編好采購文件這部“劇本”需要三步走

編好采購文件這部“劇本”需要三步走

■ 楊曉莉

作為政府采購交易的要約邀請文件，政府采購文件是在采購過程中對供應(yīng)商響應(yīng)文件進行評審的重要依據(jù)，采購交易達成后即成為采購雙方當事人權(quán)利義務(wù)履行的憑證。因此，編制政府采購文件是政府采購活動中的重要環(huán)節(jié)。如果把采購活動比喻成一部戲劇的話，采購文件就是劇本，是決定一部劇是否精彩的關(guān)鍵要素。具體到如何編制政府采購文件，筆者認為可以分為三個階段：準備階段、編制階段、復核階段。

準備階段

在正式編制采購文件之前要進行充分準備，大體分為三步：一是確認。代理機構(gòu)在接受采購任務(wù)后，需對采購委托的要素進一步確認，以保證委托的有效性。如，確定采購預(yù)算、采購內(nèi)容、采購方式和采購前的報批文件是否一致。二是計劃。代理機構(gòu)對采購各階段依法規(guī)劃，對采購流程所需時間進行充分考量，再編制采購計劃，因為科學合理的采購計劃是后續(xù)采購活動順利進行的重要保證。三是磨合需求。編制一份合格的采購文件必須建立在科學細化的采購需求基礎(chǔ)之上。

筆者在實際工作中發(fā)現(xiàn)，采購人提交的需求經(jīng)常存在以下三個問題：需求籠統(tǒng)，不明確；需求苛刻，不現(xiàn)實；需求具有指向性，不公正。如，某項目采購標的是一批貨物，但采購需求文件提供的只有貨物數(shù)量而沒有具體的規(guī)格參數(shù)。又如，某項目需求中的服務(wù)條款過于苛刻，遠遠超過實際需要。再如，某項目采購人提供的貨物技術(shù)參數(shù)只有國內(nèi)一兩家知名品牌能夠滿足，具有明顯的指向性。

因此，在審核采購需求時，筆者認為需要注意以下幾個要點：看需求是否具有科學性，避免過于寬泛，導致滿足需求的供應(yīng)商數(shù)量過多，無法篩選出真正符合采購人需求的供應(yīng)商；看需求是否具有競爭性，避免技術(shù)參數(shù)過于苛刻，導致競爭不充分而產(chǎn)生采購失敗的情形；看需求是否具有排他性，避免通過指定品牌型號、指定特定專利等方式來指向特定供應(yīng)商的情況，不然，容易引起質(zhì)疑。

編制階段

編制采購文件階段首先需抓住要點，搭好框架。筆者認為，關(guān)鍵要點主要有：一看潛在供應(yīng)商的資格條件是否合理。供應(yīng)商資格條件的科學設(shè)置關(guān)系到政府采購參與度以及政府采購的公正公平，因此，要依法依規(guī)科學設(shè)置。二看是否執(zhí)行政府采購政策。政府采購作為財政支出管理的重要措施，承擔著宏觀調(diào)控和配置資源的作用，而具體到每個政府采購活動，都應(yīng)當保證政府采購政策的貫徹落實。三看采購評分細則是否明晰可量化。采購評分細則是遴選供應(yīng)商、達成采購目標的重要抓手，故評分細則要明晰、可量化。四看采購程序所要求的時間節(jié)點是否合法。五看合同所選取的文本是否正確，合同條款是否和采購需求一致等。

復核階段

一份需求明確、評審依據(jù)明晰、程序指引完備的采購文件可以稱得上是合格的采購文件了，但合格的采購文件只有經(jīng)過反復打磨才能成為優(yōu)秀的采購文件。

對于如何進行復核，筆者認為，應(yīng)當查看文件的完整性，看看邏輯是否清晰。如，在描述采購需求時，采購文件通常應(yīng)完整描述采購背景，提出采購標的的具體技術(shù)參數(shù)，服務(wù)要求以及其他需提醒潛在供應(yīng)商注意的事項。采購文件內(nèi)容完整、邏輯清晰，才會大大降低供應(yīng)商制作響應(yīng)文件的難度，也會降低供應(yīng)商因一些疏忽而造成應(yīng)答失敗的概率。

另外，還要重點查看文字表述是否簡練準確、有無錯別字。如，非招標方式采購不應(yīng)有這樣的表述：招標人、招標時間、中標人。同時，內(nèi)容是否前后一致也很重要。如，采購文件需求部分與合同部分對同一內(nèi)容要求不一致，或是評分細則與技術(shù)參數(shù)不對應(yīng)等情況，這類問題應(yīng)當避免。

通過日常的采購工作，筆者對采購文件的重要性感受頗深，對于如何編制一份合格的采購文件有些心得，但距離編制出優(yōu)秀的采購文件仍有很大差距，因此，把一些淺顯的想法進行以上總結(jié)，以期拋磚引玉，獲取更多啟發(fā)，不斷提高編制采購文件的水平，從而提升政府采購工作能力。

（作者單位：全國人大機關(guān)采購中心）

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