北京加強(qiáng)檔案與合同備案管理

北京加強(qiáng)檔案與合同備案管理

該市財(cái)政局出臺(tái)新規(guī)，明確檔案管理的責(zé)任主體，要求政府采購合同一律實(shí)行“線上”備案

本報(bào)訊 記者楊文君報(bào)道 近日，北京市財(cái)政局出臺(tái)通知，要求進(jìn)一步加強(qiáng)政府采購項(xiàng)目檔案管理及合同備案工作，明確檔案管理的責(zé)任主體，采購合同一律“線上”備案。

根據(jù)北京市財(cái)政局此次印發(fā)的《北京市政府采購項(xiàng)目檔案管理及合同備案實(shí)施辦法》，該市的政府采購監(jiān)督管理部門今后原則上不再接受線下采購合同備案。分散采購項(xiàng)目的采購合同實(shí)行電子備案，自采購合同簽訂之日起七個(gè)工作日內(nèi)，采購人應(yīng)當(dāng)將采購合同原件掃描成PDF文本格式或者JPEG圖像格式上傳至政府采購管理系統(tǒng)。集中采購目錄內(nèi)執(zhí)行項(xiàng)目采購的項(xiàng)目采購合同，同樣按照上述規(guī)定備案；集中采購目錄內(nèi)執(zhí)行協(xié)議采購的項(xiàng)目，由集中采購代理機(jī)構(gòu)將結(jié)算數(shù)據(jù)推送至政府采購監(jiān)督管理部門指定網(wǎng)絡(luò)終端完成備案。

《辦法》強(qiáng)調(diào)，政府采購項(xiàng)目檔案是反映政府采購活動(dòng)的重要記錄，政府采購項(xiàng)目檔案包括的內(nèi)容執(zhí)行《中華人民共和國政府采購法》第四十二條的有關(guān)規(guī)定。同時(shí)，《辦法》還明確了政府采購項(xiàng)目檔案管理的責(zé)任主體，其中指出，政府采購監(jiān)督管理部門負(fù)責(zé)同級政府采購項(xiàng)目檔案工作的監(jiān)督和檢查，采購人、采購代理機(jī)構(gòu)是保存政府采購項(xiàng)目檔案工作的責(zé)任人。政府采購項(xiàng)目檔案按照年度項(xiàng)目編號順序進(jìn)行組卷。卷內(nèi)檔案材料按照政府采購工作流程順序排列。采購人、采購代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立真實(shí)完整的政府采購項(xiàng)目檔案并指定專人負(fù)責(zé)政府采購項(xiàng)目檔案的管理，確保政府采購項(xiàng)目檔案存放有序、查閱方便，嚴(yán)防毀損、散失。

此外，《辦法》還規(guī)定了采購檔案管理和合同備案的法律責(zé)任。采購人、采購代理機(jī)構(gòu)隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，按照《中華人民共和國政府采購法》第七十六條的規(guī)定處理。即由政府采購監(jiān)督管理部門處以二萬元以上十萬元以下的罰款，并對其直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分；構(gòu)成犯罪的，依法追究刑事責(zé)任。采購人、采購代理機(jī)構(gòu)未妥善保存采購文件的，按照《政府采購貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》（財(cái)政部令第87號）的相關(guān)規(guī)定，由財(cái)政部門責(zé)令限期改正，情節(jié)嚴(yán)重的，給予警告，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員，由其行政主管部門或者有關(guān)機(jī)關(guān)給予處分，并予通報(bào)；采購代理機(jī)構(gòu)有違法所得的，沒收違法所得，并可以處以不超過違法所得3倍、最高不超過3萬元的罰款，沒有違法所得的，可以處以1萬元以下的罰款。采購人未按照規(guī)定時(shí)間將政府采購合同原件掃描件上傳至政府采購管理系統(tǒng)的，視為未按照規(guī)定時(shí)間備案，按照《中華人民共和國政府采購法實(shí)施條例》第六十七條的規(guī)定處理。即財(cái)政部門責(zé)令限期改正，給予警告，對直接負(fù)責(zé)的主管人員和其他直接責(zé)任人員依法給予處分，并予以通報(bào)。

據(jù)悉，《辦法》施行后，《北京市財(cái)政局關(guān)于印發(fā)<北京市政府采購項(xiàng)目檔案管理暫行辦法>的通知》（京財(cái)采購〔2005〕1006號）、《北京市財(cái)政局關(guān)于印發(fā)<北京市政府采購項(xiàng)目檔案管理暫行辦法>的補(bǔ)充通知》（京財(cái)采購〔2011〕112號）、《北京市財(cái)政局關(guān)于市級政府采購項(xiàng)目檔案實(shí)行電子化備案管理的通知》（京財(cái)采購〔2013〕252號）同時(shí)廢止。

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