聯(lián)合國如何開展合同監(jiān)督與管理

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聯(lián)合國如何開展合同監(jiān)督與管理

聯(lián)合國主要從合同履行前的會議、績效監(jiān)督、檢驗(yàn)程序、差異分析四個方面開展合同監(jiān)督與管理。

——合同履行前的會議。

聯(lián)合國認(rèn)為，在履行大型或復(fù)雜合同之前，采購干事和申購人應(yīng)與供應(yīng)商團(tuán)隊(duì)召開會議，討論各自對合同的理解并達(dá)成一致，同時應(yīng)審查一系列主題，以便聯(lián)合國組織和供應(yīng)商充分理解合同條款及關(guān)鍵要素。此外，雙方應(yīng)指定一名人員，在合同履行期間擔(dān)任組織的官方發(fā)言人。項(xiàng)目計(jì)劃應(yīng)在雙方的參與下進(jìn)行更新，以反映合同的實(shí)際生效日期、可交付成果以及自計(jì)劃以來可能發(fā)生的任何變化。而對于簡單的服務(wù)或貨物采購，聯(lián)合國表示，電話或電子郵件聯(lián)系通常足以開展采購活動，如有需要可以輔以定期催貨的手段。

——績效監(jiān)督。

一旦授予合同，采購干事或申購人將監(jiān)督績效，通過收集信息衡量合同完成的實(shí)際情況，確保在衡量績效時這些信息可以派上用場。

對于非關(guān)鍵的小型且簡單的合同，偶爾進(jìn)行電話溝通就能幫助采購干事確定項(xiàng)目是否在按計(jì)劃進(jìn)行。對于大型且復(fù)雜的合同，采購干事可能要求提交大量報(bào)告、定期舉行考查進(jìn)度的會議、正式測試以及技術(shù)審查等。

收集信息關(guān)鍵看以下四點(diǎn)：一是成本；二是進(jìn)度；三是是否遵守產(chǎn)品技術(shù)規(guī)格、服務(wù)任務(wù)書、工程聲明（質(zhì)量保證和控制）；四是是否遵守合同條款、績效管理等。在某些情況下，擬定的供應(yīng)商質(zhì)量保證計(jì)劃也可用作監(jiān)督供應(yīng)商績效的依據(jù)。

目前，監(jiān)督形式主要分為直接監(jiān)督和間接監(jiān)督。直接監(jiān)督是指監(jiān)督個人體力勞動工作。采購干事或現(xiàn)場代表在工作現(xiàn)場監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)展情況。例如，工程項(xiàng)目就易于進(jìn)行直接監(jiān)督。檢查員前往現(xiàn)場檢查工作，將檢查結(jié)果與施工規(guī)范進(jìn)行比較，并參照進(jìn)度表確定項(xiàng)目進(jìn)度。

如果項(xiàng)目過于復(fù)雜，僅靠實(shí)際檢查無法提供足夠的信息來衡量時，采購干事或現(xiàn)場代表的直接監(jiān)督作用是十分有限的。此時，聯(lián)合國建議，采用間接監(jiān)督來補(bǔ)充或代替直接監(jiān)督。

間接監(jiān)督是指測試諸多觀察者進(jìn)行的進(jìn)度報(bào)告、技術(shù)審查等結(jié)果。當(dāng)直接監(jiān)督提供的信息不充分或不明確時，適合進(jìn)行間接監(jiān)督。

——檢驗(yàn)程序。

檢驗(yàn)包括檢查、測試產(chǎn)品或服務(wù)，確保其符合合同要求。當(dāng)涉及貨物數(shù)量時，檢驗(yàn)也意味著核實(shí)已交付的貨物數(shù)量是否正確。部分聯(lián)合國組織可能與檢驗(yàn)代理機(jī)構(gòu)有長期協(xié)議或一次性合同，或派內(nèi)部專家進(jìn)行工廠探訪、檢驗(yàn)。

通常有以下三種檢驗(yàn)方法：一是感官和尺寸檢查；二是物理性能檢查；三是破壞性試驗(yàn)。具體來看，感官和尺寸檢查是由檢查員用自己的眼睛、耳朵和其他感官進(jìn)行的檢查，具有大量的個人判斷。例如，對于市場上可買到的自動卷筆刀，檢查表面是否有缺陷、是否有噪音、是否有零件錯位等。聯(lián)合國組織通常使用感官和尺寸檢查來進(jìn)行檢驗(yàn)，核實(shí)交付的產(chǎn)品類型和種類是否正確，是否符合合同規(guī)定的規(guī)格，包裝、標(biāo)記和標(biāo)簽是否符合要求，是否有任何損壞的跡象（如凹痕或撕裂）等。

物理性能檢查要求提供實(shí)際性能數(shù)據(jù)，并與合同要求的物理性能進(jìn)行比較。例如，在公共汽車服務(wù)合同中，在特定公共汽車站等候，判斷公共汽車是否準(zhǔn)時到達(dá)，從而檢查是否符合規(guī)定時間表內(nèi)的性能測試。勞動密集型服務(wù)的物理性能測試通常按照隨機(jī)樣本進(jìn)行。

破壞性試驗(yàn)要求最終產(chǎn)品滿足一定的可靠性標(biāo)準(zhǔn)。例如，加熱產(chǎn)品直至其燃燒，測試最終產(chǎn)品的防火特性；在新刷的涂層上刮擦，檢查油漆供應(yīng)商刷的涂層數(shù)量。

——差異分析。

差異分析將實(shí)際績效與目標(biāo)績效進(jìn)行比較，確定兩者是否存在差異。采購干事一旦發(fā)現(xiàn)實(shí)際績效和目標(biāo)績效之間存在差異時，應(yīng)確定差異是否顯著、存在差異的原因、是一次性失敗還是持續(xù)性問題、哪種糾正措施最有效。聯(lián)合國認(rèn)為，應(yīng)及時進(jìn)行差異分析，尤其是通過報(bào)告獲得信息的情況。

當(dāng)采購干事或申購人發(fā)現(xiàn)實(shí)際績效和目標(biāo)績效之間存在重大差異時，應(yīng)盡可能采取糾正措施。他們應(yīng)找出問題的原因，并確定解決方案。該方案不僅要消除問題，防止未來產(chǎn)生困難，而且要糾正已造成的影響。如果無法糾正影響，則雙方可能需要就合同的變更進(jìn)行談判，并在適當(dāng)?shù)那闆r下對受害方進(jìn)行賠償。

在糾正過程中，采購干事或申購人應(yīng)確定糾正措施是否已經(jīng)或正在產(chǎn)生預(yù)期效果。如果沒有，則需采取進(jìn)一步措施。在糾正措施和跟進(jìn)的整個過程中，各方須互通信息。當(dāng)事情未按計(jì)劃進(jìn)行時，雙方之間的有效溝通對于避免誤解和爭議至關(guān)重要。采取糾正措施的一方，必須盡一切努力讓另一方知曉其已意識到問題并正在認(rèn)真解決問題。

（編譯/張舒慧）

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