值，改變傳統(tǒng)的采購(gòu)習(xí)慣、設(shè)備使用習(xí)慣甚至付費(fèi)模式，而且要在保障信息安全方面下足功夫。”據(jù)介紹，立思辰所提供的文檔打印復(fù)印安全監(jiān)控與審計(jì)系統(tǒng)通過(guò)在分散的文件輸出設(shè)備上加裝刷卡控制終端，鎖定設(shè)備復(fù)印、打印功能，只有通過(guò)身份識(shí)別的用戶才能在設(shè)定權(quán)限范圍內(nèi)使用該設(shè)備。而且所有用戶的打印復(fù)印操作都受文件輸出管理服務(wù)器的集中監(jiān)控，詳細(xì)而全面記錄文件打印復(fù)印日志信息，方便日后審查和追溯。使用者發(fā)出打印指令后，文件并不在打印機(jī)上直接輸出，使用者在輸出設(shè)備前須身份認(rèn)證，（刷卡或輸入PIN）后，文件才能被打印出來(lái)。這樣能確保使用者的打印內(nèi)容第一時(shí)間被使用者本人得到，避免泄露敏感信息。系統(tǒng)還可記錄作業(yè)輸出量，統(tǒng)計(jì)輸出費(fèi)用，將輸出成本按個(gè)人、部門、項(xiàng)目進(jìn)行分?jǐn)偅⑼ㄟ^(guò)柱狀圖或餅圖直觀地得到設(shè)備符合排名、部門印量排名、打印峰值等分析報(bào)告，為管理者提供決策支持，助其做好資源分配和預(yù)算規(guī)劃。