聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（九）

聯(lián)合國《采購指南》6.1修訂版（九）

4 采購策略、計劃和需求定義

4.1 采購策略

制定采購策略是成功獲得貨物、服務(wù)和工程的關(guān)鍵要素，也是及時實施項目或業(yè)務(wù)所必需的。制定采購策略需要了解需求的性質(zhì)、承包商的能力、操作環(huán)境的復(fù)雜性、涉及的風(fēng)險和聯(lián)合國項目事務(wù)署資源的可用容量。這一切都需要進(jìn)行專業(yè)判斷，必須了解這些因素，才能有效實現(xiàn)采購過程。

聯(lián)合國項目事務(wù)署的中心部門或樞紐部門一年內(nèi)采購項目的金額估計超過5000萬美元， 這些采購項目應(yīng)在當(dāng)年的第一季度內(nèi)編寫一份采購戰(zhàn)略文件，由相應(yīng)的國家總干事或中心總干事批準(zhǔn)，并與采購小組和綜合實踐建議和支持(IPAS)部門分享，以供參考。本要求自2020年起生效。

采購規(guī)劃是根據(jù)已確定的采購策略，安排已確定的采購活動的過程。因此，采購策略的制定和采購規(guī)劃是密切相關(guān)的。

4.2 采購規(guī)劃

針對單個采購活動的采購規(guī)劃包括根據(jù)已確定的招標(biāo)方法、合同類型和競爭類型，為執(zhí)行采購過程的每個步驟設(shè)置所需的時間表。

采購規(guī)劃的優(yōu)勢在于: 更好的需求定義，增加收到極具優(yōu)勢報價的可能性，從而促進(jìn)評估過程，采購滿足客戶需求的合適產(chǎn)品，使合同管理變得更輕松;改進(jìn)采購，確保適當(dāng)合格的供應(yīng)商和足夠數(shù)量的供應(yīng)商，促進(jìn)供應(yīng)商競爭，并可能以更低的價格提供更有力的報價;減少最后環(huán)節(jié)的資源浪費;早期識別和管理風(fēng)險;減少由于提前執(zhí)行和主動執(zhí)行若干采購任務(wù)而造成的延誤和提前交貨時間;更好地規(guī)劃和監(jiān)控采購活動;確定需要采取較高比例采購行動的時期。這些信息對于規(guī)劃和分配工作很有用；對采購貨物和設(shè)備的物流方面和因素的早期考慮;有系統(tǒng)地將可持續(xù)性考慮納入采購活動，并確定最有效的可持續(xù)性干預(yù)措施的優(yōu)先次序，包括總擁有成本辦法的適用。

此外，當(dāng)對一個以上的采購活動(在項目、業(yè)務(wù)單位和公司的不同層次)合并采購規(guī)劃時，就可以采取其他戰(zhàn)略行動，以實現(xiàn)規(guī)模經(jīng)濟(jì)并減少交易費用，例如: 將各種采購活動合并為單一投標(biāo); 建立供應(yīng)商資格預(yù)審名單、一攬子采購協(xié)議(BPA)或長期協(xié)議(LTA); 與其他業(yè)務(wù)單位或聯(lián)合國組織開展聯(lián)合采購活動。

采購規(guī)劃是聯(lián)合國項目事務(wù)署所有業(yè)務(wù)單位進(jìn)行價值超過50000美元的采購活動的一項強(qiáng)制性要求，但也構(gòu)成關(guān)于任何采購的良好做法。

聯(lián)合國項目事務(wù)署的采購規(guī)劃包括四個層次的規(guī)劃:項目級;業(yè)務(wù)單元級;總部/區(qū)域級;公司級。

采購規(guī)劃的四個層次是緊密相連的。在項目一級對單個采購活動的規(guī)劃產(chǎn)生業(yè)務(wù)單位一級所需的信息，而業(yè)務(wù)單位一級又將產(chǎn)生總部/區(qū)域一級和公司一級的信息。

1)項目級

采購活動的規(guī)劃項目級采購規(guī)劃必須在正式接觸前的承諾階段開始，以便在與合作伙伴的項目協(xié)議中包括采購計劃分析產(chǎn)生的任何具體要求(例如:供應(yīng)商的預(yù)選擇，需要偏離聯(lián)合國項目事務(wù)署標(biāo)準(zhǔn)采購程序的特殊情況，比如縮短招標(biāo)期或申請使用緊急采購程序等)。

單個采購活動一級的采購規(guī)劃是一個評估需求、確定采購活動結(jié)果、確定預(yù)定結(jié)果時間表和策略的過程，同時考慮到最低招標(biāo)期的要求和進(jìn)行評估、審查所需的時間以及裁定程序。

采購活動的規(guī)劃需要及早考慮預(yù)期的結(jié)果，并為采購過程的每一步確定一種方法，以便及時和具有成本效益地實現(xiàn)所需的結(jié)果。采購過程的早期規(guī)劃有助于確保每一個必要的步驟都能產(chǎn)生預(yù)期的結(jié)果。它還將允許有足夠的時間按照這一政策執(zhí)行采購進(jìn)程的每一步。

2)業(yè)務(wù)單元級

業(yè)務(wù)單位一級是指聯(lián)合國項目事務(wù)署業(yè)務(wù)中心(OH)、運營中心(OC)、項目中心(PC)、集群和總部業(yè)務(wù)單位進(jìn)行的采購規(guī)劃。

各業(yè)務(wù)中心/運營中心(OH/OC)總干事、項目中心(PC)經(jīng)理、集群經(jīng)理或總部業(yè)務(wù)部門負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)分析本部門項目的采購需求，提出采購計劃，確定采購需求，提出采購方法，并規(guī)定本部門的采購時間。

業(yè)務(wù)單位一級的采購規(guī)劃應(yīng)通過合并不同項目的需求而節(jié)省項目和行政費用。這一級別的具體策略可能包括制定一攬子采購協(xié)議(BPA)和地方長期協(xié)議(LTA)。

業(yè)務(wù)部門級采購規(guī)劃將為區(qū)域和總部采購計劃生成信息。

3)總部/區(qū)域級

這一級別是指對總部不同業(yè)務(wù)部門的采購規(guī)劃以及一個區(qū)域內(nèi)的OH/OC/PC/集群的整合。

各總部總干事和區(qū)域總干事負(fù)責(zé)提供有關(guān)其業(yè)務(wù)部門的所需信息。這一級別的具體策略可包括建立區(qū)域長期協(xié)議(LTA)。

總部/區(qū)域采購規(guī)劃的結(jié)果將生成公司采購計劃所需的信息。

4)公司級

聯(lián)合國項目事務(wù)署的公司采購規(guī)劃是對一個組織在規(guī)定期間內(nèi)未來采購需求的總體預(yù)測。

為了加強(qiáng)聯(lián)合國項目事務(wù)署的總體采購能力，實現(xiàn)聯(lián)合國項目事務(wù)署提供有效業(yè)務(wù)管理服務(wù)的目標(biāo)，聯(lián)合國項目事務(wù)署采用年度或更短時間的采購計劃，即六個月的采購計劃。

通過公司采購規(guī)劃，可以特別關(guān)注每個業(yè)務(wù)單位將需要的公司服務(wù)的具體支持，從而能夠引入創(chuàng)新的采購支持服務(wù)，如果只給予很短的提前期做出反應(yīng)，這些服務(wù)本來幾乎是不可能的。

采購組(PG)負(fù)責(zé)公司采購計劃流程，并向業(yè)務(wù)部門發(fā)出適當(dāng)?shù)闹甘尽４送?，采購組將通過建立一個由業(yè)務(wù)部門填寫和提交的采購計劃模板，啟動和促進(jìn)公司采購計劃。所要求的信息應(yīng)從總部的地區(qū)辦事處及其業(yè)務(wù)單位收集。

采購計劃總是基于對今后6至12個月將要進(jìn)行的采購活動的估計。有些采購需求無法預(yù)料，計劃有時可能并不完全準(zhǔn)確。盡管如此，業(yè)務(wù)部門仍應(yīng)根據(jù)報告時的可用信息提供最佳估計。采購組干事應(yīng)負(fù)責(zé)編制聯(lián)合國項目事務(wù)署年度或半年采購計劃，分析所提供的數(shù)據(jù)，并采取適當(dāng)行動。公司層面的具體策略可能包括:為聯(lián)合國UN Web Buy Plus網(wǎng)建立全球長期協(xié)定和電子目錄;確定選定采購類別的具體辦法，例如:保健/醫(yī)療、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)貨物和服務(wù);確定采購培訓(xùn)需求和戰(zhàn)略。采購規(guī)劃是一種持續(xù)的做法，因此應(yīng)不斷更新計劃，如果有重大變化，應(yīng)通知采購組。為了向供應(yīng)商界通報即將進(jìn)行的采購要求并維護(hù)基本采購原則，聯(lián)合國項目事務(wù)署的企業(yè)采購計劃應(yīng)上傳至聯(lián)合國項目事務(wù)署網(wǎng)站。

（未完待續(xù)，本文由財政部國庫司翻譯整理）

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