小系統 大格局——從招標文件五級審查制度看招標業務管理系統

小系統 大格局

——從招標文件五級審查制度看招標業務管理系統

■ 余鐵根

對代理機構而言，項目質量是企業的生命線，是一切的基礎。江西省機電設備招標有限公司（以下簡稱“江西機電”）的招標業務管理系統旨在將原有項目質量把控制度落到實處。這套系統不僅使公司可以對項目質量進行深度把關，同時對全公司整個管理格局產生了深遠影響。筆者想通過公司對招標文件的五級審核制度來說一說這套管理系統的四點優勢。

其一，保證制度有效執行。再嚴格的紙質文件的流轉程序也難免出問題。例如，有的工程類項目文件只需要業主蓋章，不需招標公司蓋章。由此，這些項目的文件就可能逃脫審核。但只要項目進入系統，項目經理一旦某個環節未上系統審核，系統會自動提醒，由此增強了制度的剛性。

其二，保證了項目運作時間和工作效率。首先，系統對每步操作時間都可以控制。例如，每級審核程序，我們要求應在1小時內接受任務。如果相關審核人員沒有接受，執行項目經理可申請將審核權轉給其他相關人員。其次，系統可節約文件流轉時間，分公司上交文件時在路上的時間、等人時間等都被節省下來，工作效率大幅提升。我們為相關人員配發了裝有系統的ipad，這樣，他們在出差時，也可隨時隨地審核項目，解決了異地辦公帶來的時間成本。

其三，通過這套系統，管事和管人有效結合起來。審核人員會在每一級文件審核中，對文件進行分析，不合格的會被駁回，每次駁回系統都有記錄。這一記錄會進入當事人獎懲系統，是公司績效管理的重要依據。

其四，系統是公司管理的有力抓手，系統伸及之地，公司均能有效掌控。分支機構的管理往往成本大，成效差。各類文件的上傳下達速度慢、執行力難以控制，且監管機制容易失靈。電子化管理系統解決了異地文件流轉和管控機制問題。公司管理層在公司總部可以看到任何一家分公司的質量管控執行情況。不管是10個分公司還是20個分公司，總公司均可用這套系統來管理，非常省心。目前，江西機電的分支機構基本實現江西全省覆蓋，全省除了萍鄉市，其他地市都有江西機電的分支機構。

（作者單位：江西省機電設備招標有限公司）