監督檢查制度化代理機構如何防范法律風險

【本期關注】

監督檢查制度化代理機構如何防范法律風險

■ 杭正亞

財政部《政府采購代理機構監督檢查暫行辦法》（財庫〔2024〕27號，以下簡稱《檢查辦法》）今年開始施行。在監督檢查制度化背景下，代理機構應如何防范法律風險，筆者進行了初步探討。

代理機構應適應執法環境

根據《檢查辦法》第五條規定，對代理機構監督檢查的要求為“雙隨機、一公開”，即隨機抽取檢查對象，隨機選派執法檢查人員，及時公開抽查情況和查處結果。這不僅加強了社會監督力度，提高了監管效能，而且使得代理機構不能再心存僥幸心理。

過去，有些業務量大的代理機構多年未被抽檢，有些業務量很小的代理機構卻經常被抽檢。《檢查辦法》規定，監督檢查實行分級分類檢查頻次，分為一年一查、三年一查、五年一查、當年重點檢查、新登記機構前兩年檢查等5類。檢查頻次比之前實踐中“三年一檢”的頻次有所提高，建議代理機構根據《檢查辦法》第七條、第八條、第九條、第十條規定，自我對照，做好準備，防范風險。特別是大型代理機構，應積極應對監督檢查，提前做好自查自糾。對于一些規模較小、業務較少的代理機構，更要加強內部管理力度，完善內部控制體系，確保代理業務的合法性、規范性。

重點內容列入清單 逐項整改

《檢查辦法》第十三條明確了檢查范圍，包括名錄登記信息、委托代理協議、采購方式適用、采購文件編制、評審組織、信息發布、收費及保證金收退、質疑投訴、合同簽訂及履行、檔案管理等10個方面。對于以上10個方面的內容，建議代理機構每年度主動自查、以備檢查，發現問題及時采取補救措施。《檢查辦法》第十四條至第十八條明確了重點檢查的5個方面，建議代理機構列入清單，明確專人實時實施內控管理，發現問題進行整改，并做好記錄，明確責任。

——在名錄登記信息方面。一是登記的機構、人員信息必須真實無誤，不能有虛假、不實登記。二是在自有場所組織評審工作的，必須具備必要的評審場地和錄音錄像等監控設備設施，要有能夠保密的封閉評審空間、與評審場地隔離的通信設備保管區、滿足評審工作條件的辦公設備、能夠監控開標及評審活動全過程且能正常使用的音像設備等。三是專職從業人員必須超過5人，代理機構人員變動應及時更新登記，小型代理機構更要注意，避免在檢查時出現實際專職從業人員已不足5人的情況。

——在采購文件方面。從《檢查規定》第十五條規定看，對采購文件重點檢查的內容還是集中在招標文件、談判文件、磋商文件、詢價文件中，包括代理機構在編制上述文件時要特別關注采購需求不能指向、限定或指定特定供應商、特定產品，不能以限定供應商注冊地、要求供應商在當地設立分支機構等方式阻礙外地供應商進入本地市場等6項重點檢查內容，代理機構應引起特別關注。

——在采購方式與程序方面。一是必須按照法定采購方式及程序實施采購活動，公開招標應作為政府采購的主要采購方式，公開招標數額標準以上必須選擇公開招標，不得化整為零規避公開招標，選擇邀請招標、競爭性談判、競爭性磋商、詢價、框架協議采購、合作創新采購、單一來源采購等其他的采購方式要符合具體的法定適用情形，上述每一種采購方式都規定了相應的采購程序，要嚴格遵循法定程序進行采購。二是不能違規委托或代理集中采購目錄內的貨物、工程和服務，要注意的是，對于當地未設集中采購代理機構（以下簡稱集采機構）的，可以委托其他地區集采機構，也可以通過競爭方式，擇優委托給社會代理機構。三是不能違規收取費用、逾期退還保證金，這是“四類”違法違規行為專項整治內容，要杜絕在電子化采購中仍然出售采購文件、違規收取評審費等情形。四是必須按規定發布信息公告，杜絕不按財政部規定的格式編制信息、未在指定媒體發布信息公告、在不同媒體發布的同一項目內容不一致等情形。

——在評審活動方面。一是必須按規定組建評審委員會，按規定既要按法律規定，又要按采購文件規定。二是必須按照采購文件規定的評審程序、評審方法和評審標準進行獨立評審，盡管這是評審專家的主要責任，因代理機構應維護評審秩序，監督評審活動，如出現這方面的問題，代理機構也應承擔相應責任。三是不能在評審活動中發表傾向性言論影響政府采購公平公正，要防止代理機構借介紹政府采購相關政策法規和采購文件機會發表傾向性言論等。四是評審現場管理應規范并采取必要的通信設備管理措施，要嚴防評審專家將手機帶到評審現場引起爭議。五是必須按規定對評審活動進行錄音錄像，要防止有音像設備而不能正常使用、回放的情形出現。六是不能泄露評審文件、評審情況，如評審文件復印件、他人不可能知曉的評審細節出現在質疑、投訴中，就可能會被嚴查。

——在采購結果方面。一是不得違規改變采購結果或者擅自終止采購活動；二是中標成交后要依法依規簽訂政府采購合同；三是要按照采購文件約定的事項簽訂政府采購合同；四是嚴禁將政府采購合同轉包或者違法分包；五是嚴禁提供虛假材料謀取中標；六是嚴禁供應商、采購人、代理機構惡意串通。上述行為似乎都是采購人或者供應商所為，如，前三個問題似乎都是采購人的責任，第四、五個問題似乎都是供應商的責任，第六個問題如果代理機構未參與似乎也是采購人與供應商的責任。因采購人與代理機構是委托代理關系，根據《中華人民共和國民法典》第一百六十七條規定：“代理人知道或者應當知道代理事項違法仍然實施代理行為，或者被代理人知道或者應當知道代理人的代理行為違法未作反對表示的，被代理人和代理人應當承擔連帶責任。”出現上述情形，往往“一案雙查”，代理機構也應承擔相應的責任。

積極配合監督檢查 依法維護合法權益

——收到檢查通知書后的準備工作。根據《檢查辦法》第二十二條規定，代理機構若被財政部門確定在被檢查名單中，自收到檢查通知書之日起5個工作日內，按要求報送其在檢查當期內代理的所有政府采購項目清單。需要關注的有：一是報送的時間要符合規定，延遲報送的要說明理由得到許可；二是要全部報送，特別是代理時被認為作為非政府采購項目的，報送材料時要正確判斷，寧愿作寬泛理解，切勿作狹隘理解，并在報送時說明理由屬于非政府采購項目，如果漏掉應當報送的政府采購項目，可能會被依照《中華人民共和國政府采購法》第七十一條第（六）項以“拒絕有關部門依法實施監督檢查”追究法律責任；三是根據檢查通知書中“對被檢查人配合檢查工作的具體要求”，做好相應的準備工作；四是發現檢查通知書中檢查組組長及檢查人員名單中與自己有利害關系的，可以說明理由申請他們回避，防止可能發生的不公正結果。

——整理被檢查項目材料并形成自查報告報送財政部門。根據《檢查辦法》第二十三條、第二十四條規定，代理機構在收到財政部門隨機選取檢查項目的書面通知之日起10個工作日內，按要求整理被檢查項目的相關文件、數據和資料，形成自查報告，一并報送財政部門，由檢查組進行書面審查。應當予以注意的是，代理機構應當如實提供材料，不得偽造、編造、隱匿或者銷毀。

——接受檢查組現場檢查、溝通、延伸檢查。根據《檢查辦法》第二十五條、第二十六條規定，檢查組結合書面審查發現的問題，要對代理機構實施現場檢查，進一步查閱相關資料，溝通并確認工作底稿。代理機構應當根據要求，如實說明情況、提供項目資料，對延伸檢查項目涉及采購人、評審專家、供應商的，積極予以配合，不得拒絕、拖延、阻撓、逃避檢查，不得轉移、隱匿、銷毀相關證據材料。

——對檢查組征求意見，如有意見或說明應實事求是提出。根據《財政檢查工作辦法》第二十三條規定，被檢查人自收到檢查組書面征求意見函之日起5個工作日內，可以對該函中檢查工作的基本情況、被檢查人存在的問題等事項提出書面意見或說明，在規定期限內沒有提出書面意見或說明的視為無異議。對檢查組書面征求意見函，代理機構應當就認定的基本情況，違法行為的基本事實以及認定依據、證據等，在認真研究分析的基礎上，確有意見或說明的，應當實事求是予以提出。

——如可能被處理處罰，應積極參與相關程序，不服的可依法申請行政復議或提起行政訴訟。根據《檢查辦法》第三十二條規定：“財政部門應加強代理機構專業評價，將處理處罰結果作為評價的參考依據，強化評價結果運用，引導采購人自主擇優選擇代理機構。”可見，代理機構如被處理處罰，將直接影響自己的業務發展，應盡量避免。代理機構經監督檢查如涉嫌違法，就可能會被行政處理或者行政處罰，在收到相關程序性通知時，應尊重事實與法律并積極應對，參與相關程序，依法行使陳述權、申辯權，必要時還可要求聽證。如被行政處理或者行政處罰，如事實認定、適用法律、處理程序發生錯誤的，可以依法申請行政復議或者行政訴訟，以維護自己的合法權益。

（作者單位：江蘇省政府采購協會）

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