做好緊急采購(gòu)的預(yù)判與預(yù)案

【美國(guó)緊急采購(gòu)政策介紹系列專(zhuān)題報(bào)道(2)】

編者按：上一期的專(zhuān)題報(bào)道中，《中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)》向讀者介紹了美國(guó)《聯(lián)邦采購(gòu)條例》第18章有關(guān)緊急采購(gòu)的原則和程序等內(nèi)容。本期，我報(bào)節(jié)選、編譯了美國(guó)聯(lián)邦政府采購(gòu)政策辦公室出臺(tái)的《緊急采購(gòu)指南》第一部分內(nèi)容，以饗讀者。

做好緊急采購(gòu)的預(yù)判與預(yù)案

——美國(guó)《緊急采購(gòu)指南》第一部分

應(yīng)對(duì)緊急情況行采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)提前制定預(yù)案應(yīng)考慮主要七項(xiàng)內(nèi)容：

■緊急情況的類(lèi)型以及不同階段的響應(yīng)方式

■不同緊急情況下的采購(gòu)方式、合同條件以及支付方式

■需要支援的其他機(jī)構(gòu)以及與之簽訂的協(xié)議

■緊急采購(gòu)款項(xiàng)的來(lái)源和審批

■運(yùn)輸和提供服務(wù)時(shí)可能會(huì)遇到的情況以及應(yīng)對(duì)辦法

■管理總則以及對(duì)采購(gòu)官和供應(yīng)商采購(gòu)績(jī)效管理

■相關(guān)法律問(wèn)題

美國(guó)總統(tǒng)預(yù)算管理辦公室（The Office of Management and Budget，簡(jiǎn)稱(chēng)OMB）下設(shè)聯(lián)邦政府采購(gòu)政策辦公室(the Office of Federal Procurement Policy,簡(jiǎn)稱(chēng)OFPP)于2007年制定出臺(tái)了《緊急采購(gòu)指南》（Emergency Acquisitions Guide），旨在有預(yù)見(jiàn)性地、有效、靈活應(yīng)對(duì)美國(guó)緊急狀態(tài)下的政府采購(gòu)工作。2011年根據(jù)美國(guó)當(dāng)時(shí)情勢(shì)需要，OFPP對(duì)上述舊版本的緊急采購(gòu)指南進(jìn)行修改和完善。修訂后的指南并不意味著取代其他緊急采購(gòu)政策。OFPP建議美國(guó)的各行政機(jī)構(gòu)應(yīng)對(duì)緊急情況的采購(gòu)活動(dòng)將該指南與美國(guó)《聯(lián)邦采購(gòu)條例》一起閱讀。

修訂后的《緊急采購(gòu)指南》分為三部分。其中第一部分內(nèi)容為，行政機(jī)構(gòu)和執(zhí)行采購(gòu)的部門(mén)應(yīng)提前做緊急采購(gòu)的預(yù)判與預(yù)案，以提高緊急采購(gòu)響應(yīng)能力。具體從緊急采購(gòu)需要考慮的事項(xiàng)、緊急采購(gòu)需要考慮的人力資源配置與安排、內(nèi)控問(wèn)題、合同中止四方面進(jìn)行闡述。

制定緊急采購(gòu)計(jì)劃需考慮七大事項(xiàng)

盡管緊急情況不可預(yù)測(cè)，但是行政機(jī)構(gòu)應(yīng)該對(duì)如何應(yīng)對(duì)緊急情況有與之相關(guān)的規(guī)則與程序。在緊急狀態(tài)下，行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)如果及時(shí)響應(yīng)采購(gòu)需求或提前制定了采購(gòu)預(yù)判與預(yù)案，可有效進(jìn)行救援活動(dòng)、挽救生命，減少?lài)?guó)家財(cái)產(chǎn)損失。因此，美國(guó)各行政機(jī)構(gòu)可根據(jù)以往不同地區(qū)、不同部門(mén)所遇過(guò)的緊急情況，確定緊急采購(gòu)所需的貨物、服務(wù)或工程，從而制定緊急采購(gòu)預(yù)判與預(yù)案計(jì)劃，明確緊急采購(gòu)各項(xiàng)工作人員的職責(zé)。另外，緊急采購(gòu)項(xiàng)目的供應(yīng)商應(yīng)與其他工作人員，如項(xiàng)目經(jīng)理、物流人員或法律顧問(wèn)在緊急狀態(tài)下可以緊密合作，便能最快達(dá)成共識(shí)，滿(mǎn)足行政機(jī)構(gòu)緊急采購(gòu)需求。

《緊急采購(gòu)指南》建議各行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)制定計(jì)劃時(shí)需考慮以下七項(xiàng)內(nèi)容：第一，緊急情況的類(lèi)型以及緊急情況不同階段相關(guān)的貨物、服務(wù)或工程采購(gòu)需求以及不同階段的響應(yīng)方式（緊急事件最初發(fā)生時(shí)與恢復(fù)階段的響應(yīng)并不相同）；第二，不同緊急情況下的采購(gòu)方式、合同條件以及支付方式；第三，不同緊急情況下需要支援的其他機(jī)構(gòu)，與之簽訂的相關(guān)協(xié)議時(shí)需要明確的角色和責(zé)任；第四，緊急采購(gòu)款項(xiàng)的來(lái)源和審批；第五，緊急采購(gòu)在運(yùn)輸和提供服務(wù)時(shí)可能會(huì)遇到的情況，以及應(yīng)對(duì)這些情況的辦法；第六，行政機(jī)構(gòu)采購(gòu)部門(mén)的管理總則以及對(duì)采購(gòu)官和供應(yīng)商采購(gòu)績(jī)效管理；第七，相關(guān)法律問(wèn)題。

三方面為緊急采購(gòu)人員配置做預(yù)備

在緊急情況發(fā)生之前應(yīng)該預(yù)見(jiàn)人員配置的問(wèn)題，重點(diǎn)是對(duì)緊急采購(gòu)關(guān)鍵崗位人員的培訓(xùn)、訂立合同小組及時(shí)響應(yīng)的能力的提升以及緊急采購(gòu)良好部署等三方面內(nèi)容的預(yù)備。

首先，建議日常工作中各行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)適當(dāng)進(jìn)行一些演練，一方面通過(guò)演練發(fā)現(xiàn)緊急采購(gòu)預(yù)案的不足，從而修改完善預(yù)案內(nèi)容；另一方面，要讓全體采購(gòu)人員熟悉聯(lián)邦以及不同州、縣（教區(qū)／市鎮(zhèn)）公共部門(mén)的緊急采購(gòu)程序，避免出現(xiàn)采購(gòu)無(wú)序的狀況。美國(guó)聯(lián)邦緊急事務(wù)署（Federal Emergency Management Agency，簡(jiǎn)稱(chēng)FEMA）作為一個(gè)獨(dú)立的、直接向總統(tǒng)負(fù)責(zé)的機(jī)構(gòu)，其任務(wù)是在緊急情況下，制定計(jì)劃、恢復(fù)受損場(chǎng)所、減輕災(zāi)害損失或者防止災(zāi)害發(fā)生。其下屬的緊急事態(tài)管理學(xué)院（Emergency Management Institute簡(jiǎn)稱(chēng)，EMI）為所有公民提供了全國(guó)突發(fā)事件管理系統(tǒng)（National Incident Management System，簡(jiǎn)稱(chēng)NIMS）和突發(fā)事件指揮系統(tǒng)（Incident Command System，簡(jiǎn)稱(chēng)ICS）的在線(xiàn)課程。對(duì)所有行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)、采購(gòu)人員提供了緊急采購(gòu)的線(xiàn)下課程。另外，美國(guó)政府為國(guó)防采辦工作人員所組建的大學(xué)——美國(guó)國(guó)防采辦大學(xué)（Defense Acquisition University，簡(jiǎn)稱(chēng)DAU）與國(guó)防部服務(wù)商一起合作，將美國(guó)國(guó)防部緊急采辦合同課程標(biāo)準(zhǔn)化。以確保緊急情況下訓(xùn)練有素的采辦人員能夠及時(shí)準(zhǔn)備采購(gòu)合同。這項(xiàng)課程的主要內(nèi)容包括：采辦任務(wù)支持計(jì)劃、采辦任務(wù)執(zhí)行計(jì)劃、采辦任務(wù)績(jī)效評(píng)估、聯(lián)合應(yīng)急合同、簡(jiǎn)化采辦程序、電子合同等。因此，建議各行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)根據(jù)上述資源進(jìn)行培訓(xùn)和學(xué)習(xí)。

其次，建議負(fù)責(zé)緊急采購(gòu)的部門(mén)應(yīng)預(yù)先成立一個(gè)緊急采購(gòu)合同訂立的小組，以便發(fā)生緊急情況可短時(shí)間部署采購(gòu)工作。另外，行政機(jī)構(gòu)采購(gòu)部門(mén)應(yīng)考慮提前建立基本訂購(gòu)協(xié)議（Basic Odering Agreements簡(jiǎn)稱(chēng)，BOA）或一攬子采購(gòu)協(xié)議（Blanket Purchase Agreements，簡(jiǎn)稱(chēng)，BPA）將預(yù)期發(fā)生的采購(gòu)項(xiàng)目集合在一個(gè)采購(gòu)協(xié)議中，與一家或多家供應(yīng)商簽訂并確定所需采購(gòu)項(xiàng)目、預(yù)計(jì)數(shù)量、價(jià)格折扣等，以便在緊急情況下借助私營(yíng)部門(mén)獲得更多采購(gòu)便利和支持。另外，負(fù)責(zé)緊急采購(gòu)的部門(mén)還應(yīng)考慮與國(guó)防合同管理局（Defence Contract Management Association，簡(jiǎn)稱(chēng)DCMA）或聯(lián)邦總務(wù)管理局(U.S. General Services Administration,簡(jiǎn)稱(chēng)GSA)合作制定緊急采購(gòu)計(jì)劃、評(píng)估供應(yīng)商的能力以及合同管理；與國(guó)防合同審計(jì)署(Defence Contract Audit Agency,簡(jiǎn)稱(chēng)DCAA)合作評(píng)估采購(gòu)項(xiàng)目成本的合理性和合同的審核。

最后，建議緊急采購(gòu)需要活動(dòng)良好部署。美國(guó)首席采購(gòu)官理事會(huì)的工作職責(zé)在于幫助采購(gòu)人員規(guī)劃緊急采購(gòu)事項(xiàng)和解決緊急采購(gòu)出現(xiàn)的情況。理事會(huì)創(chuàng)建了網(wǎng)站為各行政機(jī)構(gòu)提供有關(guān)緊急采購(gòu)政策、程序、最佳實(shí)例、培訓(xùn)資源等信息。不僅如此，該網(wǎng)站還提供了其他網(wǎng)站鏈接，如由衛(wèi)生和公共服務(wù)部和國(guó)土安全部管理的頁(yè)面，其中有關(guān)預(yù)防大型流行性感冒的信息。另外，美國(guó)首席采購(gòu)官理事會(huì)建議簽約采購(gòu)合同時(shí)需要攜帶“工具包”。其中包括但不限于認(rèn)股權(quán)證、筆記本電腦（具有無(wú)線(xiàn)功能和太陽(yáng)能充電器）、帶充電器的手機(jī)或衛(wèi)星電話(huà)、美國(guó)政府公務(wù)卡（包括：政府采購(gòu)卡和政府旅行卡）、便利支票（編者注：便利支票用于支付不接受政府采購(gòu)卡和信用卡的供應(yīng)商。僅在無(wú)法使用“快速通道”時(shí)才應(yīng)使用它們。便利支票只能用于購(gòu)買(mǎi)金額不超過(guò)2500美元的商品，并且如果單筆交易或每月信用額度都被超出，將被拒絕使用。）、空白合同表格、無(wú)線(xiàn)通訊設(shè)備、基本辦公用品、工作徽章以及其他政府簽發(fā)的身份證件、重要聯(lián)系電話(huà)清單、受災(zāi)地區(qū)以及周邊的地圖、被授權(quán)的閃存移動(dòng)存儲(chǔ)器、廣域網(wǎng)訪(fǎng)問(wèn)連接服務(wù)器、光盤(pán)、《緊急采購(gòu)指南》電子副本。另外國(guó)防部編制了一份應(yīng)急合同手冊(cè)《應(yīng)急合同：21世紀(jì)聯(lián)合手冊(cè)》其中包含了采購(gòu)合同官所需的實(shí)用信息。美國(guó)首席采購(gòu)官理事會(huì)認(rèn)為，盡管該手冊(cè)的內(nèi)容適用于國(guó)防部采購(gòu)工作，但是有關(guān)“應(yīng)急采購(gòu)資金和采購(gòu)流程”“合同授予與管理”等內(nèi)容可能對(duì)所有從事緊急采購(gòu)的工作人員所有幫助，建議相關(guān)從業(yè)人員閱讀、學(xué)習(xí)。

運(yùn)用緊急采購(gòu)靈活性的前提是做好內(nèi)控工作

行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)在必要時(shí)要審查所在機(jī)構(gòu)的采購(gòu)制度，確保應(yīng)對(duì)緊急采購(gòu)程序和緊急采購(gòu)過(guò)程會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題。采購(gòu)部門(mén)負(fù)責(zé)人應(yīng)提前做好準(zhǔn)備工作，以便可以迅速了解緊急采購(gòu)限額門(mén)檻可以調(diào)高的限度。首席采購(gòu)官應(yīng)熟悉各類(lèi)采購(gòu)適用的門(mén)檻以及緊急采購(gòu)靈活性權(quán)利。此外，遇到緊急情況，行政機(jī)構(gòu)采購(gòu)部門(mén)可優(yōu)先處理以下事項(xiàng)。

第一，加快認(rèn)證流程。行政機(jī)構(gòu)可為采購(gòu)合同官員開(kāi)辟認(rèn)證事項(xiàng)“綠色通道”。（編者注：美國(guó)實(shí)行的是聯(lián)邦承包合同制度。即，行政機(jī)構(gòu)授權(quán)任命的“采購(gòu)合同官員”進(jìn)行采購(gòu)合同工的簽訂。行政機(jī)構(gòu)對(duì)采購(gòu)合同官員的授權(quán)范圍和界限有明確規(guī)定，并向所有的供應(yīng)商明示。）對(duì)于這些采購(gòu)合同官員，美國(guó)建立了“聯(lián)邦承包采購(gòu)認(rèn)證計(jì)劃”（The Federal Acquisition Certification in Contracting，簡(jiǎn)稱(chēng)FAC-C）該計(jì)劃的目的是對(duì)從事合同訂立的官員進(jìn)行崗位教育、培訓(xùn)。FAC-C適用于除國(guó)防部之外的所有行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)。FAC-C包含三級(jí)認(rèn)證。擁有FAC-C認(rèn)證是采購(gòu)合同官員被公認(rèn)為可以履行合同訂立的職能基本要求之一。盡管FAC-C的培訓(xùn)要求與美國(guó)國(guó)防采辦隊(duì)伍改進(jìn)法DAWIA認(rèn)證的培訓(xùn)要求相近，但并不完全相同。特別值得注意的是，擁有DAWIA認(rèn)證的采購(gòu)官員被視為等同于擁有同一認(rèn)證級(jí)別的FAC-C認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)，但是擁有FAC-C的認(rèn)證資格證書(shū)的采購(gòu)員并不視同于同一級(jí)別的DAWIA認(rèn)證標(biāo)準(zhǔn)。

第二，靈活運(yùn)行政府采購(gòu)卡的限額規(guī)定。行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)應(yīng)當(dāng)對(duì)緊急采購(gòu)時(shí)政府采購(gòu)卡額度使用的靈活性提前有相應(yīng)的政策規(guī)定。（編者注：美國(guó)聯(lián)邦政府為采購(gòu)官員提供了政府采購(gòu)卡從事小額采購(gòu)活動(dòng)。只用于“政府采購(gòu)卡購(gòu)物清單”所列項(xiàng)目，且采購(gòu)金額不超過(guò)2500美元。）政府采購(gòu)卡計(jì)劃的負(fù)責(zé)人，有義務(wù)對(duì)持有政府采購(gòu)卡的采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)人員培訓(xùn)，交易限制、采購(gòu)特殊情況報(bào)告等內(nèi)容，以便在緊急情況下對(duì)于小額采購(gòu)限額以上的情況作出靈活性安排，如適當(dāng)提高每天或每月的采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)。（編者注：一般而言，美國(guó)政府采購(gòu)卡是專(zhuān)人使用；采購(gòu)信息聯(lián)網(wǎng)，財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)及時(shí)匯總，審計(jì)部門(mén)可隨時(shí)抽查；采購(gòu)限額控制在單次不超過(guò)2500美元，每天不超過(guò)5000美元，每月不超過(guò)50000美元；定點(diǎn)采購(gòu)不能隨便到定點(diǎn)范圍之外刷卡。）采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提醒采購(gòu)卡持有者，每月單次的采購(gòu)限額不會(huì)因?yàn)榫o急情況提高了每天或每月的采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)而自動(dòng)增加。

第三，應(yīng)對(duì)緊急情況的合同問(wèn)題，采購(gòu)部門(mén)應(yīng)提前做好準(zhǔn)備。

首先是合同審查。檢查當(dāng)前的采購(gòu)合同審查程序，以確定如何應(yīng)對(duì)緊急情況下快速應(yīng)對(duì)合同審查程序；建立緊急采購(gòu)合同審查靈活性和提高采購(gòu)限額標(biāo)準(zhǔn)有關(guān)的業(yè)務(wù)許可要求；了解緊急采購(gòu)合同審查關(guān)鍵崗位的人員以及在緊急情況下如何與他們聯(lián)系。如，發(fā)生緊急情況，首席采購(gòu)官必須知道聯(lián)系哪位律師、合同簽訂官是誰(shuí)以及如何聯(lián)系他們。

其次是合同文本。針對(duì)緊急采購(gòu)合同文本，采購(gòu)部門(mén)在需要緊急響應(yīng)或部署之前應(yīng)制定好緊急采購(gòu)合同文本。緊急采購(gòu)合同文本有助于當(dāng)前的合同管理，并可為將來(lái)的緊急決策提供有用的見(jiàn)解。緊急采購(gòu)合同文本應(yīng)包含緊急情況下所需的所有必要表格和信息。這將既確保緊急采購(gòu)文件規(guī)格和一般采購(gòu)文件規(guī)格保持同樣的規(guī)范，又為合同訂立人員提供快速參考。在緊急環(huán)境中，正確的合同文本是必需且不容忽視的重要元素。

最后是因地制宜。采購(gòu)執(zhí)行部門(mén)還應(yīng)考慮將緊急救濟(jì)和重建工作移交給發(fā)生緊急情況的當(dāng)?shù)毓荆切姓C(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)人以書(shū)面形式提出反對(duì)意見(jiàn)。

預(yù)先準(zhǔn)備緊急采購(gòu)合同終止條件

行政機(jī)構(gòu)的采購(gòu)部門(mén)應(yīng)預(yù)先準(zhǔn)備好在緊急采購(gòu)中的合同終止條件。不論采購(gòu)合同官還是采購(gòu)合同技術(shù)代表是否能在現(xiàn)場(chǎng)審核。在緊急情況下，由于相關(guān)人員配置問(wèn)題可能會(huì)引起緊急采購(gòu)合同履行或賠償金方面出現(xiàn)問(wèn)題，因此采購(gòu)部門(mén)有必要提前對(duì)緊急情況下的采購(gòu)合同終止條款或意外賠償條款作出明確規(guī)定。這樣可以快速終止采購(gòu)程序減少合同終止所帶來(lái)的經(jīng)濟(jì)負(fù)擔(dān)。在某些合同中，可以制定合同快速終止條款，這些條款比一般的合同終止條款的條件更簡(jiǎn)單。

（編譯/昝妍）

本報(bào)擁有此文版權(quán)，若需轉(zhuǎn)載或復(fù)制，請(qǐng)注明來(lái)源于中國(guó)政府采購(gòu)報(bào)，標(biāo)注作者，并保持文章的完整性。否則，將追究法律責(zé)任。