采購(gòu)合同全生命周期管理

采購(gòu)合同全生命周期管理

中國(guó)銀聯(lián)集中采購(gòu)管理辦公室孟春

采購(gòu)合同管理的三種形式

采購(gòu)合同管理，是指根據(jù)相關(guān)法律法規(guī)和企業(yè)內(nèi)部規(guī)定開展的涉及采購(gòu)合同的各種管理工作。主要有三種形式。

涇渭分明型。采購(gòu)部門組織實(shí)施采購(gòu)后即萬(wàn)事大吉，合同簽署、執(zhí)行等環(huán)節(jié)均由需求部門負(fù)責(zé)。這種模式下，采購(gòu)合同執(zhí)行效率較高，但需求部門一般僅就合同論合同，無(wú)法全面、系統(tǒng)地掌握合同相關(guān)信息和供應(yīng)商信息，導(dǎo)致合同管理對(duì)采購(gòu)工作的正向促進(jìn)作用難以發(fā)揮。

大包大攬型。即除必須由需求部門履行的合同義務(wù)外（如技術(shù)上的配合、質(zhì)量檢測(cè)及驗(yàn)收等），大部分的合同履行工作都交由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)。這種模式在提升采購(gòu)效率、促進(jìn)采購(gòu)業(yè)務(wù)發(fā)展方面具有一定優(yōu)勢(shì)，但將采購(gòu)工作的外延拓展至技術(shù)、財(cái)務(wù)等環(huán)節(jié)，因采購(gòu)人員專業(yè)性的不足易導(dǎo)致合同履行效果較差，同時(shí)也與風(fēng)險(xiǎn)控制、財(cái)務(wù)核算的一些常規(guī)做法相悖。

分工協(xié)作型。這種模式下，合同管理一般分兩個(gè)階段開展。在采購(gòu)實(shí)施階段，合同的起草、談判、簽署等均由采購(gòu)部門主導(dǎo)，涉及需求明確、預(yù)算調(diào)整等問(wèn)題則通過(guò)一定形式征求需求部門意見(jiàn)；在合同履行階段，具體工作由需求部門負(fù)責(zé)，采購(gòu)部門保持對(duì)關(guān)鍵合同履約信息的持續(xù)關(guān)注，協(xié)助解決各種合同履約異常問(wèn)題。通過(guò)與需求部門的密切配合，采購(gòu)部門對(duì)合同既有個(gè)案的跟蹤管理，又有整體的衡量與把握，實(shí)現(xiàn)1+1>2的效果。

如何開展采購(gòu)合同全生命周期管理

采購(gòu)合同的全生命周期管理，是在分工協(xié)作模式下開展的，主要包括合同起草、簽署執(zhí)行、履約問(wèn)題及糾紛解決，直至合同終止等系統(tǒng)性的工作。以中國(guó)銀聯(lián)采購(gòu)合同管理為例，全生命周期管理可從以下環(huán)節(jié)開展。

推廣使用合同范本，規(guī)范合同編制。中國(guó)銀聯(lián)采購(gòu)部門與法律部門通過(guò)合作，編制了14類常用的采購(gòu)合同范本，目前已有85%以上的集中采購(gòu)合同使用合同范本。推廣合同范本，有助于非法律專業(yè)的采購(gòu)人員規(guī)范地起草合同，保證合同質(zhì)量，防范操作風(fēng)險(xiǎn)，也可免除合同律審等流程，提高采購(gòu)工作的執(zhí)行效率。

積極組織合同談判與磋商，鞏固采購(gòu)成果。合同范本是從整體上保證合同質(zhì)量、控制風(fēng)險(xiǎn)的，而合同談判與磋商能夠進(jìn)一步鞏固采購(gòu)成果。采購(gòu)部門通過(guò)組織重大、敏感或復(fù)雜采購(gòu)項(xiàng)目的合同談判，明確了采購(gòu)實(shí)施中未理清、而合同簽署中又需要關(guān)注的知識(shí)產(chǎn)權(quán)保護(hù)、違約責(zé)任分配、權(quán)利義務(wù)界定等重要事項(xiàng)，防范了合同履約風(fēng)險(xiǎn)。

以合同履約計(jì)劃管理為抓手，實(shí)行動(dòng)態(tài)分類管理。受部門職能和專業(yè)水平的限制，采購(gòu)部門對(duì)采購(gòu)合同的管理要么是抓一漏萬(wàn)，關(guān)鍵時(shí)刻常“缺位”；要么是眉毛胡子一把抓，因不得要領(lǐng)而“越位”。中國(guó)銀聯(lián)采購(gòu)部門從采購(gòu)職能出發(fā)，借助采購(gòu)管理信息系統(tǒng)，以合同履約計(jì)劃為抓手，通過(guò)對(duì)履約計(jì)劃進(jìn)行跟蹤管理，介入合同履約全過(guò)程。具體如下：

1.編制并移交履約計(jì)劃。采購(gòu)部門完成合同簽署后，通過(guò)信息系統(tǒng)將合同履約計(jì)劃移交給需求部門合同主辦人，由其根據(jù)履約計(jì)劃履行合同并開展后續(xù)管理及監(jiān)督評(píng)價(jià)工作。

2.動(dòng)態(tài)管控履約計(jì)劃的執(zhí)行。供應(yīng)商按照履約計(jì)劃申請(qǐng)付款，需求部門根據(jù)供應(yīng)商付款申請(qǐng)開展階段性的總結(jié)驗(yàn)收和服務(wù)評(píng)價(jià)，采購(gòu)部門則在信息交互中對(duì)采購(gòu)合同關(guān)鍵履約節(jié)點(diǎn)進(jìn)行動(dòng)態(tài)管控。

3.實(shí)現(xiàn)采購(gòu)合同的分類管理。對(duì)信息系統(tǒng)顯示履約正常的合同，只需進(jìn)行常規(guī)管理；對(duì)系統(tǒng)亮黃燈顯示需關(guān)注的合同，應(yīng)了解履約進(jìn)度并提醒需求部門和供應(yīng)商注意；對(duì)系統(tǒng)顯示紅燈報(bào)警的合同，應(yīng)在充分了解情況后，協(xié)調(diào)解決相關(guān)問(wèn)題。通過(guò)分類管理，采購(gòu)部門對(duì)全部合同有了總體掌控，又能集中精力處理異常合同，保障了采購(gòu)合同的順利履行。

以友好協(xié)商為首選，處理好合同爭(zhēng)議。解決合同爭(zhēng)議也是合同管理的一項(xiàng)重要工作。一是未雨綢繆，在合同文本中約定完善的、可操作強(qiáng)的問(wèn)題解決機(jī)制；二是爭(zhēng)議的發(fā)生一般出現(xiàn)在合同變更、重要信息交互、人員變化等方面，產(chǎn)生原因一般是實(shí)際履行與合同約定偏離、記錄缺失、溝通不暢等，對(duì)此應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注，及時(shí)解決問(wèn)題；三是合同爭(zhēng)議可通過(guò)協(xié)商、調(diào)解、仲裁、訴訟四種形式解決，但雙方友好協(xié)商解決是首選。

采購(gòu)合同全生命周期管理的價(jià)值

采購(gòu)合同全生命周期管理，既可實(shí)現(xiàn)對(duì)合同的系統(tǒng)管理，保證履約質(zhì)量；又可通過(guò)對(duì)合同的動(dòng)態(tài)管理，防微杜漸，及時(shí)解決問(wèn)題；還可借助相關(guān)信息系統(tǒng)，實(shí)現(xiàn)合同信息匯總，形成采購(gòu)“小部門”在合同管理方面的“大數(shù)據(jù)”，如積累供應(yīng)商評(píng)價(jià)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)、財(cái)務(wù)管理方面的數(shù)據(jù)，拓展采購(gòu)部門服務(wù)需求部門的深度，給采購(gòu)工作創(chuàng)造更多附加值。

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