代理機(jī)構(gòu)知識共享探索

代理機(jī)構(gòu)知識共享探索

      實(shí)現(xiàn)知識共享可借助兩種方式，一是建立企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，保證知識共享通道的暢通；二是利用辦公云平臺、資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺等應(yīng)用軟件

■ 陳瑩瑩

隨著世界經(jīng)濟(jì)由工業(yè)經(jīng)濟(jì)向知識經(jīng)濟(jì)演變，知識的重要性日益凸顯。招標(biāo)代理服務(wù)遵循市場規(guī)律，充分參與市場競爭已成為發(fā)展趨勢，聚集、開發(fā)和組合各種知識資源從而提供優(yōu)質(zhì)、規(guī)范的高水平服務(wù)，成為招標(biāo)代理機(jī)構(gòu)的競爭優(yōu)勢之一。如何通過知識共享，全面、充分地利用代理機(jī)構(gòu)組織內(nèi)部的知識，是值得研究和探索的問題。

代理機(jī)構(gòu)可共享的知識

知識共享指個(gè)體、團(tuán)隊(duì)、組織中的知識通過各種交流手段為其他成員所共享，從而提高工作效率的方式。知識共享主要有四個(gè)方面：知識共享主體，即個(gè)人、團(tuán)隊(duì)、組織；知識共享對象，即知識內(nèi)容；知識共享手段，即計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)、會議、團(tuán)隊(duì)學(xué)習(xí)等；知識共享環(huán)境，即各種客觀條件。

按表現(xiàn)形式，知識可分為顯性知識和隱性知識。顯性知識指可以編碼化的、用系統(tǒng)化語言傳播的知識；隱性知識指無法用文字記述、難以交流的情景知識。在代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部，顯性知識一般包括國家、各部委政府采購、招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)、部門規(guī)章及規(guī)范性文件，各行政監(jiān)督管理部門公布的各類公告、資質(zhì)管理辦法、業(yè)務(wù)流程規(guī)定及其他有關(guān)規(guī)定，各部門、各地方發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)招標(biāo)文件范本及代理機(jī)構(gòu)自己制定的采購文件范本、管理文件、制度規(guī)范等。隱性知識一般包括企業(yè)的價(jià)值觀、行為方式、習(xí)慣或存在于個(gè)人記憶與組織記憶中的技能、經(jīng)驗(yàn)、建議。

知識共享的應(yīng)用實(shí)踐

一是加深員工對知識共享的認(rèn)識。在代理機(jī)構(gòu)的實(shí)際工作中，員工除熟練掌握政府采購、招標(biāo)投標(biāo)相關(guān)法律法規(guī)外，在編制招標(biāo)文件時(shí)，還需要不同類型的招標(biāo)文件范本。為方便工作，更多員工會通過一些辦公軟件建立自己的資料庫，不過，這也存在資料收集參差不齊、資料內(nèi)容陳舊單一、可能滯后于最新范本等問題。且在擁有稀缺資源就等于擁有了隱形權(quán)利的心理因素作用下，員工大多將這些知識視為私有財(cái)產(chǎn)，不會隨便與他人分享，不利于組織內(nèi)部知識的共享、流轉(zhuǎn)，也不利于員工整體業(yè)務(wù)水平的提高。

要解決這個(gè)問題，應(yīng)加深員工對知識共享的認(rèn)識：建立知識共享是以分享知識和學(xué)習(xí)知識為主要目的的意識，讓員工意識到知識共享并不是個(gè)人的損失，而是集體的共同進(jìn)步；通過建立促進(jìn)知識共享的內(nèi)部、外部網(wǎng)絡(luò)，采取多渠道、多形式的知識共享方式，使員工感受到獲取知識的方便、快捷，將主要精力從程序性、流程化的操作中解脫出來，用于自我管理的提升。

二是解決技術(shù)應(yīng)用上的障礙。在知識共享的實(shí)踐過程中，技術(shù)應(yīng)用作為知識共享的載體，起著舉足輕重的作用，如果代理機(jī)構(gòu)缺乏應(yīng)有的技術(shù)支撐，或技術(shù)應(yīng)用較落后，難以讓知識共享發(fā)揮效力，各類知識不能得到有效傳播。采用互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)，可將知識放置于知識庫中，是學(xué)習(xí)型組織可以利用的工具。因此，實(shí)現(xiàn)知識共享可借助兩種方式：構(gòu)筑覆蓋代理機(jī)構(gòu)全部業(yè)務(wù)活動的企業(yè)信息網(wǎng)絡(luò)，即建立企業(yè)內(nèi)網(wǎng)，保證知識共享通道的暢通；利用滿足代理機(jī)構(gòu)管理需求的應(yīng)用軟件，給員工提供及時(shí)、準(zhǔn)確、便利的溝通渠道。

企業(yè)內(nèi)網(wǎng)是整個(gè)代理機(jī)構(gòu)內(nèi)部知識共享的硬件支持平臺，也是知識管理系統(tǒng)的技術(shù)基礎(chǔ)。其包括知識庫、討論組及多媒體網(wǎng)絡(luò)文檔等，具有數(shù)據(jù)傳輸率較高、知識類型豐富、知識交流便捷等優(yōu)點(diǎn)。缺點(diǎn)則是覆蓋地理范圍較小，僅限某一區(qū)域內(nèi)，一般為一個(gè)公司所擁有，外地分支機(jī)構(gòu)或分公司不可訪問。

當(dāng)下，云技術(shù)在生活、工作中的應(yīng)用越來越廣泛，各類辦公云平臺、資源共享網(wǎng)絡(luò)平臺、云筆記等工具層出不窮。相較于代理機(jī)構(gòu)自己開發(fā)應(yīng)用軟件，借助基于云技術(shù)的第三方軟件或平臺開展知識共享，能夠大大節(jié)約代理機(jī)構(gòu)的成本。因此，在選擇知識共享應(yīng)用軟件時(shí)，能實(shí)現(xiàn)存儲、交流、搜索等功能的應(yīng)用軟件已基本滿足了代理機(jī)構(gòu)的知識共享需求。

此類應(yīng)用軟件的優(yōu)點(diǎn)是；可將資料分門別類存儲，組建群組和團(tuán)隊(duì)，成員間可通過鏈接、QQ、微信等方式分享資料；資料保存在云端，隨時(shí)隨地登錄即可查看及時(shí)編輯、更新；可導(dǎo)入網(wǎng)頁、微信等渠道收集到的信息；能通過關(guān)鍵詞搜索快速找到所需資料；可用于內(nèi)部培訓(xùn)時(shí)的演示；部分應(yīng)用軟件還有免費(fèi)功能可供使用。其缺點(diǎn)則是：可共享的資料形式有限，一般為文字、圖片；享受增值服務(wù)需要支付一定費(fèi)用。

目前，在廣西機(jī)電設(shè)備招標(biāo)有限公司的日常工作中，公司已通過企業(yè)內(nèi)網(wǎng)與應(yīng)用軟件相結(jié)合的方式搭建了知識共享平臺。企業(yè)內(nèi)網(wǎng)由于覆蓋范圍有限，一般為總公司的各部門內(nèi)部使用；應(yīng)用軟件則采用云筆記工具，功能多樣，能夠?qū)崿F(xiàn)PC、移動設(shè)備和云端之間的信息同步，更適合公司各部門及其他地市分公司，也方便與客戶之間的知識共享。

（作者單位：廣西機(jī)電設(shè)備招標(biāo)有限公司）

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