探討行政事業單位家具采購優化策略

【探討與爭鳴】

探討行政事業單位家具采購優化策略

■ 蔡宗佐 葉明佳 許幗欣

近年來，隨著政府采購制度改革向縱深發展，國家與地方陸續出臺一系列針對行政事業單位家具配置的指導文件，有力推動采購標準化、規范化。作為政府集中采購目錄貨物品目之一，家具采購始終占據重要地位。數據顯示，2024年，全國家具采購規模達184.36億元，較2023年略有下降，但依舊保持較高的采購規模。然而，行政事業單位作為家具采購的重要主體之一，其采購需求呈現規模大、種類多、標準不一的特點。在此背景下，如何優化家具采購策略，提高采購效率和質量，成為各級行政事業單位面臨的重要課題。本文以深圳市2021年至2024年行政事業單位家具采購項目為研究對象，深入分析行業現狀、政策導向、市場競爭情況，并針對采購過程中存在的問題，提出解決方法和優化策略，以期為相關部門提供有益參考。

政策及市場概況

從國家機關事務管理局制定《中央行政事業單位通用辦公家具規格和性能指南》到廣東省財政廳印發《政府采購家具項目需求編制指南（試行）》，再到深圳市財政局出臺《學校家具政府采購需求編制指南（試行）》，一系列政策的深入推行與落地實施，不僅細化了家具采購需求制定流程和技術要求等，而且推動了政府采購家具需求標準化體系建設。

據統計，2021年至2024年，深圳市行政事業單位家具采購項目呈現平穩上升趨勢，年均增幅超10%。根據采購使用主體不同，家具采購分為辦公家具、學校家具、實驗室家具、醫院家具等類別。從細分領域的項目數量情況來看，學校家具、醫院家具占據主導地位，合計占比超82%。這一數據從側面反映出，近年來深圳市在教育和醫療領域持續加大投入力度，以助力教育事業實現優質發展、醫療體系不斷完善。

深圳市行政事業單位家具采購項目吸引了眾多供應商踴躍參與，市場競爭較為激烈。數據顯示，2021至2024年，每宗家具采購項目均有10家以上供應商參與投標。從中標結果來看，中標排名前十的供應商均為中小企業。由此可見，在國家政策的有力引導和支持下，一系列利好措施正切實轉化為助力中小企業發展的實際成效，為行業的健康可持續發展注入了源源不斷的動力。

存在的問題

盡管一系列政策對規范家具采購活動起到了積極的引導作用，但筆者發現，目前仍存在一些制約因素，在一定程度上影響了采購質效，具體表現在以下四個方面。

一是檢測標準設置參差不齊。在相同的使用場景和用途條件下，對于某一項通用類家具，不同行政事業單位針對供應商出具檢測報告所提出的要求呈現出較大差異。以A單位和B單位分別采購綜合樓辦公桌為例，A單位明確要求提供的檢測對象涵蓋基材、鎖具2項，B單位則要求提供基材、封邊條、鋼架等共6項檢測對象的相關報告。另外，在辦公桌基材的檢驗結果要求方面，同樣存在明顯差異。A單位僅要求供應商提供甲醛釋放量、靜曲強度2項檢測結果，B單位則要求提供2h吸水厚度膨脹率、揮發性有機化合物苯、甲苯、二甲苯等共計8項檢測結果。對于通用類的辦公家具，由于需求的多樣性，供應商在參與投標活動時需為不同的項目分別提供符合相應要求的檢測報告。這種情況不僅增加了供應商的運營負擔與時間成本，而且容易造成資源浪費，不利于行業健康發展。

二是檢測報告數量占比偏大。經統計，要求提供檢測報告的項目累計占總貨物項目比例約為50%，體現出檢測報告在家具采購項目要求中的普遍性。鑒于各單位的職能定位、使用場景及管理規范存在差異，不同行政事業單位在采購家具方面所執行的檢測標準和提出的具體要求不盡相同，導致檢測報告數量在采購貨物總量中所占比例呈現出多樣化的分布特征。筆者通過對深圳市近4年家具采購項目按采購規模進行排序，篩選出排名前100的樣本數據（涵蓋學校、醫院及其他家具）。數據顯示，對于復雜度高的項目（如涉及特殊功能需求的家具），其檢測報告數量占采購貨物數量的比例相對較高。平均每采購10項貨物，需提供7份符合招標技術標準的檢測報告。

但在家具采購實踐中，過度要求供應商提供檢測報告可能會引發一些問題。一方面，檢測項目繁多導致供應商投標成本提高。部分供應商為了在激烈的市場競爭中獲得優勢，選擇提供虛假檢測報告謀取中標。另一方面，也會給采購人后續的驗收工作帶來諸多不便與困難。此外，家具通常為定制類產品，最終交付貨物的質量對于滿足實際使用需求至關重要。因此，在確保家具質量的前提下，如何平衡檢測報告數量與實際需求之間的關系，值得進一步探討與研究。

三是樣品設置標準缺失。抽樣數據分析結果表明，超過半數的采購人在招標文件中明確規定供應商需提供樣品，且樣品評分權重通常處于1%至10%的區間范圍內，平均權重占比為4.5%。部分采購人在制定標準時，未能全面覆蓋家具產品的關鍵特性和關鍵性能指標等，導致所選取的樣品在反映招標家具產品的整體質量水平與實際性能方面存在不足。因此，在不同采購項目中，樣品的質量參差不齊，代表性也存在較大差異，難以真實、有效地為評標環節提供合理依據。這些都可能對評標結果的客觀性和公正性產生一定影響。

四是價格競爭異常。在家具類采購項目中，投標供應商報價有時出現低于預算金額一半的情況，甚至更低。此類低價競爭的現象，不僅對正常的市場價格體系造成影響，而且也給采購工作的有序開展帶來挑戰。具體而言，過低的價格報價往往無法支撐供應商維持合理的產品質量、提供完善的售后服務及有效的技術支持，導致采購人所采購的家具產品在實際使用過程中，易發生故障或損壞等質量問題，進而增加后期的維護與更換成本。頻繁的維修需要投入大量人力、物力資源，因更換零部件等需求事宜所導致的隱性支出亦可能超出預期，從而形成另一種形式的資源浪費。

應對策略

一是優化技術參數設定。筆者建議，在技術參數要求中優先采用成品檢測報告。原輔材料或組件檢測有利于檢測出在原材料或組件階段可能存在的細微問題，但存在一定局限性，即難以從宏觀層面全面、綜合地評估產品在真實應用場景下的整體質量和性能。相較而言，成品檢測更具有全面性、系統性及實用性。它不僅能夠對各個組件的質量予以再次驗證，而且可針對產品的整體功能、耐用性、安全性以及用戶體驗等多個維度展開全面測試，從而為貨物質量控制提供更為堅實的保障。

二是減少非必要的檢測報告。建議針對重點、實質性條款中的家具貨物技術參數開展檢測。對于參照國家強制性標準設定的通用類貨物，鑒于其貨物質量與性能已有基本保障，可在明確檢測依據的前提下，對技術參數予以簡化。對于因使用場景不同而存在高于國家強制性標準的特殊要求，應單獨列出并設定為重點技術參數。與此同時，采購人應當在投標截止期前給予投標人充足的檢測時間。若項目情況緊急，確實無法給投標人充分的時間進行檢測，則招標文件可明確要求投標人作出“中標后提供相關檢驗檢測報告”的承諾。針對虛假檢測報告問題，建議采購文件要求供應商提供檢測報告在市場監管總局網站的查詢截圖，便于評審現場核實檢測報告的真實性。或者由財政部門與市監部門聯合搭建檢測報告區塊鏈存證平臺，加強區塊鏈存證技術應用。換言之，可在評標時通過政府采購交易平臺與檢測報告區塊鏈存證平臺鏈上數據比對，核實檢測報告是否經過篡改，完成真實性核驗。

三是合理設定樣品評審標準。在設定樣品評審標準時，應當綜合考慮貨物規模、核心產品及采購預算等因素。建議將樣品分值設置為總分值的10%，且樣品評審標準應遵循科學性、代表性和可操作性原則。采購人應開展充分且專業的市場調研，詳細了解同類產品的標準和表現，并綜合考量樣品在質量、外觀、功能等多個維度的情況，全面且客觀地開展評價。

四是完善價格機制。財政部于2024年12月發布《關于在相關自由貿易試驗區和自由貿易港開展推動解決政府采購異常低價問題試點工作的通知》，提出在北京、天津、上海、福建、廣東自由貿易試驗區和海南自由貿易港開展推動解決政府采購異常低價問題的試點工作。該通知明確要求采購人應在采購文件中明確異常低價投標（響應）審查的相關內容，并規定了評審委員會應當啟動異常低價投標（響應）審查程序的四種情形，如投標（響應）報價低于全部通過符合性審查供應商投標（響應）報價平均值50%的情形。筆者認為，上述舉措能夠進一步提高審查工作的可操作性與精準性，在試點區域內逐步構建起更加公平公正、競爭有序的政府采購市場環境，有效遏制異常低價投標現象的發生，為全國范圍內解決此類問題提供寶貴的實踐經驗和示范樣本。

總之，在政府采購活動中，行政事業單位家具采購作為基礎性保障工作，對行政事業單位職能的高效運轉、促進公共服務質量提升，具有不可或缺的重要作用。通過優化技術參數設定、規范檢測報告要求、細化樣品評分標準以及完善價格競爭機制等舉措，有助于提升行政事業單位家具采購效率，推動政府采購工作更加透明、規范、高效。

（作者單位：深圳交易集團有限公司）

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