【文化產業采購系列③】馬正紅:如何編出合格的圖書項目投標文件

【文化產業采購系列③】

如何編出合格的圖書項目投標文件

馬正紅

圖書采購的投標文件,是投標人根據采購人發售的招標文件而編制的書面文件,是評標委員會進行比較和評審的對象，也是評標委員會評判投標人能否中標最重要的依據。那么,如何才能編制出一份好的圖書項目投標文件呢？

筆者認為,投標人應當按照招標文件的要求編制投標文件，正確、完整地閱讀和理解招標文件是做好投標文件編制工作的基礎。因此，投標人必須仔細研讀招標書中的采購需求、資格條件、投標響應的具體要求、需要遞交的資料文件、評標辦法等內容。在充分、全面理解各項招標要求的基礎上，制訂商務標和技術標的目錄和具體內容要求，投標文件應當對招標文件提出的實質性要求和條件作出響應。但現實中仍有一些投標人常在投標文件制作環節上出岔兒，導致失分，甚至被判為無效標。

筆者最近兩年負責采購的圖書采購項目，經常會有投標供應商犯一些比較低級的錯誤，歸納起來主要有幾下幾種：

1．招標文件中往往規定幾條合格投標人的條件，這些條件都是實質性響應條款，是投標文件進入評標階段的門檻。因此，投標人必須按此要求提交完整、符合要求的資格證明材料。對于如此重要的材料，有些投標人在編制投標書時卻很隨意和馬虎。例如合格投標人條件中規定投標人必須具備《中華人民共和國出版物經營許可證》，有些圖書供應商也具備該類資質，但在提交的投標文件中遺漏了資質證明復印件，或提供的資質證明復印件已經過期，或提供的資質證明復印件不是投標主體的復印件而是關聯公司的復印件。顯然，上述情況都將導致這些投標文件被判定為無效標。

2．在圖書采購項目評審時，實際上因受評審時間的限制，評委不可能對每份投標文件都逐頁閱讀。評委打分時一般依據評標細則，重點地翻閱投標文件的有關內容并打分。因此，投標文件內容務必緊扣該主題，突出有關實質性響應內容和評標因子內容，篇幅盡量簡明，不必羅列與此無關的資料。有些投標人提交的投標書有厚厚的幾大本，很多是企業的介紹、不需要的證書等，大量篇幅可以說是“濫竽充數”，其中涉及投標實質性響應的內容和評標因子內容僅占很少一部分，甚至實質性響應內容還有很多缺項，而且不編目錄和頁碼。投標文件應當編制目錄，注明頁碼且一定要前后呼應，列入目錄的文件一定要編入，以方便評標委員會審閱?！?/span>

3．評標辦法中都規定了具體的評標因子和打分細則，有些投標文件該部分的內容或沒有提供或沒有按要求完整提供等，導致評標委員會無法為該項打分或扣分。如圖書館圖書采購的評標辦法中有同類項目經驗這個評分因子，招標文件中規定投標人必須提交近3年為省級圖書館或“985”工程大學圖書館提供中文圖書服務的業績（需提供合同或發票復印件，并提供總金額的匯總表）。有些投標人提交的材料中，部分業績與招標項目不屬同一類型、或不是近3年的業績、或未提交業績證明材料（如合同復印件、發票復印件等）、或自行出具沒有依據的總金額匯總表（需有合同或發票復印件作佐證），評標委員會評審時候無法認定其業績或只能部分認定，這樣同類項目經驗的得分就會大打折扣。

4．圖書采購不同于一般貨物的采購，具有連續性的特征，售后服務能力和實施方案是采購項目實施的重要組成部分,采購人對此都十分關注并將其作為評標因子。一般招標文件中會要求投標人需有專門的館配機構和專職服務人員數量，并有詳細、合理可行的售后服務方案（至少包括響應時間、能否退換貨等）。但投標人制作投標文件中往往會疏忽售后服務能力和實施方案內容。通常投標人都自行備有一份售后服務實施方案范本,但其中響應時間(響應時間是因服務等級而不同)等可能與招標要求并非一致，由此導致在投標文件中經常出現如下問題:售后服務方案一部分照抄招標要求,一部分又照搬本公司的售后服務實施方案范本內容,以致前后不一致，這樣往往會被扣分。因此，投標文件中必須提供一份完全符合招標要求和具有服務特色的售后服務實施方案。

5．圖書采購招標文件中一般都會要求投標人提供明確的現貨目錄數量、預定目錄的數量、采訪數據、到貨數據、違約處理辦法等等。對于采訪數據和到貨數據，一般會要求投標人明確每批采訪數據自身重復率不超過的百分比、每批采訪數據和到貨數據中缺字段或內容錯誤率不超過的百分比等。部分投標供應商雖然提供了該部分內容，數據正確但往往疏忽在數量級上。有些投標文件中現貨目錄數量、預定目錄的數量少個0或多個0，有些投標文件把采訪數據自身重復率、缺字段或內容錯誤率數量級弄錯，其數量級是千分之幾，但有些供應商卻錯誤地把數量級弄成百分之幾，讓人哭笑不得。當然該部分就會失分。（作者單位：上海市政府采購中心）