合同簽發權責如何劃分

【實務探討】

合同簽發權責如何劃分

■ 黃小潔

通過招標方式采購的項目合同，究竟應該由誰來簽發？目前，筆者單位普遍存在兩種簽發模式：一是分管采購的領導簽發，二是分管業務的領導簽發。通常，這種合同簽發方式會在采購管理辦法中明確約定。政府采購相關法律法規?未直接規定合同必須由具體職位人員簽發，具體簽發人由單位內部管理制度授權確定。

然而，合同簽發環節還存在諸多風險點，主要集中在權責劃分不清和內部控制失效兩個方面：一是簽發權限不明導致的管理風險。如越權簽發，不具備相應權限的人員簽發合同，導致合同無效或存在法律風險。再如權責劃分不清晰，導致責任主體不明，出現問題時相互推諉，影響采購效率。另外，合同簽發權集中在少數人手中，缺乏有效監督，容易導致權力尋租，出現利益輸送等腐敗行為。二是合同簽發與審批不分離的風險。如簽發人同時也是用戶部門負責人，出現自批自用的現象，容易導致采購需求不合理、質量把控不嚴等問題。

針對上述風險，筆者提出以下幾點優化建議。

——建立基于風險評估的簽發權限清單。針對不同類型、金額的采購項目，進行全面的風險評估，科學確定相應的風險等級。根據風險等級，設置與之相匹配的簽發權限，確保風險等級越高的項目，簽發權限越高，審批流程也越嚴格，從而實現風險與權限有效對應。此外，還應建立動態調整機制，定期對風險評估結果和簽發權限清單進行評估和調整，以適應內外部環境的變化，確保其有效性和適應性。

——強化內部控制流程，實現相互制衡。要嚴格實行合同簽發與經費審批分離制度，確保不同的人員負責不同的環節，形成相互制約關系。同時，加強內部審計，定期對合同簽發情況進行審計，及時發現和糾正問題，確保采購活動的合規性和有效性。

——推行合同管理的標準化和信息化。一方面，要制定標準化合同文本，明確合同的各項條款，減少合同風險，提高合同的規范性。另一方面，要建立電子合同管理系統，實現合同在線審批、自動流轉、風險預警等功能，提高工作效率，降低管理成本，并有效防范合同風險。

——加強信息公開，接受社會監督。建議將合同簽發流程在網站公開，并按照規定公開采購項目的相關信息，包括采購預算、采購結果、合同文本等，提高采購活動的透明度，接受社會各界的監督。

（作者單位：浙江工商大學杭州商學院）

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