公共圖書館政府采購面臨的困境與解決路徑

【實務探討】

公共圖書館政府采購面臨的困境與解決路徑

■ 弭希苒

政府設立的公共圖書館作為公共文化服務的重要陣地，其政府采購活動的規范與否直接關系到全民閱讀的推廣效果和公共文化服務水平的提升。特別是在圖書采購及推動全民閱讀相關服務的采購方面，面臨著預算制定、采購方式選擇、成本控制、企業負擔等諸多問題，筆者將從這幾個方面探討如何解決和優化。

公共圖書館在政府采購活動中的困境

——與群眾需求存在差距，采購與服務對象需求脫節。一是在需求調研方面不夠深入、全面。一些冷門圖書長期無人問津，而熱門圖書卻供應不足，無法滿足讀者的借閱需求。二是需求動態變化掌握不及時。讀者的興趣和閱讀偏好會隨著社會文化的發展和時間的推移不斷變化，但在采購過程中未能及時掌握這些動態變化，導致館藏資源的更新和補充滯后于讀者需求。三是需求反饋機制不完善，缺乏有效的讀者需求反饋渠道，讀者難以將自己對圖書的需求和意見及時反饋給圖書館，圖書館也難以根據讀者反饋及時調整采購策略，從而造成采購的圖書與讀者的期望存在差距。

——采購周期與方式不匹配，導致服務對象獲得感不強。采購周期冗長，從采購預算編制、需求編制、意向公開、招標文件及公告發布、評標、合同簽訂到最終用戶體驗，整個周期較長，影響群眾對書籍及相關文化推廣活動的迫切需要。采購方式靈活性不足，公開招標、競爭性磋商等常用的傳統采購方式對于小額圖書采購、特殊需求圖書以及相關閱讀推廣服務的采購，顯得過于繁瑣，缺乏靈活性，不能及時適應市場變化和讀者需求。

——采購成本與投入較高，經濟效益和社會效益不夠理想。一是采購流程較為繁瑣。從供應商的角度來看，參與公共圖書館的政府采購需要準備大量的投標文件，辦理各種手續，整個流程較為復雜，增加了供應商的時間和人力成本，影響了其參與體驗感。二是多種費用增加企業負擔。從《山東省政府集中采購目錄及標準（2025年版）》（以下簡稱《集中采購目錄》可以看出，圖書采購及全民閱讀推廣等相關服務不屬于集中采購目錄項目，上述項目則根據具體條件由采購人自行采購或委托社會代理機構負責采購，如果采用非電子采購方式，企業可能需要付出標書工本費、標書制作費、中標服務費、差旅費等一系列費用，增加了企業投標成本，加重了企業負擔，特別是預算金額較小的項目，其經濟效益和社會效益將大打折扣。

公共圖書館在政府采購活動中的優化路徑

《中華人民共和國公共圖書館法》明確要求“公共圖書館應當堅持以人民為中心”，因此，公共圖書館應當緊緊圍繞服務對象的現實需要，嚴格按照中央深改委關于深化政府采購制度改革的相關要求，充分發揮采購人的主體作用，壓實采購人的主體責任，確保公共圖書館的公共文化產品及服務采購物有所值，推動公共圖書館事業高質量發展。

——深挖需求源頭，精準“探需求”。采購需求在政府采購活動中具有舉足輕重的地位，直接決定了后續采購活動是否順利及有效。《政府采購需求管理辦法》明確指出“采購人對采購需求管理負有主體責任”，同時指出“采購人可以在確定采購需求前，通過咨詢、論證、問卷調查等方式開展需求調查”。筆者認為，公共圖書館在開展采購活動時，可以從以下幾方面著力。一是加強服務對象需求調研。通過問卷調查、讀者座談會、數據分析等多種方式，深入了解閱讀興趣、需求偏好以及對館藏資源的評價和建議，為采購提供科學依據。比如通過借閱信息系統建立全生命周期采購鏈條，實時統計各類圖書、期刊的借閱情況，為下次采購提供參考。二是建立需求動態監測機制。關注社會文化動態和閱讀趨勢變化，及時調整采購的方向和重點，確保館藏資源能夠跟上時代的步伐，滿足服務對象不斷變化的需求。三是完善需求反饋渠道。設立專門的讀者反饋平臺或郵箱，鼓勵讀者參與館藏資源建設，對讀者提出的需求和意見及時進行回復和處理，并將反饋結果應用于圖書采購決策中，形成良性互動。

——巧選采購路徑，精準“擇良方”。一是優化采購流程，簡化采購流程環節。對于政府集中采購目錄以外且未達到分散采購限額標準的采購項目，公共圖書館可按照預算管理規定、單位內控制度等在保證采購質量的前提下自行組織采購。

二是合理確定采購方式，提升采購效率。從政府采購信息公開平臺可以看到，公共圖書館在采購圖書及相關閱讀推廣服務活動時，多選擇公開招標、競爭性磋商的方式。對于公共圖書館圖書采購等金額較大且需求明確的項目，公開招標無疑是合適的選擇，以充分競爭降低采購成本、保證采購質量；對于一些需求相對復雜、金額較小、不能確定具體要求的全民閱讀推廣服務項目，可適當采用競爭性磋商采購方式，通過集中與單一供應商分別進行磋商，根據磋商情況變動采購需求中的技術、服務要求等內容，由響應供應商按照調整后的磋商文件進行最終報價，更利于該類項目采購到優質優價的服務；對于服務標準統一又需要進行多頻次、小額度重復采購的項目，比如面向讀者的公開課、講座、朗誦比賽等閱讀推廣活動，建議采用框架協議采購方式，通過第一階段征集，第二階段直接在入圍供應商范圍內選定供應商并簽訂采購合同，這將極大地降低采購成本，提高采購效率。

——借勢電子“橋梁”，精準“搭好橋”。隨著政府采購活動向數字化、智能化轉變，不管是集中采購機構還是社會代理機構以及其他社會組織都開發建設了電子化平臺，公共圖書館可以根據項目特點進行使用。以山東省為例，山東省財政廳規定“對于招標采購項目，原則上要通過集中采購機構的電子交易系統實施”，山東省集中采購機構建設了“齊魯云采”交易系統，該系統不僅實現了“不見面”開標評標，而且還實現了交易全流程的文件結構化數據，改變了傳統的非結構化的“大文本”格式招標投標文件，實現數據分類歸集。同時，該交易系統與山東省政府采購信息公開平臺無縫對接、閉環運行，山東省級采購人在信息公開平臺完成項目立項和分包后，通過接口自動將項目立項信息、分包信息、項目建議書同步到交易系統中，采購人可以在交易系統上完成項目需求編制。另外，還可以通過查看歷史數據查看類似項目已完成的項目需求、技術方案模板和評審模板，為采購人編制需求文件提供幫助。系統還提供了專家信息獲取、采購檔案自動歸檔等功能，為日后的交易數據分析應用、電子交易系統新功能拓展，以及交易行為的監管打下堅實數據基礎。

通過電子化交易方式，供應商不需要提供紙質投標文件，異地投標也免去了舟車勞頓，全國的優質供應商均可以參與公共文化服務的相關采購項目，更利于整合資源充分競爭。同時，山東省還規定采用電子化交易方式的不得收取采購文件費用，供應商可以不再考慮工本費、標書制作費、差旅費等投標費用支出，可以將更多資金和精力投入到具體項目的方案設計中去。鑒于電子交易方式的獨特優勢，公共圖書館在進行政府采購時建議選擇電子交易方式，在提高采購質量和效率的同時，也可以有效降低制度性交易成本，助力營商環境持續改善。

——激活政策“引擎”，精準“促發展”。公共圖書館在政府采購中應嚴格落實節約資源、保護環境、促進中小企業發展等政策功能。一是積極落實國家關于支持中小企業發展的政策要求，在采購文件中明確對中小企業的評審優惠幅度、預留采購份額等內容，為中小企業創造更多的中標機會，促進中小企業的發展壯大。山東省規定，超過200萬元的貨物、服務采購項目和超過400萬元的工程采購項目中適宜由中小企業提供的，應當預留該部分采購項目預算總額的45%以上面向中小企業采購，其中預留給小微企業的比例不低于70%。從山東政府采購網可以看到，山東省圖書館在尼山書院紅色經典公開課服務項目、尼山書院系列傳統文化活動服務項目等多個項目明確專門面向中小企業采購；對于其他非面向中小企業采購的項目，也明確了針對小微企業在評審時給予10%—20%的價格扣除。二是執行節能環保政策，加強綠色采購。優先采購節能環保產品，在圖書等相關產品采購中，積極貫徹落實環保、節能產品優先采購或強制采購政策，助力綠色經濟發展和“雙碳”目標實現；在閱讀推廣活動的策劃和實施中，注重節能減排，減少對環境的影響，發揮公共圖書館在節能環保方面的示范引領作用。

——善用交易平臺，精準“促交易”。中央全面深化改革委員會審議通過的《關于深化公共資源交易平臺整合共享的指導意見》要求“應進必進”，各地均對此出臺相應政策，比如山東省發展和改革委印發《山東省公共資源交易目錄（2024年版）》（以下簡稱《目錄》），明確提出：“凡列入《目錄》的公共資源交易項目，應全部進入各級公共資源交易平臺交易，鼓勵交易主體自主選擇公共資源交易平臺。鼓勵《目錄》外項目進入公共資源交易平臺交易?！绷腥朐摗赌夸洝返恼少忢椖坑袃深?，一類是《集中采購目錄》內的政府采購項目，另一類是《集中采購目錄》外且采用公開招標采購方式的政府采購項目，以上兩類是必須要進入相應公共資源交易平臺進行交易的項目。為了推進該項工作，2023年，山東省財政廳發布通知，要求“省直預算單位自10月30日起，對通過公開招標方式組織的政府采購項目，原則上進入省政府采購中心場地通過電子交易系統組織政府采購活動”。由此可見，公共圖書館作為政府采購主體，在開展《目錄》內品目政府采購活動時，應該進入各級公共資源交易平臺進行交易，《目錄》以外的項目，在條件允許的情況下也可以進入相應平臺交易。通過進入平臺交易，所有交易環節都在平臺上進行，使得交易過程更加透明，供應商更容易獲取采購信息，各級監管機構也可以行使行之有效的監督，使公共圖書館政府采購能夠更加公正更有效益。

公共圖書館作為政府采購的重要采購人，不僅要滿足自身的館藏資源建設需求，更要服務于全民閱讀等公共文化服務大局，在進行圖書和推動全民閱讀相關活動的采購過程中，必須充分發揮主體地位，全面落實主體責任，統籌各個方面進行綜合考量和優化，確保采購活動的規范、高效、透明，提高采購質量和資金使用效益，為公共圖書館事業的發展和全民閱讀的推廣提供有力保障。

（作者單位：山東省圖書館）

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