聲明函數據年度惹爭議中小企業如何“避坑”

【實務探討】

聲明函數據年度惹爭議中小企業如何“避坑”

■ 余敏 黃蔚欽

中小企業參與政府采購時需在《中小企業聲明函》中填報上一年度數據，若填報數據年度不符或內容不實，可能引發質疑投訴并影響采購結果。筆者通過具體爭議場景，解析法規要求及實務操作要點。

2025年2月，某采購單位就“2025年度辦公設備采購項目”組織公開招標。該項目預算金額為220萬元，且明確專門面向中小企業采購。招標過程中，共有6家供應商遞交了投標文件。經評審專家嚴格評審，最終確定C供應商為成交候選人。采購結果公告發布后，D供應商對此提出質疑，其理由是C供應商在投標文件中填報的《中小企業聲明函》里，營業收入數據采用的是2023年度的數據，而非上一年度期末數據（即2024年度數據），D供應商認為此行為屬于提供虛假材料，應取消C供應商的成交資格。面對質疑，C供應商作出辯解，稱由于2024年度財務審計報告尚未完成，所以暫時沿用了2023年經審計的數據。采購人接到質疑后展開調查，經查發現，C供應商確實未披露2024年的數據，但2023年的數據真實有效，且符合中小企業劃型標準，因此作出駁回質疑的決定。D供應商對采購人駁回質疑的結果不服，遂向財政部門提起投訴。

爭議焦點1：

《中小企業聲明函》是否必須填報上一年度數據？

《政府采購促進中小企業發展管理辦法》中已經明確，從業人員、營業收入、資產總額應填報上一年度數據。但盡管法規有明確要求，實踐中圍繞“上一年度數據”的具體執行仍可能產生部分爭議或需要澄清的細節。

——“上一年度”的具體界定。“上一年度”是指自然年度（1月1日至12月31日）？還是指項目的上一個財政年度？筆者認為，通常理解應為自然年度，但特定項目或特定行業（如教育、使用特殊會計年度的企業）可能會有不同解釋。

——新成立企業的特殊情況。對于新成立不足一年的企業，沒有完整的“上一年度”數據怎么辦？實踐中，新成立企業可能需要提供成立至今的數據，并輔以說明，但其“中小企業”身份的認定可能面臨更嚴格的審查或需要主管部門特別解釋。

——數據統計口徑的爭議。“上一年度數據”是指經審計的財務報表數據？還是企業自行申報的統計數據？比如企業在年初（如1—3月）參與投標時，其上一年度（特別是自然年度）的完整財務數據（尤其是經審計數據）可能尚未完全統計或審計完畢。此時填報的數據是預估數、未經審計數還是等待審計數？這可能導致出現數據準確性爭議，筆者認為，可由在稅務系統申報的上一會計年度數據作為填報依據。

綜上所述，法規明確要求《中小企業聲明函》必須填報上一年度數據，這是中小企業享受扶持政策的硬性前提，不存在選擇填報其他年度數據的自由。但新成立企業應提供成立至今數據，清晰標注并準備充分證明材料證明其當前規模符合中小企業標準。同時，在遇到特殊情形時，供應商應主動研究法規精神，評估風險，必要時在投標前與采購人或代理機構進行合規性咨詢（保留溝通記錄），并在投標文件中作出必要說明，以降低后續爭議風險。同時，企業自身應持續關注政策動態，確保理解并執行最新的操作要求。

爭議焦點2：

數據填報錯誤是否構成“提供虛假材料”？

《?中小企業聲明函》數據有誤但非故意，不一定屬于提供虛假材料?。這需要根據具體情況進行綜合判斷，根據《政府采購促進中小企業發展管理辦法》第二十條規定：“供應商按照本辦法規定提供聲明函內容不實的，屬于提供虛假材料謀取中標、成交。”但能否認定為提供虛假材料，還需考慮提供者的主觀意圖。

如果供應商能夠證明其數據有誤是非故意為之，即沒有主觀上的故意，那么一般情況下不會被認定為提供虛假材料。但如果供應商故意提供虛假數據以謀取中標、成交，那么無疑屬于提供虛假材料。例如，某企業因疏忽大意誤填了《中小企業聲明函》中的營業收入、從業人員等信息，但該企業本身確實屬于中小企業，且該錯誤不影響其中標結果。在這種情況下，如果供應商能夠提供充足的證據證明其誤填行為，通常不會被認定為提供虛假材料。

筆者認為，判定故意和非故意的主要依據是?證據的充分性?。供應商需要提供充足的證據來證明其數據有誤是非故意為之，如內部審核記錄、溝通記錄等。同時，相關部門也會進行調查取證，以綜合判斷供應商的主觀意圖。

綜上所述，在《中小企業聲明函》數據有誤但非故意的情況下，供應商應當積極采取措施證明其非故意行為，并加強與相關部門的溝通協作，以避免被誤判為提供虛假材料。同時，供應商也應加強內部管理，提高數據準確性和審核力度，以防范類似情況的發生。

相關建議

——供應商方面的建議。一是嚴格按年度填報。《中小企業聲明函》必須填報上一年度（自然年度）的從業人員、營業收入、資產總額數據，這是硬性要求。二是數據來源要可靠。若上年度審計報告未出，優先采用稅務系統申報的上一年度會計數據作為填報依據。三是特殊情況主動溝通。如遇新成立企業（無上年度數據）或年初數據未審計等特殊情況，務必提前書面咨詢采購人或代理機構并保留記錄，在投標文件中清晰說明情況及數據來源。四是建立內部核查機制。注意區分《中小企業聲明函》數據（用于中小企業標準劃型認定）與審計報告（用于證明財務制度健全的資格性審查），業務與法務人員需雙重核查數據年度、來源及準確性，避免混淆導致無效投標或資格被取消。

——采購人和代理機構建議。一是招標文件明確定義。必須在招標文件中清晰界定“上一年度”的具體時間范圍（如“指2024自然年度”），消除歧義。二是主動提醒與審查。在采購過程中主動提示數據填報要求，并在形式審查階段重點關注《中小企業聲明函》數據年度是否符合規定，對特殊情形要求補充說明。三是建立容錯與澄清機制。對非故意填報錯誤且企業實際符合中小企業標準的，應允許供應商在規則內澄清說明，結合證據綜合判斷其主觀意圖，避免簡單“一刀切”處理。

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