“四步法”做內控助力高校防范化解采購風險

【內控管理面面觀】

“四步法”做內控助力高校防范化解采購風險

■ 唐大鵬 王伯倫

2022年7月再次公開征求意見的《中華人民共和國政府采購法（修訂草案征求意見稿）》（以下簡稱《征求意見稿》）提出，“采購人應當建立健全政府采購的內部控制制度，明確工作程序和崗位職責，強化監督制約機制”，對高校進一步完善采購內部控制制度，防范化解政策風險、決策風險、管理風險以及廉潔風險提出了更高要求。高校應當將政策目標細化為內部具體制度文本，通過設計流程和表單，將政策目標和決策精神固化為采購執行的合規要求。同時，加強采購風險的源頭治理，完善采購決策的內部運行和制衡機制。高校還應當完善內部監督和信息公開制度并加強執行，并通過數智化信息平臺加強實時監控，強化全覆蓋、全方位、全過程的監督合力。

政策風險   制度文本細化采購政策目標

高校應當通過收集、解構采購政策，將政策目標細化為內部具體制度文本，推動經濟社會可持續發展目標的實現。在政策收集階段，應當指定采購部門全面收集政府采購政策相關要求，如《征求意見稿》提出的維護國家安全、支持科技創新、促進中小企業發展、支持綠色發展、扶持不發達地區和少數民族地區、維護弱勢群體利益等，以及財政部發布的支持殘疾人就業、綠色發展、脫貧攻堅、中小企業發展、鄉村產業振興等具體文件。

在政策解構階段，應當根據政策表達的涵義，將政府采購政策目標逐條解構為具體的采購需求標準、預留采購份額、評審優惠、訂購首購等，結合高校實際情況深入研討并進一步細化為優先采購和強制采購的分類事項標準，形成政策性和可操作性兼顧的采購制度文本。

 決策風險   職責明晰完善采購決策機制

高校應當加強采購風險的源頭治理，通過明晰申請、審核、審批的崗位職責，完善采購決策的內部運行和制衡機制。在申請階段，采購申請部門經辦人應當根據項目績效目標，科學合理地確定擬采購的標的及其需要滿足的技術、商務和其他要求，認真填寫采購需求申請表單并提供完整附件。采購項目負責人和申請部門負責人應當嚴格審核采購需求，確保其符合本部門職責、采購項目特點和實際需要。由于政府采購項目金額較大，采購申請部門還可以組織內部集體討論，將會議紀要作為部門審核意見提交。在審核階段，業務歸口管理部門、采購部門和財務部門等應當強化歸口審核職責，根據相關政策法規、高校發展規劃和財務狀況、部門資產配置和采購績效完成情況等，對采購需求的合規性、完整性、明確性、可評判性、可驗證性等進行審核，設計程序時還應當確保財務部門后置審核把好“出口關”。對于復雜項目，高校可以同規劃、法律等部門進行會審；對于專業性強的項目，還可以由采購部門遴選專業機構，經決策機構同意后由專業機構進行評審，會審記錄和專業機構評審意見應當隨審核部門的審核意見一并提交。在審批階段，除了建立健全決策和會議制度并嚴格執行外，還應當結合歷史采購數據和采購項目特點，實施清單化、精準化授權放權，由黨委常委會審定金額較大、社會關注度較高的政府采購項目，其他項目可以由校長辦公會審定。此外，高校還可以成立采購委員會等專業委員會，向領導班子提供專業意見。

 管理風險   流程表單加強采購執行合規

高校應當基于上位政策法規和內部制度文本，通過設計流程和表單，將政策目標和決策精神固化為采購執行的合規要求。在流程設計方面，首先，分事行權。將采購法相關法規及學校內部規定中采購相關法定事項的歸屬環節轉化為關鍵控制點，采用事前預算控制、事中運營控制、事后考核控制的方式進行管理風險防控。其次，分崗設權。根據高校的組織架構和部門職責，把采購流程中關鍵控制任務落實到各職能部門和決策機構。再其次，分級授權。根據采購數據，結合管理偏好和風險承擔程度，自上而下地設定授權審批的金額標準或比例標準，以會計控制和財產保護控制的方式落實，并將分事行權、分崗設權、分級授權串聯在一起，形成明晰的權力邊界和規范的業務流程。最后，將建立的采購流程繪制為標準流程圖并進行流程信息內部公開，最大程度降低信息不對稱。在表單設計方面，應當根據制度文本和流程設計采購相關表單，并至少包含三部分：第一部分是根據制度文本中的事項標準，設列的申請事項信息區，例如為了落實政府采購的政策目標，應當將其作為項目績效目標、預算編制、需求確定、采購方式和競爭范圍選擇、項目評審、合同履約管理等相關表單中的必填選項。第二部分是根據制度文本中的要件標準，設列的附件信息區，例如在選擇供應商時，應當將供應商資質信息和其符合的采購政策的品目清單或標準規范一并附上。第三部分是根據崗位職責權限和業務流程設列的審批意見信息區，例如按照由上到下的順序，分別為采購申請部門、歸口管理部門、采購部門、財務部門、采購委員會、校長辦公會、黨委常委會、教育部門、財政部門；部門內部按照由左至右的順序，分別為審核崗、復核崗、負責人。

 廉潔風險  信息平臺強化采購監督合力

高校應當完善內部監督和信息公開制度并加強執行，并通過數智化信息平臺加強實時監控，強化全覆蓋、全方位、全過程的監督合力。首先，完善全覆蓋的采購內部監督制度，包括對采購相關部門和崗位的職責權限、采購活動的決策和執行程序等制度設計的監督，以及對政府采購制度及政策落實、履約守信、采購人員專業勝任能力及培訓考核等制度執行的監督。其次，建立全方位政府采購信息內外部公開制度，包括在指定媒體上向社會公開發布采購意向、采購公告、采購文件、采購結果和監督處罰信息等，以及在內部公開采購績效、違法違規情況等。最后，加快采購信息化進程并構建數智化信息平臺。第一，盡可能利用數據電文形式和電子信息網絡開展政府采購活動，推動交易流程、公共服務、監督管理的透明化和規范化。第二，應當梳理和規范采購信息系統的審批流程及各層級人員權限設置，將采購法相關法規及學校內部規定的業務標準和控制措施等嵌入采購信息系統，確保系統自動識別并終止超越權限、逾越程序和審核材料不健全等違規行為。第三，在打通采購信息系統與項目管理、預算管理、財務收支等系統的基礎上，建立連接教育部門、財政部門以及人大、紀檢監察部門、審計部門等的數據共享信息平臺。第四，信息化條件較好的高校，還應當探索運用大數據、云計算、人工智能等技術，通過機器學習勾畫內部用戶和供應商等利益相關者的廉潔風險畫像，實現廉潔風險的實時監測、自動預警、監督評價等在線監管功能。

（作者單位：東北財經大學會計學院、遼寧對外經貿學院會計學院）

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